AUDITORIA II TALLER DE RECUPERACIÓN DE LA ACTIVIDAD 1

AUDITORIA II

TALLER DE RECUPERACIÓN DE LA ACTIVIDAD 1

TANIA DANIELA FIERRO TINOCO

TUTOR: GERMAN ALBERTO ARIAS BUITRAGO

UNIVERSIDAD MINUTO DE DIOS

CONTADURÍA PÚBLICA VII SEMESTRE

FRESNO MARZO DE 2017

12-20 (Objetivos 12-2, 12-3) Usted realiza una auditoría a Phelps College, una escuela privada con cerca de 2,500 estudiantes. Después de consultar con su despacho, han instituido un sistema de TI que segrega las tareas del:

Operador de cómputo: responsables de los trabajos de ejecución conforme con el calendario de trabajo establecido por el CIO y de vigilar las consolas de las computadoras en caso de recibir mensajes acerca de la eficiencia de las computadoras y falla en sus funcione.

El analista de sistemas: cuya responsabilidad es el diseño general de cada sistema de aplicación además de servir como enlace entre el personal de TI responsable de la programación de la aplicación y el personal externo a la función de TI, quien será el principal usuario del sistema (por ejemplo, el personal de cuentas por cobrar).

El responsable de los archivos: es el mantenimiento de los programas de cómputo, archivos de operaciones y otros registros y documentación de cómputo importantes. El responsable de los archivos mantiene el control de estos programas y registros al distribuirlos a los operadores sólo cuando lo indica en el calendario de trabajo. El responsable de la librería distribuye una copia de prueba a los programadores únicamente mediante la aprobación de la alta administración.

El programador: Los programadores desarrollan diagramas de flujo especiales para la aplicación, preparan instrucciones de cómputo, programas de prueba y documentan los resultados basados en las indicaciones del analista de sistemas. Los programadores no deben tener acceso a la información de entrada o a la operación de la computadora dado que si comprenden la lógica del programa entonces pueden fácilmente utilizar dicha información para su propio beneficio

Grupo de control de datos: El personal de control de información de entrada y de salida verifica de forma independiente la calidad de la entrada y la racionabilidad de la salida. En las organizaciones que utilizan bases de datos para almacenar información compartida por la contabilidad y otras funciones, los administradores de las bases de datos son responsables de la operación y de la seguridad del acceso a las bases de datos compartidas.

Al tener una persona diferente haciendo cada función. Pero ahora es necesaria una reducción al presupuesto y una de las cinco personas tendrá que ser despedida. A usted se le ha pedido aconsejar al colegio en cuanto a la forma en que las cinco funciones deben realizarse con el personal reducido y los efectos negativos mínimos en el control interno. La cantidad de tiempo que se lleva realizar las funciones no es relevante porque las cinco personas realizan funciones no contables.

1. Divida las cinco funciones entre las cuatro personas de tal manera que conserve el mejor sistema de control.

1. Operador de cómputo, El responsable de los archivos

2. El analista de sistemas

3. El programador

4. Grupo de control de datos

b. Suponga que empeora la situación económica para Phelps College y debe despedir a otra persona más. Divida las cinco funciones entre tres personas de tal manera que conserve el mejor control interno posible. Una vez más, la cantidad de tiempo para cada función no debe considerarse en su decisión.

1. El analista de sistemas, El programador
2. Operador de cómputo, El responsable de los archivos
3. Grupo de control de datos

c. Suponga que la situación económica es tan severa para Phelps College que sólo dos personas podrán estar empleadas para cumplir las responsabilidades de TI. Divida las cinco funciones entre dos personas de tal manera que conserve el mejor sistema de control posible.

1. El analista de sistemas, El programador, Operador de cómputo,
2. El responsable de los archivos, Grupo de control de datos

d. Si las cinco funciones las realizara una persona, ¿los controles internos serían tan inadecuados que no sería posible practicar una auditoría? Explique.

Los programadores no deben tener acceso a la información de entrada o a la operación de la computadora dado que si comprenden la lógica del programa entonces pueden fácilmente utilizar dicha información para su propio beneficio. El acceso a las copias de los programas reales utilizados para producir información contable y el acceso a la información deben restringirse para que los programadores no tengan la posibilidad de efectuar cambios de programación en el software sin la autorización adecuada. A su vez, se les deberá permitir a los programadores trabajar sólo con las copias de las pruebas de los programas y de la información.

12-24 (Objetivo 12-5) Un cliente del despacho de contadores públicos, Boos & Baumkirchner, Inc., es un fabricante mediano de productos para el mercado de las actividades del tiempo libre (equipo de campamento, equipo para buceo, arco y flecha, etcétera). Durante el año pasado, se instaló el sistema de cómputo y los registros del inventario de productos terminados y partes se convirtieron al procesamiento computarizado. El archivo maestro del inventario se mantiene en un disco. Cada registro del archivo contiene la información siguiente:

• Número del artículo o parte.

• Descripción.

• Tamaño.

