CONTROL Y CONTABILIZACION DE LOS MATERIALES
kanparr31 de Agosto de 2013
15.562 Palabras (63 Páginas)384 Visitas
CONTROL Y CONTABILIZACION DE LOS MATERIALES
A) Solicitud de Compra
El almacenista formula la Solicitud de Compra al departamento respectivo, con la autorización del Superintendente, indicando con la mayor precisión posible los materiales que se necesitan en cantidad, calidad, y plazo de recepción.
La aprobación del Superintendente es importante, ya que dicha persona es quien controla la producción, y así, el almacenista, cuando vea que su existencia ha llegado al mínimo o le falta poco para ello, procurará recabar la aprobación para que surta con toda oportunidad la mercancía, porque de lo contrario podrá sobrevenir la paralización de la producción.
La solicitud de Compra deberá hacerse cuando menos en tres tantos:
a) El original para el Departamento de Compras.
b) El duplicado para el Departamento de Contabilidad.
c) El triplicado para el propio Almacenista.
| | | | | |
|SOLICITUD DE COMPRA |No. ______ |
|México, D.F. a ___ de ________ de 20____. | |
|Al Departamento de Compras. | | | |
|Rogamos servir comprar lo siguiente: | | | |
|ESPECIFICACIÓN DEL ARTÍCULO |UNIDAD |CANTIDAD |FECHA DE ENTREGA |OBSERVACIONES |
| | | | | |
| | | | | |
|Formuló |Vo.Bo. |Enterado |
|__________________________ |_________________________ |_______________________ |
|Almacenista |Superintendente |Depto. De Compras |
| | | | | |
| | | | |Lámina IV-1 |
| | | | | |
B) Solicitud de Pedido
Al recibir el Departamento de Compras la Solicitud, procederá desde luego a formular el Pedido correspondiente, prestando mayor atención a las solicitudes que vengan con carácter de urgente.
El Pedido se hará al Proveedor que mejores precios y condiciones otorgue, considerando el factor puntualidad.
Pedido puede formularse en los siguientes tantos:
a) Original al Proveedor.
b) Duplicado al Almacenista.
c) Triplicado para Contabilidad.
d) Cuadruplicado para el propio Departamento de Compras.
e) Quintuplicado al Departamento de Control de Calidad.
No terminará la función del Departamento de Compras hasta que el pedido haya sido surtido; esto quiere decir que después de formulado y remitido, deberá insistir el jefe del Departamento de Compras hasta que el Proveedor haya surtido.
| | | | | | |
|Compañía "X", S. A. de C.V. |No. ______ |
|PEDIDO | |
|PROVEEDOR | | |FECHA | | |
|DOMICILIO | | |NO. NOTA DE ENTRADA | | |
|POBLACIÓN | | |SOLICITUD DE COMPRA | | |
| | | | | | |
|ARTÍCULO |UNIDAD |CANTIDAD |PRECIO UNITARIO |VALOR TOTAL |OBSERVACIONES |
| | | | | | |
| | | | | | |
|Condiciones: C.O.D., CONTRADOCUMENTOS, CRÉDITO ABIERTO. | | |
|Nota: | | | | | |
|1. Indicamos que en caso de no surtir nuestra solicitud en el plazo estipulado, sírvase comunicarlo al teléfono: _________________ |
|2. Suplicamos que al entregar la mercancía a nuestro almacén, acompañen cuanto menos original y ______ copias de su remisión con precios |
|y valores. |
|3. El pago de este pedido se hará contra la factura original de su remisión (es) debiéndose presentar dicho documento a revisión los días|
|____________ de cada semana, de las ________ hrs., a las ________ hrs., suplicamos anexar a la factura la remisión firmada, recibida por |
|el almacenista, además el pedido correspondiente. |
| | | | | | |
|PROVEEDOR |DEPARTAMENTO DE COMPRAS |
|________________________________ |___________________________________ |
|Recibí (Nombre y Fecha) |Gerente |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
C) Solicitud de Recepción
Esta función corresponde al Almacenista, quien deberá cerciorarse de que los materiales que recibe el Proveedor estén de acuerdo con lo solicitado, según el procedimiento siguiente:
a) Confrontando las notas de remisión del Proveedor con la copia del Pedido y la Solicitud de Compra, a efecto de percatarse de que la remesa se ajusta a lo solicitado.
b) Deberá revisar físicamente que los materiales que se reciben corresponden a lo especificado en el Pedido, en cuanto a la calidad (no siempre) y cantidad.
c) De encontrarse a satisfacción la remesa del Proveedor, el Almacenista pondrá un sello con los siguientes datos:
- Fecha de recepción.
- Fecha de entrada.
- Calidad.
- Observaciones.
- Firma del almacenista.
D) Formato de Guarda
Una vez recibida la mercancía a satisfacción, el Almacenista deberá proceder a su guarda, de acuerdo con el tipo y naturaleza, en anaqueles o armarios, o estibándola, de tal manera que sea fácil su manejo y recuento.
El control de los Materiales en existencia, según se dijo, podrá llevarse en la propia bodega a base de unidades en tarjetas u hojas sueltas, o también por etiquetas; y en Contabilidad por medio de tarjetas u hojas sueltas, en unidades y valores.
|TARJETA A BASE DE UNIDADES |
|(Para el Almacén) |
|Artículo ______________ | |Referencia __________________ |
|Especificación ________ | |Clase ______________________ |
|Máximo______________
...