CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LOS MATERIALES

República Bolivariana de Venezuela

Minísterio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez

NÙCLEO - CORO

CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LOS MATERIALES

Facilitadora: Participantes:

Lcda. Leida Beltrán. Colina Nohel C.I: 22.896.526

Garcés Madelyn C.I:21.667.681

Manaure Marianjelys C.I:24.787.699

Perozo Rubselvi C.I: 24.660.492

Santa Ana de Coro, Marzo 2014

ÍNDICE

Pág.

INTRODUCCION………………………………………………………………..3

La Función de Compras de los Materiales en la Empresa………………..4

Los Procedimientos sobre las Compras…………………………………….5

Principios que Rigen la Contabilización de los Materiales………………..6

El Proceso de Compra………………………………………………………...7

Administración y Control de los Inventarios………………………………..9

Tipos de Inventarios…………………………………………………………..10

Costos de los Inventarios………………………………..…………………..12

Análisis ABC de Inventarios………………………………………………….13

Almacenamiento……………………………………………………………….14

Contabilización de las Transacciones Relacionadas con los Materiales...

…………………………………………………………………………………..14

Compras………………………………………………………………………..16

Fletes sobre Compras………………………………………………………..17

Descuentos sobre Compras……………………………………………...…17

Envases………………………………………………………………………...18

Material de Desperdicios…………………………………………………....19

Material Defectuoso………………………………………………………….20

Material Averiado……………………………………………………………..20

CONCLUSION………………………………………………………………...22

REFERENCIAS BIBLIOGRAFIACAS…………..………………………….23

INTRODUCCION

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

Es por ello que se tiene que tener claro cuáles son los principios que rigen la contabilización de los materiales de una empresa, que aspectos son considerados a al momento de llevar un registro de los materiales en almacén y cuál es su estado.

Por último que se debe hacer en caso de que algún material adquirido recientemente por la empresa presente defectos o se puede considerar como desperdicio, siendo así una perdida para la organización.

LA FUNCION DE COMPRAS DE LOS MATERIALES EN LA EMPRESA:

La función de las compras es el intercambio que existe entre una compañía y sus proveedores. Desde el punto de vista del intercambio del proveedor, la compañía se consideraría como un cliente. Por lo tanto, la compañía es atendida por el personal de ventas de los proveedores y queda dependiendo a las estrategias mercantiles de estos. El departamento de compras funciona como regulador, sistema de compensación y línea de flujo que proporciona los materiales necesarios para mantener la producción.

Medir la competitividad de una empresa es medir su participación en el mercado. Uno de los medios para mejorar la competitividad es producir a bajos costos y con alta calidad. El sistema de producción debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones más ventajosas posibles, las cuales son:

• El precio de compra

• El plazo de pago

• El plazo de entrega el servicio de posventa

• La calidad

• La estabilidad del proveedor

La eficacia en la gestión de compras se medirá en función de:

• El control de gastos y costos que permita ahorrar recursos financieros

• El manejo de stocks mínimos que aseguren el cumplimiento de las ventas esperadas

• La habilidad para encontrar fuentes de abastecimiento

• La posibilidad de investigar y conocer nuevos materiales disponibles en el mercado.

PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

Dentro de los procedimientos para realizar una buena compra, existen los siguientes 7 pasos fundamentales:

Primer Paso: Se recibe la requisición de las compras hechas al departamento de abastecimiento, la cuales indicaran:

¿Qué es lo que se necesita?

¿Cuántas unidades necesita?

Cuándo deben estar disponibles los artículos para la producción.

Quién hace la requisición y la solicitud.

Cantidad de existencia en el inventario del producto, esto para evitar compras innecesarias y mantener al mínimo los gastos de inventario.

¿Quiénes autorizan la compra?

Segundo Paso: Análisis de las posibles fuentes de abastecimiento. Se realiza una investigación de los archivos disponibles que se tengan en compras, pedir cotización de precios a cada uno de los proveedores así como fechas de entrega y embarque.

Tercer Paso: Realizar el análisis de las cotizaciones de los proveedores en término de precios, descuentos, entregas, embarques. Solvencia, calidad del trabajo. Reciprocidad y otros factores.

Cuarto Paso: Se coloca la orden de compra, la mejor alternativa, mejor proveedor, se debe estar seguro de que en la orden exista toda la información del artículo, número de orden, firmas, cantidad, precio, fecha de entrega, descuentos y condiciones de pago.

Quinto Paso: Seguimiento del pedido, esto implica realizar comprobaciones ocasionales para chequear el progreso, el estatus de cumplimiento del pedido.

Sexto Paso: Recibo del artículo, esto traerá varias actividades por el departamento de recibo antes mencionadas como inspección e inspección y manejo en el área de almacén.

Séptimo Paso: Este paso final implica la culminación de la transacción y debe realizarse un registro del inventario la operación de compra se da como terminada y se envía el pago a los proveedores.

PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTABILIZACION DE LOS MATERIALES

Está basada en la teoría de que todas las compras de materia prima y materiales equivalentes a dinero invertido y por lo tanto su guarda, custodia y contabilización, deberán realizarse con igual cuidado ya que se pone en el control de fondos de una empresa, evitando al máximo desperdicios innecesarios por un posible deterioro o bien el mal uso de los mismos. Un control y contabilización adecuados permitirá a la compañía estados financieros razonables, datos sobre los consumos utilizados en la producción y sobre todo permite una información completa respecto al costo de los productos manufacturados.

Principios que rigen la contabilización y control de la materia prima y materiales.

• Todas las transacciones que impliquen compra, recepción y almacenaje y consumo de materias primas, deberán ser autorizados por funcionarios o ejecutivos responsables basados en pedidos expresos.

• Todos los movimientos de entradas y salida de materiales y entregas a producción deberán intervenir por lo menos dos personas a fin de evitar robos, fraudes o malversaciones.

• Todas las materias primas o materiales cuyo empleo no sea d manera inmediata en la producción, deberán estar almacenadas en lugar seguro y bajo una adecuada vigilancia.

• Tanto la clase como la cantidad de materia prima empleada en los departamentos productivos o en la producción de una orden determinada, deberán ser fácilmente conseguidas.

• En cualquier momento, deberán poderse averiguar, contar y verificar las cantidades y valores en toda materia prima y materiales que haya en existencia.

• Todas las cuentas de costos y de inventarios que se relacionen con las materias primas y materiales deberán ser susceptibles de comprobación en cuanto a la exactitud de sus totales por medio de cuentas principales en él.

PROCESO DE COMPRA

El proceso de compras consta de las siguientes fases:

 Planificación de las Compras: Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.

 Análisis de las Necesidades: El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.

 Solicitud de Ofertas y Presupuesto: Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.

 Evaluación de las Ofertas Recibidas:

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