Administración. El sistema de control tradicional

1) El sistema de control tradicional esta orientado al pasado, a controlar lo que se había hecho y si había tenido lugar lo planificado o no, con una mirada puesta en la estructura organizativa, controlando resultados, y orientando los mismos a las responsabilidades funcionales de quienes lo ejecutan, perdiendo de vista la visión externa que influye en la organización interna, no teniendo en cuenta las oportunidades o complicaciones que podrían presentarse desde el exterior y que por lo tanto producen un efecto en la productividad interna. Dejando de lado el sistema competitivo actual y el permanente cambio y necesidad de adaptación que deben tener las empresas.
El sistema de control estratégico, se encuentra focalizado en el futuro, teniendo en cuenta el mundo globalizado, los cambios permanentes,  la economía global, y entiende el control desde una visión integradora, donde se toma en cuenta al cliente, a la competencia y a lo interno de la propia empresa. Es un control estratégico que apunta a una fuerte incidencia en el comportamiento económico de los sujetos de la empresa. El control deja ya de ser una circunstancia aislada para determinado momento y pasa a ser un componente que acompaña de manera permanente a los directivos y se encuentra inmerso en cada uno de los procesos y las funciones. Este control estratégico con una visión globalizada, orientada al futuro, a la acción permanente, a la capacitad de adaptación a los nuevos cambios y desafíos que propone el mundo exterior asumiendo de esta manera ciertos riesgos pero que a la vez generan motivación en el personal que forma parte de las empresas.
2) Un cuadro de mando nos permite sistematizar la información para luego tomar decisiones, mostrando sintéticamente aspectos precisos y significativos y estableciendo una relación entre ellos. Tiene por finalidad evaluar la evolución de la gestión empresarial, comparando los resultados obtenidos respecto de la actividad concreta y los objetivos planteados. Para esto se elabora un cuadro de situación con información que se obtendrá a partir de indicadores de efectividad, indicadores de calidad, indicadores económico financieros, indicadores de productividad, y de eficiencia entre otros, a partir de la información obtenida se elaborara el cuadro de mando que deberá tener en cuenta los siguientes principios:

• 1. El Cuadro de Mando debe mostrar sintéticamente informaciones precisas.
• 2. El Cuadro de Mando debe destacar las informaciones más significativas del mes o período en cuestión.
• 3. Debe presentar las informaciones en forma sinóptica, especialmente aquellas que se relacionan entre sí.
• 4. Las representaciones numéricas de los datos han de ir acompañadas de gráficas significativas.
• 5. Las informaciones deben tener un carácter de permanencia con el objeto de observar las tendencias.
• 6. El Cuadro de Mando ha de normalizarse en cuanto a: - soporte externo. - dimensiones de cuadros y gráficos - forma de representación de los gráficos - forma de presentación de las cifras.
• 7. En lo posible las informaciones deben hacer referencia a las previsiones, las normas, los objetivos o estándares.
• 8. Toda esta información plasmada en el cuadro de mando debe ser clara y precisa teniendo en cuenta que lo que se pretende a partir de la presentación es la toma de decisiones para mejorar la gestión

