Administracion. Sistema y proceso de control

Tercer parcial

Sistema y proceso de control

Control Medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren.

Proceso de control básico:

1. Establecer estándares.

2. Medir el desempeño contra estos estándares.

3. Corregir las variaciones de los estándares y planes.

Estándares Criterios de desempeño.

Principio de control de puntos clave El control efectivo requiere de la atención a aquellos factores decisivos para evaluar el desempeño en relación con los planes.

Los estándares de puntos clave tienden a ser de los siguientes tipos:

1. Físicos.

2. De costos.

3. De capital.

4. De ingresos.

5. De programas.

6. Intangibles.

7. De metas.

8. Planes estratégicos como puntos para el control estratégico.

El administrador necesita comparar el desempeño real con los estándares establecidos.

Control estratégico Monitoreo sistemático en puntos de control estratégicos para modificar la estrategia de la organización con base en esa evaluación.

Punto de referencia ( benchmar- king ) Enfoque para establecer metas y medidas de productividad con base en las mejores prácticas de la industria.

Hay tres tipos de puntos de referencia:

1. El benchmarking estratégico compara varias estrategias e identifica los elementos estratégicos clave para el éxito.

2. El benchmarking operacional compara costos relativos o posibilidades de diferenciación de productos.

3. El benchmarking administrativo se enfoca a funciones de apoyo como la planeación de mercados y los sistemas de información, la logística, la administración de recursos humanos, etcétera.

Tres tipos de benchmarking :

Estratégico, operacional y administrativo.

El control como sistema de realimentación

En general, el control administrativo se considera como un sistema de realimentación similar al que opera en el termostato de algunos hogares.

Información Y CONTROL en tiempo real Información de lo que ocurre mientras está ocurriendo.

Control preventivo o anticipativo

Para un control efectivo, los administradores requieren un sistema de corrección anticipativo que les informe sobre los problemas potenciales y permita tomar las medidas correctivas antes de que surjan esos problemas.

Sistemas de información correctiva y anticipativa Monitorean los insumos de un proceso para asegurar si son los planeados; si no es así, éstos, o quizás el proceso, se modifican para obtener los resultados deseados.

El estado de pérdidas y ganancias muestra todos los ingresos y gastos de un periodo determinado, así que es un verdadero resumen de los resultados de las operaciones del negocio.

Rendimiento de la inversión Mide el éxito absoluto y relativo de una compañía, o cualquiera de sus unidades, mediante el índice de ganancias respecto de la inversión de capital.

Control burocrático Se caracteriza por un amplio uso de reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y autoridad formal.

Control de clan Se basa en normas, valores compartidos, comportamiento esperado y otras variables culturales.

El control eficiente requiere que los administradores busquen excepciones, en tanto que el control efectivo requiere que presten atención primaria a las cosas que son más importantes

Los controles han de mantenerse funcionales a pesar de un fracaso o de cambios en los planes inesperados, por lo que deben ser flexibles.

Para ser más efectivo, cualquier sistema o técnica de control debe ajustarse a la cultura de la organización.

Los controles deben valer sus costos.

Un sistema de control adecuado revelará dónde ocurren las fallas y quién es su responsable, también garantizará que se tome una acción correctiva.

Técnicas de control y tecnologías de la información

Asignación de presupuestos Formulación de planes en términos numéricos para un periodo futuro determinado.

Asignación de presupuestos base cero Dividir los programas de la empresa en paquetes compuestos de objetivos, actividades y recursos necesarios, y luego calcular los costos de cada uno partiendo de cero.

Gráfica de Gantt Gráfica de barras que muestra las relaciones de tiempo entre los sucesos de un programa de producción.

PERT Sistema de análisis de red de tiempo-suceso en el

que se identifican los diversos sucesos de un programa o proyecto, con un tiempo establecido para cada uno.

Suceso Plan de soporte cuya terminación puede medirse en un momento determinado.

Actividad Elemento que consume tiempo de un programa o el esfuerzo que debe realizarse entre sucesos.

Tiempo de actividad Es el tiempo requerido para completar un suceso representado por los números a lado de las flechas.

