Concepto, importancia y características de las cuentas por cobrar

3. Cuentas por cobrar

3.1 CONCEPTO, IMPORTANCIA Y CARACTERÍSTICAS

Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo.

CARACTERÍSTICAS

El término por cobrar significa la promesa del cliente de pagar en una fecha futura, con dinero, el importe que le fue cargado por mercancías o servicio. Por lo general, en los negocios esta promesa se expresa con el importe de efectivo que se cobrará dentro de los próximos 30 días.

Cuando se hace una venta a crédito, lo usual, es extender al cliente una factura o comprobante de venta. Con una copia de la factura o comprobante de venta, anota la operación en los registros contables.

- Son a corto y largo plazo

- Las cuentas por cobrar a corto plazo deben presentarse en el Balance General como Activo Circulante inmediatamente después del efectivo y las inversiones en valores negociables.

- A largo plazo aparece en el Balance General como Activo Fijo

- Atendiendo a su origen, se pueden formar dos grupos de cuentas por cobrar, a cargo de clientes y a cargo de otros deudores.

- Se establece su estimación para cuentas incobrables que pueda calcular sobre el salo de clientes o del saldo de las ventas.

- Generan interés.

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IMPORTANCIA

Las cuentas por cobrar son importantes en virtud que representa a corto y largo plazo valores que habrán de cobrarse líquidamente por el cliente o el deudor a una fecha determinada si la hubiere.

3.2 PRINCIPALES CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar de clientes representan la suma de dinero que corresponde a la venta de mercancías, o la presentación de servicios a crédito a un cliente. Otras partidas por cobrar son originadas por préstamos a funcionarios de la compañía. El interés acumulado sobre documentos por cobrar y los anticipos a empleados se registran por separado como préstamos a funcionarios, intereses por cobrar y anticipos a empleados.

1-. MAYOR AUXILIAR DE CLIENTES CUENTA DE CONTROL

Cada operación relacionada con la venta de una mercancía o servicio a crédito a un cliente, se registraba en cuentas por cobrar. El saldo de cuentas por cobrar representaba el importe total que todos los clientes debían a una compañía. Esta información solo se lograba revisando cada asiento individual, o bien, las facturas. Para proporcionar esta información se lleva un registro individual para cada cliente. Estos registros de las cuentas auxiliares de clientes se clasifican en orden alfabético en un mayor llamado mayor auxiliar de clientes por cobrar o “mayor auxiliar de clientes”.

La cuenta del mayor general, cuentas por cobrar, se conoce como cuenta de control, esta cuenta de control contiene el total o saldo de todas las cuentas individuales de clientes que aparece en el mayor auxiliar. En el mayor auxiliar aparece el saldo de las cuentas de cada uno de los clientes.

2-. RELACION DE CUENTAS POR COBRAR

El total de todos los saldos deudores de las cuentas de clientes del mayor auxiliar debe ser igual al saldo de la cuenta de control cuentas por cobrar del mayor general.

Cada mes se debe preparar una relación de cuentas por cobrar. Este total debe coincidir con el saldo de la cuenta de control cuentas por cobrar.

La relación de cuentas por cobrar preparada con la información tomada del mayor auxiliar de cuentas por cobrar de la Compañía Colombia, S.A., muestra que la suma de todas las cuentas de clientes ascienden a $1 950 000, que muestra que es la misma cantidad que aparece como el saldo de la cuenta de control cuentas por cobrar en el mayor general.

3-. REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR

Cuando se recibe el pedido de un cliente, la venta tiene que ser aprobada por el departamento de crédito antes de surtirse. Después que ha sido aprobado y se ha enviado la mercancía al cliente, se prepara una factura de venta similar a la que se muestra en la figura.

Las cuentas por cobrar son aquellos “dineros” que se adeudan a una entidad económica o a una persona física y que pueden estar o no relacionadas directamente con la actividad comercial, basadas en la calidad moral (clientes), en el cobro coactivo(deudores diversos) ó por medio de una intervención de terceras personas (documentos por cobrar) los cuáles forman parte del activo circulante dentro de la empresa de acuerdo a su fácil realización ó conversión a efectivo real y que son convertibles a un mediano ó largo plazo; lo cuál a diferencia de las cuentas de caja, bancos y mercancías(inventarios ó almacén de acuerdo a la actividad económica de la empresa)que son de realización a corto plazo.

Características de cuentas por cobrar

- Constituyen un sub grupo del activo de acuerdo con la estructura del balance general, a su vez conformado de cuentas especificas.

- Son cobros pendientes de recuperación.

- Sus saldos se originan como consecuencia de haberse devengado operaciones emergentes del giro especifico de las actividades de una empresa (Venta de mercaderías al crédito).

- Estos derechos se presupone serán cobrados en los próximos doce meses (corto plazo).

La naturaleza de estas partidas que integran las cuentas por cobrar, incluye:

Titulo. Hace referencia a denominación general y especifica que poseen las partidas. Es decir, el título genérico es cuentas por cobrar y los específicos son de acuerdo al origen de la transacción, por ejemplo si son alquileres, la partida específica seria Alquileres por cobrar.

3.2 Principales cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una empresa que la generarán un beneficio en el futuro. Forman parte del activo circulante. Entre las principales cuentas que están incluidas en este rubro se encuentran:

- Clientes.

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