Como crear un proveedor en DacEasy

Como crear un proveedor en DacEasy

DacEasy hace de la configuración un proceso simple que le provee una lista de comprobación que incluye los pasos para completar cada proceso. Use la característica Configuración fácil, para que le asista en la entrada de información requerida antes de ingresar sus actividades diarias. Puede usar la caja de diálogo Configurar clientes para introducir información y saldo inicial para sus clientes.
Sugerencia: Para entrar información adicional sobre sus clientes, accese a la caja de diálogo del menú Editar cliente. Haga clic Aquí para más información.

Para introducir información del cliente con Configuración fácil

1.    Seleccione Configuración fácil del menú Archivo, y entonces seleccione Introduzca Clientes de la lista de comprobación Configurar compañía. La caja de diálogo Configurar Cliente aparecerá.
2.    Introduzca un código único para el cliente.

Sugerencia: Haga clic en Opciones y seleccione Por Omisión para introducir información predefinida que automáticamente se desplegará cada vez que agregue un nuevo cliente. La información predefinida puede ser editada.

3.    Complete los campos restantes.

Sugerencia: Haga clic en Ayuda de la caja de diálogo Configurar cliente para la descripción detallada de cada campo. 

4.    Para ingresar el saldo del el cliente, haga clic en Opciones, y entonces seleccione Saldo. Introduzca cada factura pendiente o una factura. Haga clic en Proceso y vuelva a la caja de diálogo Configurar Cliente.

Sugerencia: Haga clic en Ayuda de la caja de diálogo Introducir Facturas Saldo Inicial para la descripción detallada de cada campo. 

5.    Haga clic en Proceso. El sistema le preguntará si la configuración está completa.
6.    Escoja Sí si ha terminado de completar la información de su cliente. DacEasy desplegará la lista de comprobación colocando una marca de cotejo en la parte izquierda de cada paso.

Como creamos los mensajes de facturación:

Facturación

• Categoría de nivel principal o raíz: Productos

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(Ventas Contado y Crédito, Dev. Ventas). Usted debe utilizar el módulo de Facturación para teclear las facturas de sus clientes si usted desea controlar inventario, imprimir facturas, o llevar un control de comisiones. Usted puede incluir cualquier combinación de productos, servicios, mensajes, y códigos de facturación cuando usted crea facturas.
Video de cómo hacer una factura en DacEasy contabilidad 

Use la opción de Transacción/Facturación para facturar a los clientes por productos y servicios, imprimir las facturas, seguir mercancías pendientes y crear la información de análisis de ventas.
Puede crear diferentes tipos de transacciones usando la opción Transacción/Facturación. Estas transacciones incluyen Facturas, Facturas de Servicios, Devoluciones en Ventas y Facturas Recurrentes basadas en los códigos de clientes o grupo de facturas.

Introduciendo facturas

Crear facturas para productos o servicios. Cuando esté listo para facturar un cliente, use la opción Transacción/Facturación para crear la factura y registrar la venta de productos y/o servicios. Las facturas pueden incluir detallada la descripción de los productos y servicios vendidos y mensajes notificando a los clientes de los eventos por venir.

Las facturas creadas usando la opción de Facturación actualiza el reporte por Antigüedad de Cuentas por Cobrar, también los archivos de productos y/o servicios. Cuando asiente las facturas, DacEasy® genera una entrada en el Libro Mayor para reducir el monto del inventario en almacén, configurar las cuentas por cobrar de sus clientes y reorganizar sus ingresos, y los gastos asociados con una venta.

Registrar una devolución en ventas. También, puede usar la opción de Transacción/Facturación para entrar las devoluciones en ventas cuando los clientes devuelvan mercancías. DacEasy® coloca los productos devuelta al almacén y disminuye la cuenta del cliente por el monto de los productos.

Seguimiento y llenar pendientes. Use la opción de Transacción/Facturación para seguir y llenar pendientes. DacEasy® coloca los productos no actualmente en almacén como pendiente al tiempo que son facturadas. Use la rutina de llenar Pendientes para crear una nueva factura cuando reciba mercancía al almacén.

Puede introducir facturas de clientes en el Libro de Cuentas por Cobrar o en el módulo de Facturación. Si quieres incluir inventario o servicios en la factura o imprimir la factura, deberás introducir la factura en el módulo Facturación. Los siguientes pasos le explicaran como crear una factura en el módulo Facturación. Para más información acerca de cómo crear el Auxiliar de Cuentas por Cobrar, haga clic aquí.

Para introducir una factura

1. Seleccione Facturación desde el menú Transacciones, y luego seleccione Facturas. La caja de diálogo Facturación se muestra.

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2. Si está permitiendo que DacEasy asigne los números de las facturas, presione Enter en el campo número de Factura y DacEasy asignara el siguiente número de factura disponible. 

Si elige asignar sus propios números en la caja de diálogo Editar Formas (Plantillas), introduzca un número único de transacción.

3. Complete los campos en el área de cabecera de la transacción, y luego seleccione Procesar para avanzar al área de detalles de la factura. 

Sugerencia: Para ver la información del cliente, haga clic en Opciones desde la caja Buscar Clientes, y después seleccione Info Cliente. Se desplegara Consulta Cliente. Haga clic en Continuar para regresar a Buscar. 