• Código de la unidad de medida.

• Cantidad disponible.

• Costo por unidad.

• Valor total del inventario disponible a costo.

• Fecha de la última venta o uso.

• Cantidad usada o vendida este año.

• Cantidad de orden económica.

• Número de código del proveedor principal.

• Número del código del proveedor secundario.

Como preparación para el inventario de fin de año, el cliente tiene dos juegos idénticos de tarjetas de conteo preimpresas para el inventario. Un juego es para las cuentas del inventario del cliente y el otro para uso de los contadores públicos para efectuar las cuentas de prueba de la auditoría. La siguiente información se encuentra en cada tarjeta:

• Número del artículo o parte.

• Descripción.

• Tamaño.

• Código de la unidad de medida.

Al tomar el inventario de fin de año, el personal del cliente escribirá la cantidad real contada al frente de la tarjeta. Cuando todas las cuentas se han completado, la cantidad contada se ingresará al sistema. Las tarjetas se procesarán contra la base de datos del inventario y las cifras de la cantidad disponible se ajustarán para reflejar la cuenta real. Un listado editado computarizado se preparará para reflejar cualquier tarjeta faltante de las cuentas del inventario y cualquier ajuste a las cantidades mayores en valor a $100. Estos puntos serán investigados por el personal del cliente a los que se harán los ajustes correspondientes. Cuando se han terminado de hacer los ajustes, los balances finales de fin de año serán calculados y contabilizados en el libro de contabilidad general.

El contador público cuenta con un software de auditoría que ejecutará en la computadora del cliente con el que puede procesar tanto la tarjeta como los archivos de disco

1. En general y sin importar los hechos del caso, describa la naturaleza del software generalizado de auditoría y enuncie los diversos tipos y usos que existen.

Una herramienta comúnmente utilizada por los auditores para desarrollar pruebas de simulación paralela es el software generalizado de auditoría (GAS, generalized audit software), el cual es un software diseñado de manera específica para los auditores. El software de auditoría comprado, como ACL o IDEA, pueden ser ejecutados fácilmente por una computadora de escritorio o por una computadora portátil. El auditor obtiene copias de las bases de datos del cliente o de los archivos maestros en formato legible por la máquina y utiliza el software generalizado de auditoría para efectuar una variedad de pruebas a la información electrónica del cliente. Algunos auditores utilizan software de hojas de cálculo para efectuar pruebas básicas de simulación paralela

1. El software generalizado de auditoría tiene dos ventajas. En primer lugar, es relativamente fácil capacitar al equipo de auditoría en su uso, incluso a las personas con poca capacitación en TI para la auditoría.
2. En segundo lugar, el software generalizado de auditoría puede ser aplicado a una amplia variedad de clientes con costos mínimos.

1. Enuncie y describa por lo menos cinco formas de software generalizado de auditoría que se pueden usar para asistir en todos los aspectos a la auditoría del inventario en Boos & Baumkirchner, Inc. (Por ejemplo, el software se puede usar para leer el archivo maestro del inventario en disco y hacer una lista de los artículos y partes con un alto costo unitario o valor total. Tales artículos se pueden incluir en las cuentas de prueba para aumentar la cobertura en dólares de la verificación de la auditoría).*

1. Verificar las existencias y la suma: se puede sumar las cuentas por cobrar  de la balanza de comprobación para verificar la precisión de los cálculos del cliente, al calcular la información de forma independiente.
2. Comparar los datos en archivos separados: Comparar los cambios de los saldos de las cuentas por cobrar de dos fechas utilizando las ventas y los recibos de efectivo de los archivos de operaciones
3. Resumir o volver a ordenar y realizar análisis: Reordenar las partidas del inventario por sitio para facilitar la observación física
4. Imprimir las solicitudes de confirmación: imprimir el nombre del cliente, dirección e información del saldo de cuenta de los archivos maestros.
5. Seleccionar muestras de auditoría: Seleccionar cuentas por cobrar al azar para su confirmación.

