CONTABILIDAD

SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE (SIC)

Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios.

La Contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa, almacena y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en la empresa.

El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los objetivos.

El SIC no sólo ha de ser un sistema que suministre información, que permita a la dirección de la empresa ejercer un mero control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones.

Es conveniente crear un sistema de información contable mas detallado y preciso que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organización y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento oportuno.

Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a las transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta tres aspectos: los intangibles, la tecnología y el riesgo.

Los usuarios exigen calidad y confianza en la información que le es suministrada de acuerdo con los comportamientos sociales e individuales.

Como menciona John Kotter, las empresas están adoptando "un nuevo modelo de negocios que anime y recompense la creatividad, el servicio de alta calidad y el trabajo que añade valor y coloque el conocimiento en el centro de planificación estratégica" 2.

La contabilidad debe plantear un sistema de información basado en principios que generen mayor utilidad, ya que esta es una forma para que los entes creen valor.

CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.

PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

• Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)

• Preparar una lista de chequeo.

• Elaborar informes.

• Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento

• Diseñar formularios para todas las operaciones.

• Diseñar reportes

• Preparar los libros. Balance inicial

Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.

Informes: expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por:

• El Balance General

• Estado de G y P

También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:

• Estado de Costo Estimado

• Estadisticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.

Cualidades.

• Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.

• Contiene los parámetros de una buena comunicación: claridad, coherencia, estratificación, etc.

Instalación y configuración de sistema contable

Corresponden a la configuración de las cuentas contables requeridas en las distintas materias o procesos del sistema.

El dejar establecidas las mismas para cada cuestión, hace que las cuentas actúan por defecto o preestablecidas, de acuerdo a la operación o tarea.

Por ejemplo:

o La cuenta contable solicitada para deudores es la que luego se sugiere al ingresar un nuevo registro de clientes;

o La cuenta contable requerida para IVA Ventas, es la que se utilizará automáticamente para constituir el asiento contable cada vez que se realiza una operación por medio de la facturación.

Las configuraciones están concentradas por circuito, y cada circuito es una solapa diferente en la pantalla de operaciones.

Cada ítem o materia expuesto, requiere de su correspondiente "cuenta contable" para imputarse.

Si por el desenvolvimiento de su empresa, no requiere de alguno de estos, vincule este parámetro con una cuenta contable general.

Luego de la elección de las cuentas debe guardar los cambios haciendo clic en el botón Grabar.

Para desechar los cambios, hacer un clic en el botón Cancelar.

El Catálogo de Cuentas

Elaboración del Catalogo de Cuentas

 Se estructuran las cuentas en dependencia de su contenido y los requerimientos

financieros del proyecto.

 No resulta sólo una simple enumeración de las cuentas de la contabilidad, sino que el

plan debe agruparlas de acuerdo a criterios determinados e interrelacionarlas sobre la

base de la partida doble, constituyendo la base de la organización.

 Se diseña teniendo en cuenta a qué grupo pertenecen las cuentas y qué naturaleza

tienen (deudoras o acreedoras).

 Por lo tanto el Clasificador o Catálogo de Cuentas es la base del Sistema de

Contabilidad y refleja la estructura de sus proyectos.

 En la Contabilidad por Fondos el Clasificador de Cuentas refleja además de las

cuentas existentes, cuál es la interdependencia entre ellas.

 Se confeccionará según las características específicas de la organización, el grupo o

proyecto, por lo cual es un instrumento flexible y variable.

 Su codificación está formada por una serie de caracteres que deben ser ordenados,

de tal forma, que faciliten el uso y aplicación de las cuentas y permitan:

 La construcción sistemática y explicativa del vínculo de cuentas.

 Flexibilidad para adicionar o suprimir cuentas sin alterar el sistema.

 Una explicación del carácter de la cuenta por el simple conocimiento de su

nominación y estructura.

Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable formar una lista de las cuentas que deberán utilizarse, evitando así errores de aplicación, y asignar a cada cuenta una cifra que la identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el mayor general o de las subcuentas que forman los mayores auxiliares.

Hay diversas maneras de organizar este sistema de identificación y, salvo casos especiales, quizá lo m práctico sea optar por una clasificación decimal que permita agregar o suprimir partidas según sea necesario.

En el caso de la contabilidad general, que al fin y al cabo, controla toda la actividad de la empresa, conviene comenzar por dar un número índice a cada grupo general, tanto del balance como del estado de pérdidas y ganancias, de la siguiente forma:

Balance:

1.1. Activo

2.2. Pasivo

3. 3. Capital

Estado de Pérdidas y Ganancias:

4. 4. Productos

5.5. Costos

6. 6. Gastos de operación

7. 7. Otros gastos y productos

9. 9. Cuentas de Orden

0. 0. Cuentas "puente".

Estas cifras indican, cada una de ellas, un grupo general distinto y permanecerán invariables, de manera que todas las cuentas de activo comenzarán con el número 1, las del pasivo con el 2, y así sucesivamente.

Vienen después las subclasificaciones, que pueden extenderse en forma prácticamente ilimitada. Por ejemplo, en el activo se tendría:

1.1. Activo

1.0 1.0 Circulante

11 1.1 Fijo

1.2 1.2 Diferido

Y a su vez, el grupo de circulante podría subdividirse como sigue:

1. Activo

10. Circulante

100 Caja y Bancos

101 Cuentas por cobrar

102 Inventarios

En esta forma podría establecerse un catálogo a base de tres cifras, en el que la cuenta de Caja y Bancos seria la 100; la de Clientes, la 101, la de inventarios la 102, etc., de tal manera que si después se quisiera agregar una nueva cuenta, por ejemplo, Mercancías en Tránsito, recibirla el número 103, y así sucesivamente hasta llegar, en el activo circulante a la cuenta 109, o más si se requieren más cuentas.

Como, dentro de la clasificación decimal, cada grupo tendré una subclasificación máxima de diez renglones (del O al 9), si fuera necesario abrir más de diez cuentas en un grupo, es decir, más de diez cuentas en el circulante —siguiendo el mismo ejemplo- se deberá ampliar la clasificación haciendo que el número hasta aquí destinado a una cuenta, se refiera a un nuevo grupo, el cual, a su vez, tendría diez clasificaciones más, en la siguiente forma:

1. Activo

10. Circulante

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