CONTABILIDAD

 Verificar la cantidad y calidad del material.

 Verificar y aprobar las facturas de los proveedores.

 Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su registro.

 Si se presentan irregularidades, no recibir el material.

 Si el material cumple con las especificaciones, preparar el formulario Informe de Recepción.

 El formulario usado para el control de la recepción de los materiales es el Informe de Recepción.

Almacén

En algunas empresas pequeñas el almacén puede ser un anexo del departamento de recepción y la persona encargada, tanto de la recepción como almacenamiento de las materias primas, puede ser la misma. El encargado del departamento de almacén es responsable del adecuado almacenamiento, protección y salida de los materiales bajo su custodia, por lo cual debe cumplir con las siguientes actividades:

 Recibir el material junto con el Informe de Recepción y la Orden de Compra.

 Verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo lugar.

 Preparar las Tarjetas de Control de Materiales (kardex).

 Recibir el formulario Solicitud o Requisición de Materiales elaborado por el departamento que requiere de los materiales, lo completa en los ítems de costo unitario y costo total.

 Enviar a producción los materiales solicitados junto con el original del formulario de solicitud.

 Registrar las entradas y salidas de los materiales en el kardex de acuerdo al método de valuación.

 Preparar las Requisiciones de Compras de acuerdo al stock de máximos y mínimos de materiales establecidos o cualquier otro método de reposición del inventario.

 Si el material almacenado no cumple con las especificaciones o presenta defectos, emitir la correspondiente Orden de Devolución de Compras.

 Preparar Resumen de Requisición de Materiales para el departamento de costos.

En aquellos casos en que los materiales son recibidos y llevados al almacén y transcurrido cierto tiempo se encuentra con defectos, debe ser igualmente devueltos al proveedor; en estas circunstancias se elabora la Orden de Devolución de Compras.

Los formularios que intervienen en el procedimiento de entradas de materiales y salidas al almacén son: el Informe de Recepción y la Requisición de materiales respectivamente, los cuales se describirán posteriormente.

Contabilidad

Como medio de control de los materiales, también se debe considerar lo referente a la contabilización de las transacciones relacionadas con la misma. Cuando la contabilidad de costos se encuentra integrada a la contabilidad general, el departamento de contabilidad tiene las siguientes funciones:

 Recibir la factura del proveedor.

 Chequear con la orden de compra.

 Recibir información del almacenista sobre los materiales recibidos.

 Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales.

 Recibir copia de la requisición de materiales

 Realizar el asiento contable relacionado con el uso del material en los procesos de fabricación.

 Afectar la orden de producción o los procesos productivos.

2.2.- CONTROL ADMINISTRATIVO DE LAS ACTIVIDADES RUTINARIAS

El ciclo funcional del control de los materiales varía de una empresa a otra de acuerdo a su estructura organizativa o a las necesidades de control de las mismas. Sin embargo, en la mayoría de las empresas se asignan responsabilidades, se establecen procedimientos y se crean soportes documentales para el control por la compra, recepción y almacenamiento; así como también por el uso y consumo de los materiales. Dichas actividades se repiten rutinariamente en las organizaciones por lo que a continuación se describe el control administrativo que en líneas generales debería presentarse en las mismas.

Compra, recepción y almacenamiento:

El control de la compra de materiales se puede exponer de la siguiente manera: Una vez que se ha programado la producción, se determinan los requerimientos de materiales para cumplir con la misma. Se comparan las cantidades necesarias con las existencias de almacén permitiendo de esta manera establecer las compras de materiales que deben realizarse. Esta planificación permite un mayor control de los materiales al autorizar al almacén a efectuar la solicitud de compras de los materiales que se requieren para asegurar la continuidad en el proceso productivo programado.

La solicitud de compras es emitida por el encargado de Almacén de Materiales. La solicitud emitida es recibida por el departamento de compras, quien se encarga de solicitar cotizaciones, en aquellos casos que sea necesario; una vez recibidas las cotizaciones se selecciona la mas conveniente para la empresa, de acuerdo al proveedor elegido se emite la orden de compra para autorizar al proveedor la entrega de dichos materiales.

El proveedor procede a enviar los materiales junto con una nota de entrega y/o factura, los materiales son recibidos por el área de recepción, el cual elabora el informe de recepción y envía los materiales al área de almacén. El almacenista chequea los materiales recibidos, procede a colocarlo en sitios adecuados y le da entrada en el kardex de cada material.

Por otra parte contabilidad procede a registrar el asiento contable de la operación de compra, afectando la cuenta o cuentas mayores involucradas y las cuentas auxiliares respectivas. En la figura 2.1. se presenta en forma resumida el control de la compra de los materiales

Uso o consumo de materiales:

El control del uso o consumo de los materiales se inicia cuando los departamentos productivos y/o de servicios solicitan materiales al almacén, utilizando para ello el formato denominado Requisición de Materiales, el jefe de almacén procede a chequear las existencias e identifica los materiales solicitados y procede a entregarlos.

Por otra parte el almacenista recibe las diferentes

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