Administración de los Activos Circulantes

Administración de los Activos Circulantes

Enviado por Ing. Cruz Lezama Osaín

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1. Introducción

2. El dinero

3. Administración de los activos circulantes

4. Costos por administrar inadecuadamente los activos circulantes

5. Administración del efectivo y el flujo de caja

6. Administración de las cuentas por cobrar

7. Administración de los inventarios

8. Conclusiones

9.

INTRODUCCIÓN

El nivel de activos que mantiene una empresa manufacturera depende en parte de la naturaleza de los procesos de producción. A parte de materias primas, las contribuciones mayores al proceso de producción son los gastos de fábrica y la mano de obra.

La generación de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La mayoría de sus actividades van encaminadas a provocar de una manera directa o indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la operación, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso, los pasivos a su vencimiento, y en general, a retribuir a los dueños un rendimiento satisfactorio.

En pocas palabras, un negocio es negocio sólo cuando genera una cantidad relativamente suficiente de dinero. Las empresas necesitan contar con efectivo suficiente para mantener la solvencia, pero no tanto como para que pertenezca "ocioso" en el banco, ganando poco. Una forma atractiva para guardar el efectivo ocioso es la inversión en valores negociables.

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.

En la actualidad para el mundo financiero es muy importante determinar cual es la cantidad más óptima para invertir en un inventario, para el gerente de producción su interés será el que se cubra la materia prima necesaria para la producción en el momento en que esta va a ser procesada, y para los agentes de venta el saber que cuentan con unidades suficientes para cubrir su demanda y cualquier eventualidad que pueda aumentar las utilidades de la empresa, y para esta conocer de que manera puede disminuir sus costos por tener inventarios que cubran todas estas características.

Para decidir si una empresa debe hacer más flexibles sus estándares de crédito, deben compararse las utilidades marginales sobre las ventas con el costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar. Si las utilidades marginales son mayores que los costos marginales, deben hacerse más flexibles los estándares de crédito; de otra manera deben mantenerse inmodificados los que se tienen en esos momentos aplicados dentro de la empresa.

1. EL DINERO

El dinero tiene su origen en el deseo del ser humano de poseer algo que representa riqueza. El dinero que representa esta riqueza no es por si valioso, sino por lo que representa, en este sentido, una persona que tiene Bs. 1.000.000 tiene derecho sobre los bienes y/o servicios que en Venezuela puede adquirir por un valor de Bs. 1.000.000.

El dinero tiene cuatro (4) cualidades importantes, como son:

• Relativamente portátil y duradero.

• Que sea aceptado por lo menos en su área de influencia.

• Que sea relativamente escaso (limites en la cantidad de dinero que circula).

• Muy divisible.

De igual forma el dinero tiene tres (3) funciones básicas, tal como se expone a continuación:

• Es un medio de intercambio.

• Sirve de unidad de contabilidad (puede expresar en términos iguales los valore diferentes de diversos bienes y servicios).

• Es un almacén de valor (permite conservar un poder adquisitivo generalizado para satisfacer necesidades futuras).

El dinero se clasifica de acuerdo a su grado de liquidez, con base en lo siguiente:

• Moneda menuda (efectivo).

• Depósitos bancarios (cuentas corrientes / tarjetas de créditos / cuentas de ahorros).

• Cuentas de ahorros, bonos, acciones, etc.

2. ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS CIRCULANTES

¿Por qué se le dedica tiempo a la administración de los activos circulantes? Normalmente en las empresas comerciales, a menos que están sean de gran magnitud industrial, el activo circulante representa entre el 60% y el 80% del activo total y en consecuencia consumen más del 80% del tiempo de la gerencia de activos. Un gráfico "casi real" es el siguiente:

Por lo tanto requieren atención a diario (ventas a contado, pagos, depósitos, transferencias, pagos de gastos, salarios, ventas a créditos, etc.), pueden ser difícil de automatizar, mecanizar o delegar, aparte de que el nivel de los activos circulantes es volátil (las condiciones de la empresa siempre están cambiando), y ninguna empresa puede prescindir de los activos circulantes.

3. ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS CIRCULANTES

El objetivo de la administración eficaz de los activos circulantes es maximizar la ganancia neta proveniente de esos activos, o sea maximizar la función:

En este sentido existen dos enfoques principales en cuanto a la administración de los activos circulantes:

1. Maximizar la ganancia neta por concepto de cada grupo de activos, lo cual significa lograr el nivel óptimo del activo, tal como se muestra a continuación:

2. Maximizar la Ganancia Neta

3. Minimizar los Costos por Bolívar de Activo

Minimizar los costos (por bolívar de activo) relacionados con el activo circulante, lo cual significa lograr el nivel óptimo de activos circulantes para reducir al mínimo los costos asociados con ellos, tal como se muestra a continuación:

4. COSTOS POR ADMINISTRAR INADECUADAMENTE LOS ACTIVOS CIRCULANTES

La tarea del gerente financiero es encontrar el punto óptimo de activos circulantes, en el cual hay activo suficiente, pero no demasiado.

Se incurren en costos de igual manera si el negocio mantiene insuficiente activo como si mantiene demasiado activo circulante.

5. ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO Y EL FLUJO DE CAJA

La dificultad principal de la administración del efectivo proviene de la falta de coordinación entre las entradas por concepto de ingresos y salidas por concepto de costos.

El administrador financiero debe proyectar sus necesidades y excedentes de efectivo durante el año. por ejemplo, una empresa que tiene muchas ventas en una época del año, debe tener en cuanta que tendrá gastos durante todo el año, en consecuencia el gerente financiero tiene que buscar la forma de tener efectivo durante la época de pocas ventas y de invertir los fondos excedentes en época de muchas ventas.

Lo que busca el administrador financiero y el objetivo del presupuesto de flujo de caja se exponen a continuación:

6. ADMINISTRACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

La administración de las cuentas por cobrar exige la aplicación del principio, como activo circulante que es, "ni poco ni mucho", por lo siguiente:

1. Si la empresa otorga pocas ventas a crédito está perdiendo ventas, y en consecuencia dejando de percibir ingresos potenciales.

o Cuentas incobrables.

o Capital inmovilizado.

o Altos gastos de administración y cobranzas.

2. Por el contrario si la empresa se excede en otorgar créditos, se producirán pérdidas por:

Para encontrar el nivel optimo de ventas a crédito, es decir lo que serán las cuentas por cobrar, el administrador financiero efectúa varios pasos:

1. Evalúa la política de otorgamiento de créditos de la empresa en términos integrales, es decir, considera las condiciones socio-económicas y culturales de la zona, en conjunto con la naturaleza de su producto o servicio. por ejemplo una tienda de ventas de muebles en una comunidad de bajos ingresos, seguramente vende más si vende a crédito. por supuesto el comerciante también considera el ambiente jurídico-legal de la zona, lo cual influye en las posibilidades de cobrar las cuentas abiertas.

2. Evalúa las perspectivas financieras (vendedor recibe promesas, el comprador recibe mercancía).

6.1. Las Cinco (5) "C" del Crédito

Existe un enfoque tradicional, para la administración de las cuentas por cobrar, que es llamado comúnmente las Cinco (5) "C" del Crédito, con base en los siguientes criterios:

1. Carácter (reputación): historial del solicitante para satisfacer sus obligaciones financieras, contractuales y morales (juicios pendientes o resueltos).

2. Capacidad: disposición o dimensión del solicitante para pagar el crédito. El análisis de los estados financieros, índice de solvencia y de endeudamiento son normalmente empleados para determinar la capacidad del solicitante.

3. Capital: solidez o situación financiera del solicitante en función a sus propiedades o capital. la relación deuda/patrimonio y los índices de rentabilidad son usados para verificar este parámetro.

4. Colateral (garantía): cantidad de activos que el solicitante tiene disponible para asegurar el crédito. la revisión del balance general, avalúo de los activos sirve como indicador para evaluar el colateral.

5. Condiciones: situación económica y empresarial actual. Por ejemplo si hay un exceso de inventario, se puede dar crédito.

6.2. Necesidad de

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