CEVAZ inventario de mercancía

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EL PROBLEMA

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Hoy en día se observa que el optimo funcionamiento de una empresa cualquiera sea su ramo, radica en el uso correcto de sus herramientas administrativas y contables, coordinando sus actividades y sus  funciones para hacer frente a las necesidades de sus clientes. Una  de  las  herramientas mas utilizadas es el control interno de inventario, el cual está dirigido a controlar el movimiento de la mercancía en los almacenes de las empresas para asegurar  un máximo  aprovec hamiento y disminuir las pérdidas económicas en estos productos.

Si bien es cierto existen factores que deben estar bien implementados,

ya que de lo contrario pueden afectar el control interno del inventario físico, entre los cuales se mencionan: instrucciones adecuadas, personal competente, almacenaje ordenado y control de áreas relacionadas con el inventario. Los inventarios representan uno de los rubros mas difíciles de controlar tanto en la teoría como en la práctica.

En este sentido, Catacora (1.998), establece que los inventarios representan una de las herramientas fundamentales en toda organización,   ya que éstos forman parte del activo circulante que son generadores de ingresos para varios tipos de empresas, entre las cuales se encuentran las

que tienen una actividad de transformación y las que se dedican a la compra y venta o comercialización.

Los inventarios para aquellas empresas comercializadoras son aquellos artículos que se encuentran disponibles para la venta, y en el caso de las manufactureras, serian los productos terminados, en proceso, materias  primas y suministros que se vayan a incorporar a la producción.

Cualquier empresa independientemente del tamaño de su estructura, maneja un inventario, algunos serán la fuente generadora de ingresos operacionales y en otros, por ser necesarios para la  prestación  de  un  servicio.

De este modo, al practicar una auditoria contable arrojará resultados  que alertan sobre la necesidad de implementar  sistemas de control interno  en las áreas involucradas, ya que por medio de éstos se logra un registro adecuado de las transacciones contables y financieras. De igual forma se logran proteger los recursos de la empresa, buscando una adecuada administración  ante  riesgos  potenciales  y   reales que los puedan afectar, de esta manera alcanzar la eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones de la organización, y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades establecidas.

En este sentido Holmes (1999, Pág. 3) asegur a que el control interno esta comprendido pro el plan de la organización y todos los métodos y medidas coordinadas, adoptadas dentro de una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la exactitud y veracidad de los datos contables,

promover la eficiencia operante y estimular la adhesión a los métodos prescritos por la gerencia.

Por ello se hace necesario tomar en consideración que  el  Control  Interno, es la base sobre la cual descansa la confiabilidad  de  las  operaciones y políticas establecidas por la organización, el  grado  de  fortaleza del control interno determinará,  si existe una seguridad razonable  de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables o no.

Por consiguiente una evaluación periódica del control interno de mercancía, permitirá a los administradores supervisar los niveles del inventario y establecer cuáles son los niveles que deben mantenerse, cuándo hay que reabastecer el inventario y de qué magnitud deben ser los pedidos; de esta manera podrá satisfacer la demanda de sus clientes y verificar que el sistema este funcionado de acuerdo con lo previsto, evitando pérdidas considerables e innecesarias en las ventas por deterioro u obsolescencia, o por exceso de material almacenado, el cual origina una interrupción en las actividades de la empresa, lo cual con llevaría a reducción en los costos.

Sobre la base de las ideas expuestas un adecuado control interno del inventario debe estar presente en todo tipo de organización, tanto pública como privada, tal es el caso del sector privado, se encuentra el Centro Venezolano Americano del Zulia “CEVAZ”, siendo la misma una institución  sin fines de lucro cuya misión es “Estrechar los lazos de amistad y comprensión entre los pueblos de Venezuela y los Estados Unidos de

América, a través de actividades y servicios  que identifican a ambas  culturas y que trascienden las expectativas de la comunidad y su recurso humano”.

Uno de los servicios principales que presta este centro binacional, es la enseñanza de  los idiomas  español  e  ingles,  razón  por la cual cuenta con un inventario de textos y cassettes, necesarios para la prestación de dicho servicio.

Por tal motivo el Director de Administración del CEVAZ, plantea que actualmente la Institución trabaja con un sistema de inventario que presenta debilidades, como la dificultad de conocer la existencia mínima en el  momento oportuno para el debido reabastecimiento, y la cantidad de reposición en un tiempo determinado.

Por otra parte CEVAZ, cuenta con una sucursal en la ciudad de  Cabimas la cual se administra bajo las normas y procedimientos utilizados en Maracaibo, pero uno de los inconvenientes que presenta esta sucursal, es que no esta conectada a la red principal, lo que origina inconvenientes al momento de controlar su inventario, esto ocasiona que la administración general elabore ajustes mensuales.

Atendiendo a estas consideraciones, es de vital importancia mantener cantidades adecuadas de mercancía para garantizar que el inventario no produzca pérdidas económicas, ni males tar al usuario.

En este sentido, el sistema de control interno debe expresarse a través de las políticas aprobadas por la junta directiva de la institución, permitiendo de esta forma eliminar aquellos factores que pudieran estar ocasionando

distorsiones y pérdidas de mercancía en el almacén,  esto  conllevaría  a que la institución sea más competitiva.

De este modo se desprende la necesidad de evaluar el control interno del inventario de esta institución, lo cual permitirá detectar las causas que están ocas ionando el desequilibrio en la integridad económica de la misma.

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