Congreso

CONGRESO

Una vez iniciada la fase de planificación, lo primero que debe hacer el equipo gestor del congreso, es crear y definir el "comité organizador", pieza clave y principal órgano gestor del congreso.

Un comité, es por definición:

1. comisión de personas encargadas para un asunto.

2. órgano dirigente de un partido político o de una de sus secciones, o de cualquier otro tipo de organización.

Este equipo de trabajo estará compuesto por profesionales de la especialidad en la que desarrolla el congreso, así como personas representantes de instituciones afines a estas materias de reconocida capacidad profesional. la estructura básica de un comité organizador es:

- presidente.

- vicepresidente.

- secretario.

- vocales y coordinadores.

En los congresos, y dependiendo del tamaño de los mismos, se puede funcionar únicamente con el comité organizador y los correspondientes coordinadores, o bien se pueden crear otros "comités independientes", que tienen su propia estructura (presidente, vicepresidente, secretario y vocales), y que se encargan de una determinada parcela dentro de la organización general.

Estos comités dependen del "comité organizador" que es el órgano rector o cabeza principal del congreso.

Dependiendo del tipo de congreso que se vaya a organizar y del tamaño del mismo se pueden crear diversos comités dependientes del comité organizador. Como es imposible hacer una referencia a todos ellos, vamos a dar algunos de los más habituales en cualquier tipo de congreso:

1. comité ejecutivo.

Generalmente compuesto por autoridades, se encarga de la toma de decisiones y resolución de pequeños problemas durante la organización del congreso.

2. comité financiero.

Como su nombre indica se encarga de las cuentas, los presupuestos, aprueba gastos, etc. en definitiva, son los "contables" del congreso, encargados de todo lo que tenga que ver con los ingresos y gastos. También es conocido como "comité de cuentas".

3. comité de personal.

Es aquel cuya misión es todo lo que tenga relación con el tema laboral del congreso. Es el encargado de evaluar las necesidades "humanas" del congreso, contratando el personal necesario para las distintas áreas del congreso.

4. comité científico.

Son un conjunto de expertos en las materias sobre las que va a versar el congreso. es una especie de jurado o tribunal, encargado de los aspectos científicos del congreso, evaluando ponencias, proponiendo temas, etc.

5. comité técnico.

Es el conjunto de personas formado por los profesionales que se encargan de los aspectos más técnicos del congreso. Dirigen los trabajos de los ámbitos técnicos del congreso. Aspectos como la calidad, normalización de propuestas, etc.

Podríamos citar otros muchos tipos de comité, pero seguramente podrían englobarse dentro de alguno de los descritos con anterioridad. a título meramente informativo podríamos hablar de:

- comité de desarrollo.

- comité de relaciones públicas.

- comité consultivo.

- comité de reglamentación.

- comité de nominación.

- comité de gestión.

Generalmente, la creación de comités dependientes del comité organizador, dependerá de varios factores (como el económico), pero el principal será el tamaño e importancia del congreso. a mayor tamaño e importancia, mayor número de comités o coordinadores encargados de las distintas parcelas del congreso.

En todos los casos, se deberán hacer reuniones periódicas con los comités, en conjunto o por separado, para conocer la evolución de las actividades, y para recoger propuestas, sugerencias y cualquier otro tipo de incidencia. Esto no quita, para que los propios comités, envíen al comité organizador informes periódicos sobre la evolución de sus actividades, con todos los detalles sobre cualquier tipo de sugerencia e incidencia.

CONVENCIONES

A la hora de poner en marcha una convención o jornada, hay que tener en cuenta cuatro componentes:

• el lugar en que se celebrará, que deberá ser lo suficientemente amplio y agradable como para acoger cómodamente a los invitados y que la reunión se desarrolle con éxito. Asimismo, deberá contar con instalación de megafonía y de proyección audiovisual así como de tarima o escenario desde donde expongan los ponentes, realicen mesas redondas, etc.

• el alojamiento, que no debe estar muy alejado del lugar de reunión

• el transporte de los convocados a la misma

• la alimentación, para

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