Control de materiales.

El diagrama de Gantt es una herramienta que se emplea para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado de tiempo. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones a realizar, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto. Reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto y la fecha de finalización prevista.

Desarrollado por Henry Laurence Gantt a principios del siglo XX, el diagrama se muestra en un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en secuencias de tiempo concretas.

Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma: por ejemplo, el inicio de una tarea que depende de la conclusión de una acción previa se verá representada con un enlace del tipo fin-inicio. También se reflejan aquéllas cuyo desarrollo transcurre de forma paralela en el tiempo. Además, se pueden asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita, con el fin de controlar los costes y personal requeridos.

Sus usos más frecuentes se vinculan a proyectos y planes de acción, procesos de mejora e, incluso, resolución de problemas. En realidad, se puede utilizar para planificar cualquier tipo de proceso simple, a ser posible de menos de veinticinco tareas, y que esté definido temporalmente.

En ocasiones, sin embargo, se emplea para fragmentar proyectos grandes y complejos en diferentes partes compuestas de tareas más pequeñas organizadas en el tiempo.

Para la gestión de proyectos, se ha desvelado como un método muy eficaz. Se trata de una forma visual de transmitir las actividades a realizar, la interdependencia entre ellas y su temporalización. Intentar explicar lo mismo con palabras resultaría demasiado confuso. Por eso, está especialmente recomendado cuando el propósito es comunicar las diferentes etapas de un proyecto a las personas involucradas de la forma más clara posible. Demasiada complejidad produciría sobrecarga de información y la gente se sentiría abrumada.

El primer paso para construir un diagrama de Gantt pasa por listar todas las actividades que puede requerir un proyecto. Puede que, como resultado, obtengamos una relación bastante larga. Definiremos tiempos realistas para la realización de cada tarea, prioridades y orden de consecución. Agruparemos las actividades por partidas específicas para simplificar al máximo la gráfica.

El diseño del diagrama de Gantt debe ser lo más esquemático posible, debe transmitir lo más importante, ya que será consultado con frecuencia. Las personas implicadas deben quedarse con una idea clara de lo que está sucediendo en un momento concreto del proceso. Si se desea, se puede crear y mantener actualizada otra versión más detallada para la persona que ejecuta el proyecto. Gracias al diagrama de Gantt, es posible una monitorización clara del progreso para descubrir con facilidad los puntos críticos, los períodos de inactividad y para calcular los retrasos en la ejecución. De este modo, ayuda a prever posibles costes sobrevenidos y permite reprogramar las tareas de acuerdo a las nuevas condiciones. Finalmente, cabe decir que por su sencillez, facilidad de uso y bajo coste, se emplea con mucha frecuencia en pequeñas y medianas empresas.

IMPORTANCIA DE LOS MATERIALES EN LAS INDUSTRIAS MANUFACTURERAS.

En una empresa industrial, la inversión en materiales representa una porción considerable de su activo corriente, lo cual requiere que el costo de los mismos sea cuidadosamente controlado de manera tal que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las cifras de costos mostradas en el aspecto tangible, como en el aspecto contable.

Para llevar un adecuado control de los materiales se necesita cumplir con ciertos objetivos del control interno,  entre los cuales se mencionan: autorización,  procesamiento y clasificación,  verificación, evaluación y salvaguarda física.

 DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS MATERIALES.

Para el debido control de los materiales, se debe desarrollar una serie de  actividades y funciones que están encaminadas a planificar, ejecutar y utilizar de una forma lógica, sistemática y secuencial, la compra, almacenamiento y utilización de los materiales directos e indirectos en el proceso productivo de las empresas manufactureras. Estos departamentos son:

1- Departamento de Producción

2- Departamento de Compra de materiales.

3- Almacen de  materiales.

4- Departamento de Contabilidad.

A continuación se hace un detalle de  cada uno de los departamentos que intervienen en el proceso de control de los materiales y sus respectivas funciones.

 DEPARTAMENTO DE PRODUCCION.

 Algunas de las actividades que realiza el departamento de Producción son las siguientes:

    Diseñar el producto.

    Especificar los materiales  a comprar.

    Estudiar el efecto del uso de materiales  sustitutos.

    Preparar la lista de materiales  requerido en las diferentes órdenes de producción o procesos productivos.

 DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

 El departamento de compras  tiene las siguientes funciones:

    Recibir   las solicitudes de compra de todos los materiales.

    Solicitar cotizaciones de los proveedores.

    Elaborar y emitir la orden de compra.

    Garantizar que los artículos pedidos cumplan las exigencias de calidad establecidas por la empresa y que se adquieran  bajo las mejores condiciones.

 ALMACEN DE MATERIALES.

 El encargado del departamento de almacén es responsable de la recepción e inspección de los materiales y el adecuado almacenamiento, protección y salida de  los materiales bajo su custodia, por lo cual debe cumplir con las siguientes actividades:

A) Esta operación es preliminar y consiste en realizar la recepción e inspección de los materiales

    Recibir el material con la respectiva orden de entrega.

    Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra.

    Verificar la cantidad y calidad del material.

    Verificar y aprobar las facturas de los proveedores.

    Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su registro.

    Si se presentan irregularidades, no recibir el material.

    Si  el   material   cumple  con   las  especificaciones,   preparar  el   formulario   Informe  de Recepción.

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