Conjunto de factores interrelacionadas orientados a un objetivo institucional

Universidad Nacional[pic 2]

Pedro Ruiz Gallo

FACULTAD  DE CIENCIAS, ECONÓMICAS ADMINISTRATIVAS Y

CONTABLES

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CARRERA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÒN

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LINEAMIENTOS PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE GESTION

   1.- ELABORACION DE  FUNCIONES

   2.- ORGANIGRAMAS

   3.- LINEAMIENTOS PARA ELABORAR MANUALES DE

        ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

   4.- MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

   5.- CASOS PARA ELABORAR ORGANIGRAMAS                                        

PROFESOR:     Lic. Adm.   Echeverría Jara, José Foción

Lambayeque – Perú

I.- ELABORACIÓN DE FUNCIONES

1.-LA FUNCIÓN  

Definiciones

a).-Es el conjunto de actividades o tareas interrelacionadas orientadas al logro de un objetivo organizacional.

b).-Conjunto de factores interrelacionadas orientados a un objetivo institucional.

              FACTORES:

               - Objetivo.

               - Una o más actividades o tareas.

               - Naturaleza: Decisoria, asesora, ejecutora, auxiliar, apoyo, consultora,   controladora, etc.

               - Responsabilidad.

c) Conjunto  de actividades necesarias; permanentes, afines coordinadas que se desarrollan para alcanzar

     objetivos.

La función es la razón principal para la existencia de la Institución. Se desprenden de los objetivos que dan origen a una entidad. (Normas INAP Directiva N°005-82 INAP/DNR)

2.-ELEMENTOS

En toda función deben aparecer 3 elementos fundamentales.

La acción.- Expresada mediante un verbo o verbos en infinitivo.

Ejemplo: Planificar, organizar, supervisar, etc.

1. Asunto.- Es respecto  a qué o materia que se va a tratar, en la acción; es decir su ámbito material

                    Ejemplo: Planificar (acción) el trabajo necesario.

          Asunto

1. Ámbito formal.- Sobre que actuar, puede ser un grupo social, situación, circunstancia territorial o temporal, etc.

Ejemplo:    Planificar   (acción)  el  trabajo  necesario  (asunto)  para el período económico

 Ámbito Formal

Ejemplos:

FENACREP (Federación Nacional de Cooperativas de ahorro y crédito del Perú)

• Normar (acción) la educación cooperativa (asunto) de los trabajadores de empresas asociativas (ámbito formal)

Instituto Nacional de Administración Pública (INAP)

• Redactar (acción) el Reporte mensual de denuncias en materia de simplificación administrativa (asunto), en las entidades de la Administración Pública (ámbito formal)

Dirección Municipal de la Municipalidad Provincial de Chiclayo.

• Dirigir y ejecutar (acciones), los planes, programas y proyectos (Asunto) de desarrollo local (ámbito formal)

• Formular y proponer (acciones) Proyectos de Reglamentos, Manuales de organización y de Procedimientos (asunto) de la Municipalidad Provincial de Chiclayo (ámbito formal)

• Prestar (acción) apoyo administrativo (asunto) a las comisiones internas de Regidores (ámbito formal)

Asamblea de Departamento Académico UNPRG

• Proponer (acción) la distribución de la carga lectiva de los profesores (asunto) al Consejo de Facultad (ámbito formal)

• Elaborar y actualizar (acciones) los sílabos de las asignaturas (asunto) requeridas por las Escuelas Profesionales (ámbito formal).

3.-DERIVACIÓN DE FUNCIONES

Es un proceso que consiste en desdoblar las funciones tratando de pasar del enunciado abstracto al concreto; es decir de la finalidad y objetivos a aspectos más específicos de las unidades orgánicas o cargos.

Este proceso es el siguiente:

1. Análisis de la finalidad y objetivos

Permite precisar los fines y objetivos que la organización pretende lograr.

La finalidad.- Es la razón fundamental para la que ha sido creada la organización y la que orienta su existencia en forma permanente, desde su inicio hasta su fin.

Los objetivos.-  Son los resultados que se pretende alcanzar en el corto, mediano o largo plazo, para el cumplimiento de la finalidad; varían de acuerdo a las necesidades de la organización.

Este análisis sirve para determinar con precisión las funciones generales o específicas que son necesarias para lograr los objetivos y finalidades.

1. Determinar funciones generales (básicas)

Las funciones generales.- Es el conjunto de acciones globales que debe realizar la unidad orgánica para lograr la finalidad y/o objetivos establecidos.

Es un enunciado abstracto y se identifica con la unidad orgánica.

Ejemplo: Unidad Orgánica:   Asamblea de Alcaldes Distritales.

Coordinar acciones para el desarrollo de la Provincia.

Ejemplo de una Empresa Industrial.

Finalidad.- Producir y comercializar cocinas a gas y kerosene en todo el país.

Las funciones Generales serían:

• Producir cocinas a gas y kerosene para su comercialización.

• Comercializar cocinas a gas y kerosene en todo el país.

Las funciones generales van configurando la estructura orgánica.

Este enunciado genérico permite determinar las funciones específicas de los cargos.

1. Determinar Funciones Específicas

Las funciones específicas son enunciados que establecen campos de responsabilidades y acciones concretas.

Se derivan de las funciones generales y define qué es lo que se va hacer.

En el ejemplo anterior de la función de la Asamblea de Alcaldes, permite derivar una función específica:

Función general: Coordinar acciones para el desarrollo de la provincia.

Función Específica: Se deriva a Director Municipal de cada Municipalidad y se concreta en lo siguiente.

• Dirigir y ejecutar los planes, programas y proyectos de desarrollo local y la Provincia de Lambayeque.

Las funciones específicas orientan a determinar los cargos necesarios para una unidad orgánica, y esto se hace homogenizando las funciones y agrupándolas por afinidad e interrelación.

4.-DISEÑO DE FUNCIONES

Consiste en crear actividades con la información necesaria para la acción dinámica (funcionamiento) de la organización.

Como se anotó se deriva de la finalidad y objetivos de la organización hasta el último cargo y en estrecha relación con los procedimientos que se dan en la organización.

Para el diseño hay que tener en cuenta la normatividad siguiente:

• Las leyes de creación o ley orgánica.
• Estatutos de la empresa.
• Reglamento de organización y funciones (para institución pública)
• Manual de organización y funciones.
• Plan estratégico y operativo.
• Manual de procedimientos.
• Otros documentos que orienten las acciones de la organización.

5.-IDENTIFICACIÓN DE FUNCIONES

Consiste en detectar las actividades que se dan de manera formal, es decir las establecidas en los documentos (ROF, MOF, etc), y las que informalmente se están realizando y no han sido diseñadas.

Para la identificación se utiliza generalmente la técnica de la observación.

El analista de diseño organizacional o como se denomine; va observando al personal de la empresa, lo que hace y anota en las fichas de observación para después cotejar los documentos organizacionales y elaborar posteriormente.

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