ANALISIS DE COSTOS Y PRESUPUESTOS (VIRTUAL)

INSTITUTO TECNOLOGICO METROPOLITANO

TAREA

“MAPA DE PROCESOS Y ORGANIGRAMA”

POR:

MARISOL VERGARA MONTOYA

DE:

ANALISIS DE COSTOS Y PRESUPUESTOS (VIRTUAL)

PARA:

BIBIANA MARITZA TREJOS

ASIGNATURA:

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION Y DE LOS NEGOCIOS

MAPA DE PROCESOS

Descripción

El Mapa de Procesos es una herramienta que permite visualizar el despliegue y conformación a su máximo nivel del Modelo de Operación en Macroprocesos / Procesos / Subprocesos. Para ello se establece como primer nivel los Macroprocesos, como un segundo los Procesos y como un tercer nivel los Subprocesos.

Requerimientos

• Función constitucional y legal de la entidad.

• Norma o normas que regulan la Entidad

• Conjunto de Planes y Programas.

• Definición Macroprocesos de la entidad

• Identificación de Procesos/Subprocesos

ANÁLISIS DE LOS PROCESOS DE TRABAJO

Un mecanismo de gran utilidad para la evaluación de los procesos de trabajo es el mapa de proceso. El mapa de proceso contribuye a hacer visible el trabajo que se lleva a cabo en una unidad de una forma distinta a la que ordinariamente lo conocemos. A través de este tipo de gráfica podemos percatarnos de tareas o pasos que a menudo pasan desapercibidos en el día a día, y que sin embargo, afectan positiva o negativamente el resultado final del trabajo.

Un mapa de los pasos que se requieren para completar un trabajo nos permite identificar claramente los individuos que intervienen en el proceso, la tarea que realizan, a quién afectan cuando su trabajo no se realiza correctamente y el valor de cada tarea o su contribución al proceso. También nos permite evaluar cómo se entrelazan las distintas tareas que se requieren para completar el trabajo, si son paralelas (simultáneas) o secuénciales (una tarea no puede iniciarse hasta tanto otra se haya completado).

Los mapas de procesos son útiles para:

• conocer cómo se llevan a cabo los trabajos actualmente

• analizar los pasos del proceso para reducir el ciclo de tiempo o aumentar la calidad

• utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a cabo proyectos de mejoramiento del proceso

• orientar a nuevos empleados a desarrollar formas alternas de realizar el trabajo en momentos críticos

• evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados

CUANDO UTILIZAR LOS MAPAS DE PROCESO

Cuando las quejas o los señalamientos que se reciben se relacionan con el tiempo que debe esperar el cliente para obtener algún servicio o resultado, es un buen indicio de que el problema pudiera radicar en que el proceso o ciclo de trabajo es ineficiente. No es por casualidad, que cuando se piensa en burocracia se piensa en gobierno. Los sistemas gubernamentales se caracterizan por la recopilación de información mediante formularios. Muchos de ellos han sido creados por una unidad especializada luego de un cuidadoso análisis. Sin embargo, otros son el resultado de iniciativas bien intencionadas de los individuos que intervienen o han intervenido en el proceso a través de los años. El resultado de esto es un proceso lento de levantar una cantidad excesiva de información innecesaria o duplicada. En estos casos, el mapa de procesos es una excelente herramienta para detectar información duplicada o innecesaria que, de ser eliminada, reduciría el tiempo que toma completar el trabajo.

(Ejemplo formato Mapa de Procesos)

ORGANIGRAMA

Definición:

El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa, o de cualquier entidad productiva, comercial, administrativa, política, etc., en la que se indica y muestra, en forma esquemática, la posición de la áreas que la integran, sus líneas de autoridad, relaciones de personal, comités permanentes, líneas de comunicación y de asesoría.

Tipos de Organigramas

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