Estimado de tiempo optimista Es un estimado del tiempo que se requiere si todo sale excepcionalmente bien.

Estimado de tiempo más probable Estimado con base en el tiempo que el ingeniero del proyecto realmente cree que se requiere para la tarea. Estimado de tiempo pesimista Estimado de tiempo con base en el supuesto de que surgirá algún impedimento lógicamente atribuible a la mala suerte, aparte de un desastre importante.

Ruta crítica La secuencia de sucesos que toma el mayor tiempo y no tiene tiempos muertos o son muy cortos.

La PERT tiene cinco ventajas importantes:

1. Obliga a los administradores a planear, porque es imposible hacer un análisis tiempo-suceso sin ello, y ver cómo encajan las piezas entre ellas.

2. Obliga a la planeación desde abajo porque cada gerente subordinado debe planear el suceso del que es responsable.

3. Concentra la atención en elementos decisivos que pueden necesitar corrección.

4. Permite un tipo de control anticipativo: una demora afectará los sucesos subsiguientes y quizá a todo el proyecto, a menos que el gerente pueda recuperar el tiempo al recortar el asignado a alguna acción futura.

5. El sistema de red, con sus subsistemas, permite a los administradores dirigir reportes y presión para que se tomen medidas al punto y nivel adecuado de la estructura de la organización en el momento oportuno.

Cuadro de mando integral Herramienta administrativa que ayuda a asegurar el alineamiento de los objetivos estratégicos de una compañía con sus actividades operacionales.

Tecnologías de la información

El desarrollo de las tecnologías de la información (TI) facilita mucho el control organizacional a un costo relativamente bajo.

Sistema de información de gestión Sistema formal para recopilar, procesar y difundir información interna y externa a la empresa de manera oportuna, efectiva y eficiente para apoyar a los gerentes en el desempeño de sus tareas.

Tele conmutación Trabajar en una terminal de computadora desde casa en lugar de desplazarse al lugar de trabajo.

Administración de las relaciones con el cliente Significa promover las interacciones entre cliente y compañía al recopilar, analizar y utilizar la información para servirle mejor.

Productividad, administración de operaciones y gestión de la calidad

Problemas de la productividad y su medición

En el siglo xxi, la productividad es sin duda una de las preocupaciones más importantes de los administradores en muchas partes del mundo; hasta en Japón, país admirado por sus mejoras en la productividad, están preocupados por mantenerse competitivos en el mercado mundial.

Productividad El cociente producción-insumos dentro de un periodo, considerando la calidad.

Administración de la producción Se ocupa de las actividades necesarias para fabricar productos.

Administración de operaciones Se ocupa de las actividades necesarias para generar y entregar un servicio o un producto físico.

Insumos

• Planta, máquinas de fábrica, personas, materiales.

Transformación

• Ensamblar bicicletas.

Resultados

• Bicicletas terminadas.

Herramientas y técnicas para mejorar la productividad

Existen muchas herramientas y técnicas disponibles para mejorar las operaciones de manufactura y servicios, entre ellas la planeación y el control de inventarios, el sistema de inventarios justo a tiempo, la contratación externa, la investigación de operaciones, la ingeniería de valor, la simplificación del trabajo, los círculos de calidad, la administración de la calidad total, la manufactura esbelta, el diseño asistido por computadora y la manufactura asistida por computadora.

Contratación externa ( outsour- cing ) Contratación de la producción y las operaciones con proveedores externos que tienen experiencia en áreas específicas.

Investigación de operaciones Aplicación de métodos científicos al estudio de alternativas en una situación problema, con la visión de obtener una base cuantitativa para llegar a la mejor solución.

Ingeniería de valor Proceso mediante el que se analizan las operaciones de un producto o servicio, se estima el valor de cada operación y se intenta mejorarla al tratar de mantener bajos los costos en cada paso o parte.

Simplificación del trabajo Proceso mediante el que los trabaja- dores participan para simplificar su trabajo.

Círculo de calidad Grupo de personas de la misma área de la organización que se reúne con regularidad

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