Acta de Acuerdos de Procedimientos

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ACTA DE REUNIÓN

Siendo las 2:30 p.m. del día viernes 13 del presente año, se culminó la reunión sobre los acuerdos y aclaraciones del Área Comercial en cuanto a los procedimientos de Pre-Venta, Post-Venta y Licitaciones.

Estas reuniones se llevaron a cabo los días jueves 12 y viernes 13, y se expuso sobre la problemática que se suscita en los procedimientos del Área Comercial en ese sentido se llegaron a los siguientes acuerdos que fueron expuestos y aceptados por los Asesores Comerciales:

Acuerdos y aclaraciones de Licitaciones                                    Expositor: Javier Arones F.

• El Proceso de selección debe haber sido referenciado por el Asesor Comercial en su cuadro de proyecciones o deberá informar del proceso antes que sea convocado, de lo contrario será tomado por la oficina central y se informara a la dirección comercial para que tome la decisión correspondiente.

• La Propuesta debe estar lista máximo antes de las 5pm del día de presentación.

• El Asesor comercial deberá entregar al coordinador de Licitaciones toda la documentación   indicada en las Especificaciones Técnicas de las bases.

• El precio de la Oferta lo coordinará el asesor comercial juntamente con la Gerencia.

• El formato de DETALLE TECNICO deberá ser llenado por el Asesor Comercial hasta antes de la presentación de propuesta.

• Conjuntamente con el Coordinador de Licitaciones se presentará un cuadro de precios históricos de la competencia para que la Gerencia determine el precio final.

• En una licitación de SERVICIO deberá gestionar y velar por el cumplimiento de los términos de referencia en la Propuesta.

• El ejecutivo es el encargado del proceso de inicio a fin. Debe estar en todas las etapas conjuntamente con el coordinador de Licitaciones, inclusive durante la elaboración de la propuesta, hasta que sea cargada la propuesta en el SEACE.

Acuerdos y aclaraciones de Pre-Venta                                     Expositor: Nathaly Diaz

• La asignación de clientes se debe realizar en coordinación con Preventa en función a zonificación, carga de trabajo y nivel de relacionamiento con el cliente, y el ejecutivo debe acatarlo. Sólo en casos excepcionales, como carga de trabajo sustentado, el ejecutivo comercial podrá solicitar la reasignación.
• Antes de atender un cliente, el ejecutivo comercial debe hacer la revisión del SAP (históricos, ejecutivo asignado, zona y por último preguntar a Pre-venta si necesitan guía) para evitar duplicados de cotizaciones con sus compañeros con respecto a los clientes.
• Apenas se les pasa una solicitud de cotización por correo se debe atender al cliente, en caso no tengan la disponibilidad, se debe informar a Pre-venta para reasignarlo. Plazo de 4 hrs.
• Al realizar una cotización, el ejecutivo comercial, debe tener claro que las formas de pago:

CONTADO: en la mayoría de los casos y clientes nuevos.

Factura a 30 días: en todas las EPS

Otros: de acuerdo a las coordinaciones con el cliente.

En caso de solicitar un crédito, se revisará con el área de Pre-venta.

• Al solicitar un presupuesto. El ejecutivo comercial, debe entregar los códigos SAP con la información técnica completa a Pre-venta. En caso ser un proceso, deberá reunirse con el área de Licitaciones y Operaciones/Técnica para poder recopilar la información y pasarla en un formato a Pre-venta para la solicitud de precios (Adjunto formato).
• Los ejecutivos comerciales, entregan información semanal y mensual para su evaluación, seguimiento y análisis de desempeño en el momento oportuno a Pre-venta. Lo cual los beneficia con el apoyo de Gerencia en sus proyectos e indicadores para el abastecimiento de mercadería y pago de comisiones (plazo 4 hrs).

REPORTES ESTABLECIDOS:

Reporte de Proyección Semanal: Todas las semanas Ademar pasa una base de datos para que actualicen las ventas proyectadas para la siguiente semana y los comentarios de todas las cotizaciones. (jueves).

Reporte de visitas a los clientes Semanal: Todas las semanas se retomará el llenado de información en el formato de las visitas que realizarán en la semana (mínimo 3 clientes). (viernes).

Reporte de nuevos clientes captados semanal: Se solicitará como meta captación de 2 clientes nuevos en la semana para que cierren ventas con buena participación en el mes y frecuencia de compras. (se revisará los lunes).

Reporte de proyección de ventas y facturación mensual (cierre de mes): Antes de cierre de mes se solicita la proyección de las ventas que van a ejecutar y van a facturar en el mes, además de los comentarios actualizados de las cotizaciones, para que la Gerencia esté informada del estatus de cada una de ellas (antes de cierre de mes).

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