3. Los procesos son las actividades o grupos de actividades que empleando un  insumo le agregue valor y de esta manera suministre un producto o un servicio a un  cliente externo o interno. Es un encadenamiento de tareas o actividades que implica que al pasar por una persona o maquina ese producto es modificado en su valor. El proceso siempre implica la transformación de los recursos para el logro de los objetivos determinados.
Los procesos deben ser efectivos, eficientes y adaptables con la finalidad de lograr el objetivo por el cual fueron creados.
Los componentes del proceso son el insumo (ej. harina, agua, sal) el valor agregado que puede ser dado  en este caso por una maquina que mezcle y amase formando de esta manera la preparación para hacer pan, o lo puede hacer una persona a la actividad y de esta manera transformar el insumo en producto, que sería el otro componente final del proceso sin perder de vista el objetivo final que sería el cliente.
Para ampliar el concepto, un proceso se compone básicamente de:
-Objetivo: el proceso se implementa en la organización o servicio con una finalidad concreta.
-Propietario: alguien en la organización es responsable del proceso globalmente. Si una transferencia de documentos no ha sido exitosa el proceso debe apuntar a un responsable.
-Requisitos: para que el proceso se ponga en marcha se deben desencadenar unos requisitos iniciales. Un proceso de préstamos de documentos originales del archivo se desencadena porque se recibe una petición formalizada de acuerdo a un procedimiento reglado.
-Salida: como resultado de la ejecución del proceso se produce una respuesta o salida. Puede ser un producto o un servicio.
-Cliente: siempre existe un cliente receptor de la salida del proceso. Un juez recibe un documento original de un archivo de una Consejería como prueba porque ha formalizado una petición de acuerdo con un procedimiento judicial que le habilita para ello.
-Proveedor: el proceso puede requerir para su ejecución de la existencia de proveedores de productos o servicios que serán transformados por el proceso para obtener una salida.
-Inicio: la primera tarea del proceso marca el hito de inicio temporal del mismo.
-Fin: la última tarea del proceso marca el hito de finalización del mismo.

Usted deberá responder las preguntas que se hacen al finalizar el caso que se presenta a continuación.
En el segundo módulo de esta materia, estuvimos trabajando en sus actividades sobre una organización sin fines de lucro llamada: “Geólogos Sin Fronteras (G.S.F.) En esta oportunidad, volveremos a trabajar en ella, así que los invito a leer nuevamente el desarrollo de las actividades realizadas sobre esta organización, así refrescan la memoria.
Una vez que hayan terminado de leer la actividad se les solicita responder los siguientes interrogantes:
Usted podrá plantear todos los supuestos que necesite para poder responder estas preguntas.

Cada ítem tiene un valor de (5 puntos)

1. ¿Cómo definiría usted el fin, objeto y objetivos de la organización? Analice los condicionantes del sistema de organización de G.S.F.
2. Determine cuál es el tipo de estructura que mejor se adecua a la organización y justifique acabadamente su elección. Además, se le solicita que caracterice este tipo de estructuras y explique cuáles son sus ventajas y desventajas. ¿Le recomendaría realizar algún cambio en su estructura? ¿Cuál?
3. Defina tres decisiones de tipo estratégicas, tres de tipo tácticas y tres de tipo operativas. En cada una de ellas, justifique por qué las clasifica de esa manera y a su vez determine si las mismas son programadas, no programadas, específicas o corporativas. Justifique su elección en cada caso.
4. Según su criterio, el sistema decisorio de G.S.F.: ¿debería ser centralizado o descentralizado? Fundamente acabadamente su respuesta, incorporando para ello el concepto de los factores básicos, criterios de análisis y ventajas y desventajas a tener en cuenta al momento de determinar la centralización o descentralización del mismo.
5. ¿Puede identificar en el caso las dos principales ramas de información que alimentan la toma de decisiones? Identifique específicamente en qué parte del caso se visualiza y conceptualice cada una de ellas.
6. ¿Qué tipos de información cree usted que pueden presentarse en esta organización? Para cada tipo de información, debe especificar por qué considera que puede darse y debe conceptualizar el mismo.
7. Analice cada una de las variables que hay que tener en cuenta para realizar el análisis y diseño del sistema de información de G.S.F.
8. ¿Qué tipos de problemas de comunicación considerar usted que puede llegar a tener la organización? ¿Cómo debería superarlos?
9. ¿Cuáles son los tipos o modos de control que usted considera que pueden ser aplicados en la organización? ¿En qué sector lo aplicaría y por qué?
10. Piense en un proceso principal de la empresa... por ejemplo, proveer de agua a zonas necesitadas. ¿Cuáles serían los clientes de dicho proceso? Conceptualice cada uno de ellos y aplíquelos al caso bajo estudio.

