Auditoria Funcional Aplicado Al BSC

LA AUDITORIA FUNCIONAL BASADA EN LA MEDICIÓN DE LA GESTIÓN ORGANIZACIONAL A TRAVES DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL.

Francisco Vinicio Salas Jiménez 1

Francisco V. Salas J.1, Egresado de la Maestría de Auditoria y Finanzas, Universidad Tecnológica Equinoccial

Resumen— En los últimos años el sector de la construcción ha experimentado un crecimiento notable, motivado por el impulso por parte del Gobierno, confianza de los inversionistas y las facilidades crediticias actuales, ocasionando el incremento de la oferta de viviendas en el país; es por esta razón que las empresas constructoras deben contar con herramientas administrativas sólidas que les permita competir en el mercado, adoptando modelos administrativos financieros que sirvan para medir la gestión y el cumplimiento efectivo de sus objetivos a través del manejo de procedimientos asociados con el control interno, bajo estos antecedentes, en el presente artículo se analiza la necesidad de implementar metodologías basadas en una Auditoria Funcional, para luego diseñar sistemas de monitoreo y control adaptadas al Cuadro de Mando Integral, se examinará mediante un ejercicio práctico aplicado a una empresa del sector, quienes construyen y comercializan viviendas en la ciudad de Quito y sus alrededores.

Palabras clave— Auditoria Funcional, Cuadro de Mando Integral o Balance Score Card (BSC), Control Interno, eficiencia, eficacia, procesos, procedimientos, indicadores de gestión, NIA (Normas Internacionales de Auditoria), International Accounting Standards Board (IASB), Sistema de Incentivos para la Vivienda (SIV), benchmarking, pruebas sustantivas, Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda (MIDUVI), Banco Ecuatoriano de Vivienda (BEV)

I. INTRODUCCIÓN

La competitividad en el entorno empresarial es parte de la naturaleza de cada organización y como ventaja competitiva que deben poseer, está la habilidad con la que la Alta Gerencia administra sus recursos, implementando para aquello sistemas de control que ayuden a proporcionar una seguridad razonable para el logro de sus objetivos institucionales, es importante para lo cual implementar y fortalecer en la Organización diferentes componentes de control interno (Ambiente de control, establecimiento de objetivos, identificación de riesgos, evaluación del riesgo, respuesta a los riesgos, actividades de control gerencial, sistemas de información contable y monitoreo de actividades), que permitan visualizar los diferentes procesos y funciones del personal, por lo que, actualmente, se está dando mayor énfasis en la correcta utilización de herramientas modernas de gestión tal como el Cuadro de Mando Integral que direcciona a las empresas a gestionar de la mejor manera cada área de la organización bajo cuatro perspectivas (Financiera, Clientes, Procesos Internos, Crecimiento-Desarrollo), es por esta razón que el presente artículo se centra en el análisis y estudio de la Auditoria Funcional; aplicada a una empresa ecuatoriana dedicada a la construcción de unidades habitacionales en la ciudad de Quito, con la finalidad de proponer que en base a las conclusiones y recomendaciones emitidas en el informe de Auditoria, la Organización mejore su operatividad, formulando para aquello la utilización del Cuadro de Mando Integral que ayudará a monitorear la gestión organizacional en cada una de las obras. Para la elaboración del presente artículo se realizó un estudio profesional el mismo que empezó con un análisis de la situación actual, la realización de la Auditoria funcional y el diseño de herramientas de monitoreo y control, considerando los principales hallazgos detectados; para el proceso de investigación se utilizó un diseño pre experimental, el cual permitió obtener una solución, además el trabajo se realizó bajo un estudio descriptivo ya que se trata de un número de casos en un momento dado y permite obtener estadísticas deducidas de casos especiales, se utilizó el método investigativo dialéctico de acuerdo a lo mencionado por Gutiérrez, (1992a,2001b) el que considera a las cosas y a las ideas en su encadenamiento, además de ser un método de observación científica utilizado a lo largo del proceso investigativo.

II. DESARROLLO DEL ARTÍCULO

Se debe considerar a las herramientas de gestión como parte fundamental de toda organización sean estas con o sin fines de lucro. La eficiente gestión es el medio más importante por el cual la empresa emprenderá su camino para lograr los objetivos deseados, representando un factor prioritario en todo sistema institucional.

Las empresas por lo general disponen de diferentes departamentos de gestión y control basados en una visión tradicional que se apoya fundamentalmente en el monitoreo del cumplimiento de reglamentos de cada área; ejemplo de aquello son los departamentos de Auditoría Interna que en la mayor parte de empresas son los encargados directos del control interno así como también del control de la gestión organizacional, en otras entidades en cambio se designa al Departamento Financiero las actividades antes señaladas; es así como efectivamente en las sociedades sería de gran eficiencia y eficacia que se cuente con un estudio de la medición de la gestión organizacional, utilizando para aquello la aplicación de una Auditoria Funcional, que permita obtener los principales hallazgos debidamente evidenciados a través de papeles de trabajo, que ayuden a emitir conclusiones y recomendaciones de la situación administrativa funcional de la empresa, detallados en un documento denominado informe final de Auditoria.

Se destaca además que las herramientas de gestión tienen por objetivo planificar, coordinar, ejecutar y realizar el correspondiente control de las políticas y procedimientos para el ingreso, promoción y permanencia de las relaciones laborales entre todos los recursos con los que cuenta una organización, conformando de esta manera un orden y una coherencia con relación e interacción mutua para lograr un mejor ambiente en el cual se puedan desarrollar todos los medios para poder alcanzar la metas propuestas por la misma.

El análisis de gestión administrativa proporciona en forma constante y no circunstancial, el análisis de situaciones que puedan presentar deficiencias en la organización, mediante una amplia vigilancia uniforme de criterios que no permitan superposiciones entre las funciones que se deben cumplir en las diferentes organizaciones.

Objetivos de la auditoría funcional.

De acuerdo a (Thierauf, 1990), los objetivos prioritarios para instrumentar la auditoría funcional de manera consistente son los siguientes:

1. De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.

2. De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.

3. De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.

4. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.

5. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.

6. De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.

7. De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

8. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

Tal como manifiesta el autor, se puede apreciar que la base fundamental de toda Auditoria Funcional es la necesidad de poder contar con un sustento técnico mediante el cual se pueda observar la situación actual de la empresa en cuanto a control interno, funciones y procedimientos del talento humano, procesos organizacionales, planificaciones establecidas, entre otras, con la finalidad de lograr mantener una retroalimentacion del sistema administrativo basado en las recomendaciones emitidas en el informe final de auditoria y poder conservar la tendencia de mejoramiento continuo que debe poseer cada organización en la lucha constante de lograr el cumplimiento de los objetivos planteados.

Metodología de la Auditoria

“La metodología de la Auditoria Funcional tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados. También cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento”. (FRANKLIN, 2002, p. 75).

Se puede deducir entonces que la Auditoria se convierte en un proceso sistemático, independiente y documentado que permite obtener evidencias, con el fin de evaluarlas

...