Conceptos de control

CONCEPTOS DE CONTROL

El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos

Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos

El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado

Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores para poder rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

IMPORTANCIA DE CONTROL

La importancia del proceso de control tiene una estrecha relación con el concepto de Delegación de autoridad el control se da, entre otras cosas, por la necesidad de saber si los Subordinados están realizando sus actividades en forma eficaz y eficiente. Vale la pena recordar que si la autoridad se delega la responsabilidad se comparte y al Final el ejecutivo es el responsable de las acciones de sus subordinados. Por otro lado la Única forma de saber si estamos en el camino correcto es comparar constantemente Donde estamos y a dónde vamos. Establece medidas para corregir las actividades, para que se alcancen los planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.

Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

PRINCIPIOS DEL CONTROL

Del carácter administrativo del control.

Es necesario distinguir "las operaciones" de control, de "la función" de control.

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

Equilibrio A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

De los objetivos. Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fín, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidas. Ningún control será válido sino se fundamenta en los objetivos y si, través de el, no se evalúa el logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido, misma que se determina con base en los objetivos. La efectividad del control está en relación directa con la precisión de los estándares. Los estándares permite la ejecución de los planes dentro de cierto límite, evitando errores y, consecutivamente, pérdidas de tiempo y de dinero.

De la oportunidad. El control para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir, debe explicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control, cuando no es oportuno carece de validez y, obviamente, reduce la consecución de los objetivos al mismo.

De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presentan en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste reporte. Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica antes de los resultados que se esperan de él; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúe resultan menores que el costo y tiempo que implica su implantación.

De los estándares. El control es imposible si no existen "estándares" de alguna manera prefijados, y será tanto mejor, cuanto más precisos y cuantificados sean dichos estándares.

Del carácter medial del centro. Aunque parezca una cosa obvia, hay que recordar constantemente este principio. De él se deduce también espontáneamente una regla: Un control deberá usarse si el trabajo, gastos, etc., que impone, se justifican ante los beneficios que de él esperan. En segundo positivo, surge el peligro del "especialista" en la técnica de control de la que se trate, el que casi siempre verá bondad de su técnica, y tratará de lograr a toda costa que se implante. En sentido negativo, está también el peligro de subestimar los beneficios de un medio de control, ya que por éstos se produzcan "a largo plazo", ya por que sea imposible, o difícil al menos, cuantificarlos. De ahí la conveniencia de tratar de hacer ésta cuantificación.

De principio de excepción. El control administrativo, es mucho más eficaz y rápido, cuando se concentra en los casos en que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado. El control debe aplicarse, referentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo delimitando adecuadamente cuáles funciones estratégicas requieren

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