4. Introduzca cada artículo en el área de detalles de la factura, y luego haga clic en Procesar para avanzar al área de pie de página de la factura.
5. Puede editar el monto de impuesto si es necesario. Si el cliente paga en efectivo al hacer la venta, introduzca el monto de efectivo recibido en el campo De Contado y una referencia, si quieres, en el campo Referencia.

Sugerencia: Haga clic en Ayuda desde la caja de diálogo Facturación para obtener una descripción detallada de cada campo. 

6. Haga clic en Procesar para guardar la transacción. El Libro Mayor se actualiza cuando asienta la transacción. 

Las siguientes cuentas son usualmente cargadas: Costo de Ventas (si el inventario está incluido), Cuentas por Cobrar, Cheques (si un pago por adelantado se ha introducido) y cualquier cuenta que se refiera a códigos de facturación. Las siguientes cuentas son usualmente abonadas: Ventas, Impuestos de Venta por Pagar. 

Reportes

1. Facturas
2. Diario o Listado
3. Análisis de Ventas
4. Estado de Pendientes

Facturas
Después de que introduzca sus transacciones de facturación y compra, puede imprimir un grupo de formas de una sola vez. Para imprimir las formas de facturación y compras, seleccione Imprimir Facturación o Imprimir Compras desde el menú Transacciones, y luego seleccione la forma que quiera imprimir.

Diario o Listado
Accese a la caja de dialogo Diario para imprimir el diario o el listado. El diario lista cada transacción sin asentar para el module. A menos que el valor por omisión haya sido cambiado en la caja de diálogo Preferencias de Sistema usted requiere imprimir el Diario antes de asentar. El listado incluye transacciones asentadas y no asentadas en el Libro Mayor.

Análisis de Ventas
Imprima el Análisis de Cuentas para ver información detallada de ventas. Usted puede ver información detallada de los productos que ha vendido o los clientes a los que ha hecho factura. Para imprimir el reporte de Análisis de Cuentas, seleccione Análisis de Ventas del menú Reportes.

Estado de Pendientes
Imprima el reporte de estado de Pendientes para ver cada factura que este en situación de pendiente. El reporte incluye el número de factura, fecha de la factura, código de cliente, código de producto y cantidad pedida, embarcada, pendiente y actualmente en almacén.

Como crear un catálogo de cuentas en DacEasy

Utilizando DacEasy Contabilidad

• Categoría de nivel principal o raíz: Ayuda

Estructurando su catálogo de cuentas

El catálogo de cuentas es el corazón de su sistema de contabilidad. Toda la información se acumula en estas cuentas. La estructura de cuentas determina la organización de los reportes financieros. Usted también decide mostrar Detalle para ingresos y Gastos por la estructura que utilice.
DacEasy le provee varias estructuras de muestra para el catálogo de cuentas. Usted debe decidir si desea usar el catálogo de cuentas de muestra cuando agrega una nueva compañía. Usted puede modificarlo para que se ajuste a sus necesidades o crear su propio catálogo de cuentas.

DacEasy utiliza catálogo de cuentas multiniveles que usted puede utilizar para fácilmente departamentalizar, o categorizar, sus ingresos y gastos. Esto significa que sus reportes financieros son más precisos y proveen el Detalle que usted necesita para administrar mejor su empresa.
En DacEasy, hay dos tipos de cuentas: generales y de Detalle. Una manera fácil de pensar en estas cuentas puede ser como cuentas de reporte y de asentamiento. Una cuenta general recolecta la información de todas las cuentas debajo de ella y las totaliza para reporte. La cuentas de Detalle son las cuentas de nivel más bajo en la estructura, aquellas a las cuales usted asienta sus transacciones diarias.

Las cuentas de Nivel 1 son casi siempre cuentas generales. Por ejemplo, la cuenta de activo de nivel uno, Activos Circulantes, refleja los saldos de todas las cuentas de activos debajo de ella, tales como al términos y cuentas de cheques de bancos. Cada cuenta en niveles 1-8 puede tener una o más subcuentas.
Una subcuenta separa a la cuenta arriba de ella para lograr más detalle. DacEasy automáticamente alimenta saldos de las subcuentas en las cuentas generales relacionadas. Entre más subcuentas establezca, más detalle obtendrá. Una cuenta sin subcuentas es una cuenta de detalle. Como se mencionó anteriormente, toda la actividad dentro del programa se realiza a través de las cuentas de detalle. DacEasy automáticamente pasa esta actividad a las cuentas generales.

Es más fácil modificar un catálogo de cuentas de muestra en vez de crear uno de la nada. Si usted modifica una muestra, solo necesita cambiar los nombres de las cuentas donde sea necesario y teclear el saldo. Si usted crea cuentas nuevas, usted necesitara la siguiente información:
Número de Cuenta—Esto puede ser hasta diez caracteres y pueden ser alfanuméricos y signos de puntuación tales como guiones y puntos.
Nombre de Cuenta—La descripción de la cuenta, como usted desea que aparezca en los estados financieros y reportes de actividad. Esto puede ser de hasta 25 caracteres.

Tipo de Cuenta—Ya sea esta una cuenta general o de detalle.
Nivel de Cuenta—El nivel de cuenta determina donde cae la cuenta en la estructura del catálogo de cuentas.
Padre—La cuenta general un nivel arriba de una cuenta.
Conciliable—Indica si esta es una cuenta de banco que usted reconcilia.
Saldo—El saldo actual en la cuenta a la fecha de inicializar.

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