Control Interno Para Una Empresa

CONTROL INTERNO

Dentro de las cuentas de Activo existen procedimientos que se deben realizar para que el correcto y eficiente funcionamiento de la empresa alguna de estas cuentas se presentan a continuación con sus respectivos procedimientos a seguir.

Caja

Para llevar a cabo un buen control interno dentro de nuestra empresa se deben realizar los siguientes aspectos con respecto a la caja:

 Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja.

 En cada operación de caja deben intervenir por lo menos dos personas.

 Ninguna persona que interviene en caja debe de tener acceso a los registros contables que controle su actividad

 El trabajo de empleados de caja será de complemento no de revisión.

 La función de registro de operaciones de caja será exclusiva del departamento de contabilidad.

 Mantener un importe específico disponible.

 Respaldar todos los desembolsos del fondo con un comprobante de caja

 Reponer los fondos a través de procedimientos normales de egresos de efectivo.

 El fondo de caja chica se abre cuando se aprueba un pago por un determinado importe y se emite un cheque por ese importe a la caja chica.

 Los desembolsos reducen el importe de efectivo del fondo, por lo que periódicamente este debe reponerse.

 Tener comprobantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.

 Que estos comprobantes estén enumerados.

 Deben efectuarse arqueos sistemáticos y sorpresivos del efectivo depositado en caja, por lo menos una vez al mes.

 Los faltantes y sobrantes detectados, deben expedientarse yregistrarse inmediatamente, y siempre que sea posible, recuperar los recursos, mediante la devolución del faltante por el culpable.

 Todo comprobante de pagos menores y de recibos de ingresos, debe estar firmado por el cajero y el receptor o depositante del efectivo, respectivamente.

 Los comprobantes de caja para pagos menores, por servicios efectuados por particulares, deben incluir el número de la licencia deinscripción tributaria del trabajador por cuenta propia

Bancos

Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de la cuenta de Bancos, cuyo cumplimiento deben vigilarse, son:

 Separarse las labores, es decirdeben ser personas diferentes las que expidan cheques, operen auxiliares y registros y efectúen conciliaciones.

 Firmas mancomunadas, que los cheques deberán expedirse siempre con dos firmas, definiendo -así se sugiere- una que invariablemente deberá ir.

 la persona encargada de preparar el cheque, deberá examinar la documentación que soporta la transacción

 Se deberá contar con un registro de firmas autorizadas para firmar cheques, así como la forma en que podrán ir mancomunadamente.

 Las cuentas bancarias deberán conciliarse -invariablemente- cada mes y mantener debidamente depuradas las partidas en conciliación.Las conciliaciones bancarias deben comprender los siguientes aspectos:

 Control de la secuencia numérica de los cheques.

 Comparación de las fechas y los valores de los depósitos, según las minutas de depósitos realizados o registros de la empresa contra los depósitos acreditados por el banco.

 Examen de las firmas y endoso de los cheques pagados y devueltos por el banco.

 Todo ajuste contable por partidas de conciliación debe ser aprobado por el jefe de contabilidad o finanzas.

 Se deben investigar traspasos entre bancos con el objetivo de verificar si su registro ha sido el adecuado, especialmente en las cuentas relacionadas.

 Una vez preparadas las conciliaciones deberán ser verificadas y firmadas (dejando constancia de su labor) por el jefe de contabilidad o finanzas y autorizadas por el gerente.

 Deben conciliarse las operaciones de todas las cuentas bancarias.

 Revisar que lo que este en la póliza, en el estado de cuenta y en el documento sea lo mismo.

 Revisará los cheques no presentados al cobro durante un período excesivamente largo se investigue el motivo. Después de 30 días se cancelan los cheques.

 La apertura de cuentas bancarias habrá de ser autorizada por el departamento de administración.

 No firmar cheques por anticipado en ninguna circunstancia; aunque se puedan verificar los cheques posteriormente, puedeser demasiado tarde.

Inventarios

Las medidas de control Interno aplicables al rubro de los inventarios, requieren entre otras las siguientes:

:

 Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año.

 Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.

 El control de inventarios debe realizarse mediante un sistema computarizado para así proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios.

 Todas las salidas de almacén deben ser autorizadas y registradas.

 Para facilitar el conteo de mercancías deben estar acomodados lo mejor posible.

 Todos los precios de compra deben estar aprobados por el encargado.

 Se deberá notificar inmediatamente al departamento de contabilidad sobre las mercancías devueltas a los proveedores.

 Todas las compras, descuentos y devoluciones deberán ser registradas el mismo día del movimiento realizado.

 Se realizaran inventarios físicos una vez al mes y al final del ejercicio.

 Al realizar inventarios deberán estar presente el encargado de almacén, el contador y el supervisor.

 Se harán ajustes a los registros contables de acuerdo a los resultados de inventario físico.

 Las compras se basaran en requisiciones, puntos de re-orden que sean autorizados por el funcionario competente.

 Se preparan comprobantes debidamente pre numerados de salida de mercancía y productos.

 Las facturas serán verificadas con órdenes de compra y con informes de recepción en cuanto a precios, calidad, condiciones, etc.

 No deben existir inventarios excesivos, dañados, obsoletos.

 Debe existir adecuado control y registro sobre las mercancías enviadas a consignación o recibidas de terceros

 Se deben seguir consistentemente los métodos de valuación (UEPS, PEPS, promedios, Etc.) establecidos por la empresa.

 Los sistemas de contabilidad de costos deben ser adecuados y oportunos.

 Deberán estar aseguradas las mercancías contra riesgos de incendios, siniestros, robo, etc.Las coberturas deberán ser suficientes para cubrir su valor de recuperación

 Las pólizas estarán debidamente registradas y resguardadas.

 Se harán ajustes debidamente autorizados por el deterioro de las mercancías.

 Se deben comparar los auxiliares con el mayor al menos dos vez al año.

o Cuentas por Cobrar

o Para llevar el adecuado control interno de las cuentas por cobrar de la empresa se debe realizar lo siguiente

 Debe existir un encargado de la recepción y aprobación de documentos por cobrar y del cobro de los mismos.

 El encargado del manejo de los documentos por cobrar debe ser independiente del registro contable, de caja, correspondencia y facturación.

 Se debe mantener un registro y archivo bien resguardado (bajo custodia de personas no relacionadas con su registro), en donde se encuentren todos los documentos y sus garantías colaterales.

 Los documentos efectivamente cobrados tienen que ser debidamente marcados y archivados por un funcionario competente.

 Se debe notificar puntualmente a algún funcionario autorizado sobre el vencimiento de los documentos.

 Las prórrogas, cancelaciones y renovaciones deberán ser autorizadas por funcionario autorizado.

 Se deberán examinar periódicamente los documentos y las garantías; y se deberán hacer conciliaciones.

 Registrar el descuento de documentos a medida de que se hacen.

 El departamento de ventas es el encargado de la aprobación de las condiciones

 de la venta y de créditos para lo referente al riesgo de la misma.

 El departamento de facturación debe ser independiente del de despachos y del

 registro en las cuentas de los clientes.

 Una persona diferente a la que preparó las facturas las chequeará con las

 condiciones aprobadas por el departamento de ventas, especialmente en cuanto a precios, rebajas, descuentos, entre otros.

 Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya canceladas.



Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la documentación correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable.



Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de sólidas políticas escritas.

 Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos.

 Establecer el principio de separación de funciones es decir que sean personas diferentes la que maneja el área de ingresos a las labores de elaboración de auxiliares y registros relacionados con las cuentas por cobrar, manejo de documentos base para factura, manejo y autorización de notas de

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