Abatecimiento

Objetivo:

• Implementar controles de datos para la resolver la problemática de una empresa.

Procedimiento:

1. Analizar el siguiente caso:

Una fábrica elaboradora de zapatos tiene serios problemas con sus bases de datos pues los inventarios físicos no concuerdan con el inventario que lleva el sistema.

Se te solicita que implementes los controles de archivos de datos, de procesamiento y de validación necesarios para eliminar estas inconsistencias.

2. Implementar controles que ayuden a la empresa a resolver su problemática y justificar su uso

Resultados:

Control Uso

Cálculos manuales Se conoce si hubo errores de captura a través de una muestra.

Reportes Se identifican los datos que parecen estar fuera de rango.

Verificación uno a uno Verificar los resultados con una lista de registros inmediatos.(notas)

Reporte de registro anterior y posterior Se guardan los archivos anteriores y posteriores al proceso para después poder compararlos y determinar los cambios según los resultados.

Mantenimiento y manejo de errores Se reporta lo que ha sido corregido en inventarios, por ejemplo cambios o devoluciones.

Etiquetado interno y externo La mercancía debe estar etiquetada para mayor control (códigos).

Registros de transacciones Se registran todas las compras, ventas y movimientos en el momento para evitar pérdidas y errores en inventarios.

Verificación de límite sobre los valores calculados. Se utilizan límites predefinidos para las sumas o cantidades calculadas y se asegura que se hayan capturado correctamente.

Edición Mediante programas se prueban que los datos capturados y procesados sean correctos y válidos.

Reconciliación de los totales de los archivos Es útil porque se compraran los resultados de dos sistemas diferentes para verificar la existencia en inventarios o identificar errores en algún sistema, en caso de obtener resultados diferentes.

Conclusión:

Aplicamos los controles necesarios para garantizar el correcto proceso de la información y además controles para asegurar la integridad de los datos. Su aplicación debe ser constante, al mismo tiempo que cambiante para poder responder a las nuevas situaciones que enfrenten las empresas en sus procesos. Cada vez que exista un cambio en los procesos, los controles deberán ser revisados.

En el caso, el control durante la compra-venta de artículos es esencial para tener buenos resultados en el inventario ya que se debe de capturar inmediatamente lo que se vende y lo que se devuelve junto con la razón y datos del cliente.

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