Almacenes Laurita

AGRADECIMIENTO

A Carolina Seijas, por la asesoría brindada en la redacción y presentación del trabajo.

A Cecilia Brenneinsen por la asesoría brindada en la metodología del MOF y del organigrama.

A Walter Vizarreta por su asesoría brindada en la estructuración del trabajo y por confianza depositada en el desarrollo de este.

Resumen Ejecutivo

En el presente documento se examina a la empresa de ventas mayorista y minorista “Almacenes Laurita SAC”, con el fin de identificar la problemática en su servicio. Luego de haber realizado un proceso de investigación, mediante visitas al centro de labores, apreciando el desempeño de las funciones del personal y entrevistas a sus trabajadores, se ha llegado a la conclusión que la empresa necesita una reestructuración organizacional, que le permita optimizar sus tiempos para obtener un mejor rendimiento.

Para la identificación de problemas se ha elaborado el respectivo Arbol de Problemas, logrando identificar que el principal inconveniente es que el personal cumple múltiples funciones no definidas.

Así mismo se ha usado las matrices de evaluación de factores internos y externos (EFI/ EFE), las cuales confirman que los problemas de la empresa tienen su raíz dentro de la misma organización.

Para la elaboración del “Manual de Organización y Funciones” (MOF) se ha procedido a utilizar la metodología de diseño organizacional de Laura Huamán Pulgar-Vidal & Franklin Ríos Ramos en su libro Metodologías para implantar la estrategia: Diseño organizacional de la empresa.

INDICE

RESUMEN EJECUTIVO…………………………………………………….. 2

INTRODUCCIÓN……………………………………………………………... 6

1. DATOS DE LA CONSUTORA………………………………………. 7

1.1 Antecedentes de la consultora……………………………... 7

1.2 Misión…………………………………………………………... 7

1.3 Visión…………………………………………………………… 8

1.4 Objetivos Generales…………………………………………. 8

1.5 Valores………………………………………………………… 8

2. ANALISIS DE LA SITUACIÓN………………………………………. 9

2.1 Datos de la empresa………………………………………… 9

2.2 Misión y Visión............................................................. ……. 9

2.2.1 Misión………………………………………………….. 9

2.2.2 Visión ………………………………………………….. 10

2.3 Definición del negocio………………………………………. 10

2.3.1 Servicio………………………………………………... 10

2.3.2 Grupo de compradores……………………………... 11

2.3.3 Competencia………………………………………….. 11

2.4 Situación del rubro…………………………………………… 11

2.5 Estructura organizacional actual……………………………. 13

2.6 Análisis de las Matrices de Evaluación de Factores

Internos y Externos…………………………………………... 14

2.6.1 Matriz de evaluación de los factores internos….... 14

2.6.2 Matriz de evaluación de los factores externos…... 15

2.7 Situación actual de la empresa…………………………..... 17

2.8 Análisis de temas clave……………………………………………… 17

2.8.1 Planteamiento de problemas……………………………….. 17

2.8.2 Propuesta de solución………………………………………. 19

2.8.3 Alcance de propuestas……………………………………… 19

3. PROPUESTA…………………………………………………………. 20

3.1 Objetivo……………………………………………………………….. 20

3.2 Metas………………………………………………………………….. 20

3.3 Metodologías para el diseño de la estructura organizacional…. 20

3.4 La organización………………………………………………………. 21

3.4.1 La macroestructura…………………………………………… 21

3.4.2 La microestructura……………………………………………. 29

4. Formulación de indicadores………………………………………... 51

5. Charla de inducción………………………………………………..... 52

6. Justificación………………………………………………………….. 52

7. Presupuesto………………………………………………………….. 54

8. Honorario de consultoría…………………………………………… 55

CONCLUSIONES……………………………………………………………. 56

RECOMENDACIONES……………………………………………………… 57

BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………. 58

ANEXOS

ANEXO Nº 1. Ventas mensuales 2011-2012 (detallado)………….. 60

ANEXO Nº 2. Árbol de problemas……………………………………. 62

ANEXO Nº 3. Entrevistas al personal………………………………... 63

ANEXO Nº 4. Estructuración de las actividades por nivel de sensibilidad de la empresa – macro estructura…….. 73

ANEXO Nº 5. Análisis de sensibilidad por grupo a – área operaciones…………………………………………….. 74

ANEXO Nº 6. Medición de la carga de trabajo – jefe de operaciones…………………………………………….. 75

ANEXO Nº 7. Medición de la carga de trabajo – auxiliar de almacén…………………………………………………. 76

ANEXO Nº 8. Medición de la carga de trabajo – asistente de compras…………………………………………………. 77

ANEXO Nº 9. Medición de la carga de trabajo – distribuidor…....... 78

ANEXO Nº10. Análisis de sensibilidad por grupo a – área comercial……………………………………………….. 79

ANEXO Nº11. Medición de la carga de trabajo – jefe comercial….. 80

ANEXO Nº12. Medición de la carga de trabajo – vendedor……….. 81

ANEXO Nº13. Análisis de sensibilidad por grupo a – área de……… 82 administración

ANEXO Nº14. Medición de la carga de trabajo – administrador…... 83

ANEXO Nº15. Medición de la carga de trabajo – cajero…………… 84

ANEXO Nº16. Medición de la carga de trabajo – encargado de créditos y cobranzas………………………………..... 85

ANEXO Nº17. Análisis de sensibilidad por grupo a – gerencia general…………………………………………………. 86

ANEXO Nº18. Medición de la carga de trabajo – gerencia general…………………………………………………. 87

ANEXO Nº19. Perdida por visitas al almacén……………………….. 88

ANEXO Nº20 Formulación de indicadores………………………….. 89

Introducción

Almacenes Laurita SAC es una empresa Mayorista y Minorista de Abarrotes, consolidada en el mercado. Durante sus 19 años la empresa ha logrado hacerse un espacio entre la competencia basado en la experiencia.

En la actualidad cuenta con importantes clientes, pero a pesar de tener un incremento en sus ventas todos los años (un promedio de 4% anual) tiene algunas quejas de sus clientes y ha perdido ya algunos de los mismos.

La Gerencia General decide implementar medidas correctivas, para evitar perder participación en el mercado y acepta que nuestra consultora ingrese a sus instalaciones, dando todas las facilidades para que hagamos un análisis de su empresa.

Tras una serie de entrevistas a todas las áreas de la empresa (Que se podrán encontrar en anexos del trabajo) se elabora un árbol de problemas para así identificar el problema central; en este caso se llega a la conclusión que el personal de la empresa cumple múltiple funciones; Es decir, a pesar de tener una idea de sus funciones específicas, existe desorden al momento de realizarlas, creando ineficiencia en la atención al cliente.

Por otra parte se analizó el organigrama pudiendo determinar que no era adecuado para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

A partir de este análisis previo, se plantea a la Gerencia la elaboración de un “Manual de Organización y Funciones”, en el cual se detallará la dirección estratégica de la empresa (visión, misión y valores), organización general (descripción de la estructura organizacional de la empresa y el organigrama general y de cada unidad organizativa), la relación y descripción de puestos.

I. Datos de la Consultora

1.1. Antecedentes de la Consultora

CONSULTORES ASOCIADOS S.A.C. es una empresa que nace como una nueva alternativa en consultoría; especialmente en el rubro de la actividad empresarial.

Es una empresa 100% peruana, conformada por 4 profesionales en Turismo; con 5 años de experiencia cada uno en el sector.

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