Respuesta

Corrección

Intento Nº1

1. FIN: contribuir a la reducción de la pobreza, mejora de la seguridad y de la calidad de vida de las personas y comunidades humanas, así como el desarrollo sostenible de los recursos naturales y la preservación del medio ambiente.
Para lograr esto su objeto de trabajo es desarrollar acciones y proyectos para prevenir, atenuar y corregir los efectos de los desastres naturales y riesgos geológicos.
OBJETO: Abastecer con agua a comunidades necesitadas, colaborar con otras entidades, promover acciones para resolver problemas sociales graves y promover la conciencia en las personas respecto de sus actuaciones.
OBJETIVOS:
Objetivos generales: el abastecimiento de agua, ayuda en desastres naturales, proyectos de ayuda humanitaria y proyectos de ayuda al desarrollo.
Objetivos específicos podría ser, la prevención y el control de desastres naturales, la utilización de aguas subterráneas para lograr satisfacer necesidades básicas, protección del medio ambiente etc.
Toda organización es un sistema conformado por varios subsistemas que se encuentran interrelacionados entres si y todos trabajan para lograr los objetivos de la organización. En geólogos sin frontera podemos identificar en el sistema de recursos humanos, los fundadores de la ong, socios colaboradores que realizan aportes económicos y aportes según idoneidad y voluntarios que trabajan de acuerdo a su especialidad y disponibilidad. Dentro del sistema corporativo es donde se desarrollan los proyectos a seguir sobre abastecimiento de agua, ayuda en desastres naturales, proyectos de ayuda humanitaria y de desarrollo. Es el subsistema operativo el que se va a encargar de efectivizar los proyectos realizados por ejemplo el abastecimiento de agua a comunidades necesitadas, la colaboración concreta con otras entidades entre otros. Todas las áreas de la organización realizan un trabajo mancomunado en busca de lograr el fin propuesto.
 
2. Si tomamos en cuenta los conceptos organizacionales clásicos, podemos identificar a esta organización con una estructura desconcentrada ya que trabajan en distintos países, y en cuanto a la toma de decisiones podría pensarse que es descentralizada. Siendo más especifica considero que la estructura que mejor se podría adecuar por el tipo de trabajo que realizan y los distintos lugares en donde tienen incidencia sería el de ESTRUCTURA GEOGRAFICA, ya que la misma permite un cierto grado de independencia de las sucursales y del trabajo que se realiza en distintos países, de esta manera cada equipo de trabajo en distintas regiones va a desarrollar proyectos específicos que permiten atender a las necesidades de la población que va a ser beneficiaria del trabajo que se realiza. Este tipo de estructura permite un grado de autonomía suficiente lo que permite alcanzar los objetivos y la utilización de los recursos de una manera optima una de las ventajas principales de este tipo de estructura es que permite la adaptación de las estrategias de intervención a las necesidades del lugar, entonces, por ejemplo, no va a ser igual el proyecto que se desarrolle para ser implementado en España que aquel que desarrollen para ser implementado en Somalia. De esta manera también se delega responsabilidad a los niveles estratégicos más bajos y no siempre centralizado en una unidad de decisión, permite también al tener en cuenta el contexto en el cual se implementaran los proyectos la obtención de beneficios que tiene que ver con la economía local del lugar donde están. De todos modos no se puede dejar de observar que este tipo de estructura tiene sus desventajas como la de tener una mayor dificultad a la hora de conservar la imagen y reputación de la organización, se necesita también añadir otro nivel jerárquico que será el que esté a cargo de las unidades geográficas. Considero que deben existir a nivel de supervisión unidades geográficas cercanas y que las mismas estén en permanente comunicación con la unidad de control central para no perder de vista y que no se desvirtúen los objetivos de la organización.
 
3. Decisiones de tipo estratégicas:

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