12-29 (Objetivos 12-2, 12-3) El departamento de sistemas de información (SI) en Jacobsons Inc. está compuesto por ocho empleados, incluyendo al gerente de SI, Melinda Cullen. Melinda es responsable de la supervisión diaria de la función de SI y le reporta al director de operaciones de Jacobsons’. El director de operaciones es un vicepresidente ejecutivo responsable de todas las operaciones de venta al por menor. El director de operaciones le reporta directamente al presidente y director general. El director de operaciones asiste a las asambleas del consejo de directores para proporcionar una perspectiva actualizada de los temas claves de desempeño en la operación. Ya que Melinda tiene una función activa en el manejo del departamento de SI, el director de operaciones rara vez analiza los temas de SI con el consejo o el director general. Melinda y el director de operaciones identifican las necesidades de hardware y software y están autorizados para aprobar las compras pertinentes. Aparte de Melinda, el departamento de SI está conformado por otras siete personas: tres programadores, tres operadores y un operador en el control de datos. Melinda ha trabajado para Jacobsons desde hace 12 años, y ha ascendido continuamente a través de los diversos puestos del departamento. Por fortuna, ella ha sido capaz de conservar una plantilla de personal bastante estable y ha sufrido una rotación mínima. Todo el personal de SI realiza verificaciones extensas a los antecedentes de los empleados prospecto, incluso sus referencias, crédito y antecedentes penales. Melinda ha desarrollado una confianza con cada uno de los empleados y por ende delega ampliamente a cada individuo. Esto es en particular benéfico, porque Melinda dedica la mayor parte de su tiempo para trabajar con los departamentos usuarios dentro de su función de analista de sistemas, identificando los cambios necesarios para las aplicaciones existentes. Lleva a cabo reuniones semanales del departamento de SI cada martes por la mañana, a las que cada miembro del personal asiste, incluso los operadores nocturnos para debatir los temas que afectan el desempeño del departamento. Los tres programadores son responsables de mantener y actualizar los sistemas y el software de aplicación. El programador líder es responsable de distribuir las responsabilidades entre el personal de programación. Los tres programadores cuentan con amplia experiencia en el software de operación, de utilería, de seguridad y de archivos, así como en todos los paquetes de software de aplicación en Jacobson. Las asignaciones de programación se hacen con base en quien esté menos ocupado de entre todos los miembros del personal en cada ocasión. Este método de administración mantiene a todos los programadores Requerido Requerido familiarizados con la mayoría de los paquetes de software que se usan en Jacobson y mantiene a los programadores emocionados por las tareas a realizar a causa de la variedad de las asignaciones que reciben. Melinda anima a cada programador a continuar con su formación profesional mediante cursos para mantenerse al corriente de los últimos avances técnicos. Además de las responsabilidades de programación, el personal mantiene un almacén de programas y cintas de datos que se encuentran en una sala asegurada próxima. El personal de programación mantiene extensos registros de las cintas en uso y de los cambios hechos a los archivos de programa. Los tres operadores constan de un operador diurno y dos nocturnos. La mayoría de las aplicaciones se basan en las entradas en línea provenientes de los diversos departamentos usuarios para el procesamiento de lotes por la noche. Por lo tanto, el mayor volumen del procesamiento ocurre durante el turno nocturno, aun cuando durante el día ocurre parte del procesamiento de la nómina y de las aplicaciones del libro de contabilidad general. Todos los operadores son responsables de vigilar la operación del equipo y de corregir los errores causados por el sistema. Es más, realizan procedimientos de respaldo mensuales como rutina. Los operadores de computación cuentan con experiencia en programación en el lenguaje usado en los programas de aplicación. Ocasionalmente cuando un pequeño cambio se ha identificado para un programa de aplicación, Melinda pide al operador diurno ejecutar el cambio para evitar sobrecargar de trabajo al personal de programación. Los operadores siguen un calendario de producción preparado por Melinda, quien consulta con los departamentos usuarios para desarrollarlo. El operador del turno diurno revisa la bitácora de los trabajos procesados (la cual detalla cronológicamente los trabajos procesados) que se generan al final del turno nocturno anterior para conocer las desviaciones al calendario y el operador nocturno responsable revisa la bitácora generada al final del turno diurno anterior en busca de desviaciones del calendario. Si los trabajos procesados concilian con el calendario, la bitácora de los trabajos procesados se descarta. Cuando aparecen desviaciones, el operador que realiza la revisión entrega una copia a Melinda, y le hace notar las desviaciones. Antes de ejecutar los trabajos de procesamiento de lotes, los operadores generan un informe en forma de listado que resume el número de entradas en línea presentadas durante el día para su procesamiento. Este número se registra y posteriormente es comparado por los operadores con la salida computarizada generada después de que ocurren el procesamiento del lote y la actualización del archivo. De esta manera se verifica la cifra del número de transacciones procesadas. Cuando los números coinciden, el listado generado se presenta al funcionario de control de datos. Cuando los números no coinciden, los operadores identifican el error y vuelven a presentar la aplicación para su procesamiento. Los funcionarios del control de datos compaginan todos los informes computarizados, incluso los informes de salida y los listados de excepción. El funcionario de control de datos revisa los informes de excepción y prepara las formas de corrección para su reprocesamiento. Los ejemplos de cambios que el funcionario de control de datos pudiera emprender incluyen correcciones de los errores de entrada (es decir, los montos transpuestos por accidente) y la preparación de las formas de solicitud de cambios para cambiar los archivos maestros (es decir, revisar las listas del precio de venta y los números del producto en el inventario en el archivo maestro de ventas y agregando los nombres, direcciones y número del seguro social de los empleados nuevos al archivo maestro de nómina). Después de realizar todas las correcciones, el funcionario de control de datos distribuye el informe de salida computarizado a los diversos departamentos usuarios. Todos los departamentos usuario tienen una alta deferencia por el personal de SI. Los informes de salida se concilian con los informes de entrada de los usuarios cada trimestre.

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