Administracion Del Tiempo

ADMINISTRACION DEL TIEMPO

1. INTRODUCCION

La administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:

• Identificar metas, objetivos y prioridades.

• Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo.

• Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.

• Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades.

• Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la vida académica como en la vida profesional.

En este curso necesitamos cumplir un objetivo, que es ayudar a la planificación y saber administrar el tiempo; el rendimiento de cada persona es diferente y varía a lo largo del tiempo. Identificando los momentos de más rendimiento, se puede planificar mejor el trabajo donde plantearemos pequeños ejercicios y dinámicas que nos lleven a reflexiones muy concretas y precisas permitiendo visualizar la deficiencia en algunos espacios de nuestra vida.

2. ¿QUE ES ADMINISTRAR EL TIEMPO?

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

Administrar el tiempo es disponer y seguir un cronograma de estudio en orden a organizar y priorizar el mismo en el contexto de actividades rivales al trabajo, amigos, etc.

A. PAUTAS:

 Controle su tiempo

 Reflexione sobre como gasta su tiempo

 Sea consciente de cuanto está desperdiciando su tiempo

 Sepa cuándo es productivo

B. ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO SON:

• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias a un emprendedor.

• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

• No se puede comprar.

• No se puede atrapar, detener o regresar.

• Es lo más valioso que tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.

• Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

3. PRINCIPIOS BASICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO

• Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.

• Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.

• Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.

• El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

• Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad.

• El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.

• El establecer un determinado tiempo o fechas límites para cumplir con los compromisos de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.

• Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.

• No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.

• El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.

• Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.

• Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.

• Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.

• El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.

• El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

4. CARACTERISTICAS DE UNA PERSONA QUE ADMINISTRA CON EFICIENCIA EL TIEMPO

 Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia.

 Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.

 Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.

 Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto.

 Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.

 Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.

 Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando los resultados planeados.

 Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.

Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados.

Administrar el tiempo eficazmente, es un "Don", que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.

5. ¿COMO EMPEZAR A ADIMISTRAR MI TIEMPO?

Conocer como administra su tiempo debe ayudarle a planificar y predecir el cumplimiento de sus proyectos.

 Tenga una lista “A HACER”

Escriba en ella las cosas que tiene que hacer, luego decida qué hacer en el momento, que cronogramar para más tarde, que lograr que alguien haga y que poner aparte para un periodo posterior de tiempo.

 Disponga de un planificador diario/semanal

Escriba en él citas, clases, etc., y reúnalos en un cuaderno de registros cronológicos o plano. Siempre sepa qué está por delante para su día, siempre vaya a dormir sabiendo que está preparado para el día siguiente.

 Tenga una planificación de largo plazo

Use un plano mensual de modo que siempre pueda planificar por adelantado. Las planificaciones de largo plazo también sirven para recordarle planear su tiempo disponible constructivamente.

Planear para un efectivo cronograma de estudio (estudiantes)

 Concédase el suficiente tiempo para dormir, una dieta bien balanceada y actividades placenteras.

 Priorice las tareas asignadas.

 Prepárese para cursos, discusiones, trabajo etc.

 Cronograme tiempo para repasar el material de las lecciones inmediatamente después de la clase.

 Recuerde: el olvido es mayor dentro de las 24 hrs sin repaso.

 Cronograme bloques de 15 minutos de estudio.

 Elija para estudiar un lugar libre de distracciones.

 Planee como utilizar las horas muertas.

 Cronograme tanto tiempo como sea posible durante las horas diurnas.

 Cronograme un repaso semanal.

Cuide de no volverse esclavo de su cronograma

La satisfacción de tachar tareas ya completadas puede producir un sentido de cumplimiento e incluso una pequeña sensación de recompensa!

A. Los 10 puntos más importantes para mejorar tus habilidades en la administración del tiempo

Define claramente los objetivos y selecciona lo más importante. Ser más efectivo con tu tiempo es totalmente irrelevante si no sabes en que invertirlo. En ocasiones, las personas gastamos mucha energía intentando ser más eficientes, sin saber a ciencia cierta qué es lo que queremos conseguir. Recuerda que es primordial distinguir entre las cosas que realmente son importantes y las que no lo son. Una manera sencilla de realizar esto es determinar cuánto cuesta tu tiempo por hora, es decir, la cantidad que deseas ganar al mes divido entre las horas que trabajas (el estándar son 160: 8 horas al día, 5 días a la semana y 4 semanas por mes). Una vez determinado este valor sólo sigue la siguiente regla: no hagas nada que potencialmente te pague menos que tu valor por hora multiplicado por el tiempo que invertirás en la tarea.

Analiza como gastas tu tiempo. Te sorprendería saber en cuantas cosas sin importancia gastamos el tiempo. Sin embargo, para conocer con exactitud cuáles son estas cosas sin importancia, necesitamos primero hacerlas consientes, y esto se logra llevando

...