CONTABILIDAD

SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE (SIC)

Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios.

La Contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa, almacena y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en la empresa.

El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los objetivos.

El SIC no sólo ha de ser un sistema que suministre información, que permita a la dirección de la empresa ejercer un mero control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones.

Es conveniente crear un sistema de información contable mas detallado y preciso que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organización y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento oportuno.

Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a las transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta tres aspectos: los intangibles, la tecnología y el riesgo.

Los usuarios exigen calidad y confianza en la información que le es suministrada de acuerdo con los comportamientos sociales e individuales.

Como menciona John Kotter, las empresas están adoptando "un nuevo modelo de negocios que anime y recompense la creatividad, el servicio de alta calidad y el trabajo que añade valor y coloque el conocimiento en el centro de planificación estratégica" 2.

La contabilidad debe plantear un sistema de información basado en principios que generen mayor utilidad, ya que esta es una forma para que los entes creen valor.

CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.

PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

• Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)

• Preparar una lista de chequeo.

• Elaborar informes.

• Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento

• Diseñar formularios para todas las operaciones.

• Diseñar reportes

• Preparar los libros. Balance inicial

Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.

Informes: expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por:

• El Balance General

• Estado de G y P

También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:

• Estado de Costo Estimado

• Estadisticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.

Cualidades.

• Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.

• Contiene los parámetros de una buena comunicación: claridad, coherencia, estratificación, etc.

Instalación y configuración de sistema contable

Corresponden a la configuración de las cuentas contables requeridas en las distintas materias o procesos del sistema.

El dejar establecidas las mismas para cada cuestión, hace que las cuentas actúan por defecto o preestablecidas, de acuerdo a la operación o tarea.

Por ejemplo:

o La cuenta contable solicitada para deudores es la que luego se sugiere al ingresar un nuevo registro de clientes;

o La cuenta contable requerida para IVA Ventas, es la que se utilizará automáticamente para constituir el asiento contable cada vez que se realiza una operación por medio de la facturación.

Las configuraciones están concentradas por circuito, y cada circuito es una solapa diferente en la pantalla de operaciones.

Cada ítem o materia expuesto, requiere de su correspondiente "cuenta contable" para imputarse.

Si por el desenvolvimiento de su empresa, no requiere de alguno de estos, vincule este parámetro con una cuenta contable general.

Luego de la elección de las cuentas debe guardar los cambios haciendo clic en el botón Grabar.

Para desechar los cambios, hacer un clic en el botón Cancelar.

El Catálogo de Cuentas

Elaboración del Catalogo de Cuentas

 Se estructuran las cuentas en dependencia de su contenido y los requerimientos

financieros del proyecto.

 No resulta sólo una simple enumeración de las cuentas de la contabilidad, sino que el

plan debe agruparlas de acuerdo a criterios

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