APLICACIÓN DE PRESUPUESTO

[pic 1][pic 2][pic 3][pic 4]

PROBLEMA DEL CONTROL

• Reducir costos, mejorar moral e incrementar la productividad en oficinas
• Eliminación de cuello de botellas.
• Reducir los errores en el papeleo.
• Asignación de recursos.
• Análisis de desempeño financiero.

 SIGNIFICADO DE CONTROL

Control organizacional: proceso que consiste en la regulación de las actividades organizacionales para hacerlas constantes con las expectativas establecidas  en los planes, metas y los estándares de desempeño.

Douglas S. Sherwin dijo: “la esencia del control es la acción que ajusta las operaciones a los estándares determinados y su base en la información en manos de los administradores”.

Requiere información acerca de las normas de desempeño y así como toma de decisiones para corregir cualquier desviación respecto a los estándares.

ROL DEL ADMINISTRADOR EN EL CONTROL:

• Adquirir y transmitir la información.  (Al personal).
• Y cómo pueden y deben responder. (A la información dada).

Los administradores deben decidir y saber  qué medidas tomar, como ver la eficiencia de la organización, así como establecer sistemas de control.

FOCO DE ATENCIÓN DEL CONTROL ORGANIZACIONAL

El control puede enfocarse en eventos antes, durante y después del proceso, por ejemplo, venta de autos o inspección de autos nuevos.

a.- el trato del vendedor (durante)

b. los autos vendidos en el mes (después)

(O la satisfacción de lo vendido)

c- ver la post venta a través de encuestas de satisfacción

1. Control preventivo: o control preliminar                                                                                                                          

Identificar y prevenir las desviaciones antes de que ocurran, esto es el control preventivo.

Se centra en los recursos humanos, materiales y financiero que fluyen hacia la organización.

Ejemplo: - Contratación de nuevos empleados.

• Riesgo de endeudamiento en un producto.

1. Control recurrente: o sobre la marcha.

Consiste en vigilar las actividades en marcha. Para vigilar que son consistentes con las estándar. Se basa en normas de desempeño y reglas para guiar las tareas y las actividades empleadas. Requiere autocontrol de los empleados.

Ejemplo: las leches traen datos para saber el monto y lugar específico de donde sale para poder llevar un control.

1. Control de retroalimentación: ( control de acción o de proceso final)

Se centra en la atención de los productos finales, en particular de la calidad de un producto o servicio final.

Ejemplo: análisis de ventas  de un empleado.

MODELO DE CONTROL

[pic 5]

1. Establecimiento de estándares de desempeño: los administradores definen metas de los distintos departamentos organizacionales en términos específicos los cuales influyen estándares de desempeño con los cuales se compara las actividades.
2. Medición de desempeño real: Las organizaciones preparan reporte con mediciones cuantitativas del desempeño de los administradores revisas diariamente, mensualmente y semanalmente.
3. Comparación de desempeño con los estándares: comparar actividades reales con los estándares de desempeño.                                                                                                                                                    Inadecuado: Realiza acción de corrección y vuelve a los estándares de desempeño o directamente     con la medición de desempeño real.                                                                                                                

Si es adecuado = no se hace nada o se prevé un reforzamiento.

1. Toma de acción correctiva: Los administradores determinan que cambios deben hacer, en caso que lo requieran.

• Motivar  trabajar más duro.
• Rediseña el proceso.
• O motivar a los administradores a replantearse el desempeño estándar.

APLICACIÓN DE PRESUPUESTO

 El presupuesto en si será tener una idea concreta y con fundamentos acerca de los gastos/ingresos planeados y gastos/ingresos reales que circulan dentro de una organización.  

 La idea general comienza con un control presupuestario, el cual tendrá como objetivo la fijación de metas monetarias, vigilancia, control y comparación de los distintos tipos de presupuestos, esto siempre en pos de una mejora organizacional.

 Dentro cualquier industria, empresa u organización en general, se debe creara un presupuesto, este dirigido a cada departamento que así lo necesite. Al interior de cada una de esas partes de la organización, deberá existir una unidad de análisis fundamental de presupuestos, tarea que recaerá siempre en el centro de responsabilidad.                                                                                                      

Como definición, un centro de responsabilidad no es más que aquel administrador a cargo y responsable de las actividades de todo tipo que ocurren dentro de su departamento.                          

 Este administrador tendrá distintas herramientas presupuestarias para mantener un control riguroso sobre los flujos de efectivo y, en general, representar si su departamento está o no cumpliendo con las metas impuestas al inicio de un proyecto. Estas herramientas presupuestarias son;

• Presupuesto de gastos: Dará vista fundamentada de gastos planeados v/s gastos reales. En un caso hipotético, si los gastos reales fuesen mayor a los planeados anteriormente, el administrador deberá identificar el problema o la situación que produjo ese desnivel monetario. En cambio, si el gasto real fue inferior al gasto planeado, el departamento puede haber cumplido con las metas de una manera eficiente, o en contraste, se descuidaron procesos o la calidad del producto como una totalidad.

• Presupuesto de ingresos: Listara ingresos pronosticados e ingresos reales. En caso de ser superiores los ingresos reales a los pronosticados, el administrador podrá, en caso de tener la facultad, utilizar el excedente en pos de una mejora dentro de su departamento. Por consiguiente, si los ingresos reales fueron menores a los pronosticados, el administrador deberá, si o si, tomar investigar el problema, para luego tomar las acciones correspondientes.

• Presupuesto de efectivo: con este tipo de presupuesto se obtendrá una estimación de gastos e ingresos del departamento, esto en una base analítica de supervisión continua (semanal o mensual). A groso modo, se demuestra el nivel de fondos que fluyen y la naturaleza de estos.

• Presupuesto de capital: representara un contable de inversiones planeadas a largo plazo, esta requiere un análisis y evaluación del impacto que la inversión tendrá sobre el flujo de efectivo y su rentabilidad. En caso de proyectos, el administrador debe seguir etapas evaluativas, las cuales son; Etapa de presupuesto descendente y etapa de presupuesto descendente. Estas discriminando al administrador según el tipo de control que se lleve dentro de la organización.

CAMBIANTE FILOSOFÍA DEL CONTROL

El enfoque del control dentro de una organización ha cambiado, esto dirigido a la participación de los empleados en todo ámbito empresarial y la dotación de facultades a los mismos. El control pasa de un ámbito burocrático al descentralizado.

...