Contabilidad Financiera

1. Qué es cartera en el argot contable?

La cartera son las deudas que los clientes tienen con nuestra empresa, y están originadas en las ventas que se hacen a crédito o como popularmente las conocemos, ventas fiadas.

Existe un riesgo normal que algunos clientes no paguen sus deudas. No falta el cliente que quiera vivir a costas del comerciante o empresario, así que estas personas no pagarán sus deudas a la empresa, por lo que éstas perderán esos recursos.

Lo que busca la provisión de cartera, es precisamente prever y reconocer ese riesgo constante de perder parte de lo vendido a crédito, de no poder recuperar esa cartera, de no poder cobrar esas deudas. Así que la empresa, mensualmente hace una provisión sobre el valor total de la cartera. En Colombia existen dos métodos para el cálculo de la provisión de cartera: el método general y el método individual.

2. ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la creación de cartera?

La creación de cartera implica algunas desventajas:

• Disminución de la rentabilidad por mora en el recaudo.

• Mayores costos por contabilización y gestión de cartera.

• Aumenta el riesgo de perder buena parte del capital de trabajo.

• Un capital ocioso con cero rentabilidades.

• Aumento en precios para financiar la cartera frente a la competencia.

Para sobrellevar el mantenimiento de la cartera, se incluye en el precio de venta el costo de oportunidad de la inversión y el riesgo para que la empresa no disminuya su rentabilidad a costa del otorgamiento de créditos.

Es de especial atención en el estudio de la cartera, la determinación de la provisión cartera, por cuanto reconoce la pérdida no sólo contablemente, sino tributaria como gasto necesario en la producción de la renta operacional.

El endurecimiento de la cartera en el sector económico es grave síntoma de recesión de la economía porque los clientes pierden capacidad de pago.

Cuando se han vencido los términos para la recuperación de la cartera se clasifica en cuentas incobrables y cuando se agoten los medios, se castiga contra la provisión y se lleva un registro en cuentas de orden.

Ventajas de la creación de Cartera:

La cartera es la generadora de la liquidez porque en la medida de una mayor rotación en ejercicio se convierte rápidamente en efectivo. Si se detienen los cobros hay problemas y se empieza a incurrir en costos de oportunidad por los dineros que requiera para mantener la actividad.

En la previsión del capital de trabajo de los proyectos privados de inversión juega papel importante la inversión destinada a la consecución de inventarios para tenerlos en calidad de disponibles para la venta, así mismo nómina y mano de obra por el tiempo de iniciación del negocio donde no generará flujos de efectivo y además la inversión para crear cartera, porque depende de este último factor que se pueda ser agresivo en la apertura de mercados para otorgar créditos a clientes potenciales, y así, obtener volúmenes de ventas y la consecuente utilización de la capacidad de producción de la planta y la rentabilidad programada.

3. ¿Qué es documento por cobrar?

Las cuentas y documentos por cobrar representan derechos a reclamar efectivo u otros bienes y servicios, como consecuencia de préstamos y otras operaciones a crédito.

Las cuentas y documentos por cobrar a clientes, empleados, vinculados económicos, propietarios, directores, las relativas a impuestos, las originadas en transacciones efectuadas fuera del curso ordinario del negocio y otros conceptos importantes, se deben registrar por separado.

Al menos, al cierre del período, debe evaluarse técnicamente su recuperabilidad y reconocer las contingencias de pérdida de su valor.

4. ¿En qué consiste la cartera comercial?

La cartera comercial se compone por aquellas cuentas impagadas que surgen de las transacciones realizadas a crédito por el ente económico en el giro ordinario de sus negocios y en desarrollo de su objeto social.

en el Artículo 885 del Código de Comercio, en el cual se establece:

“ART. 885.-Todo comerciante podrá exigir intereses legales comerciales de los suministros o ventas que haga al fiado, sin estipulación del plazo para el pago, un mes después de pasada la cuenta.

5. ¿Qué es cartera activa, cartera de dudoso o difícil recaudo y cartera incobrable?

CARTERA ACTIVA: El término cartera activa se reserva para los créditos otorgados con ocasión de la operación generadora de la actividad operacional. Solamente a esta cartera se le permite la provisión por pérdida en la operación por ser la generadora de la renta, en tanto que la pérdida de cartera que cumple fines sociales o especiales no se le reconoce el riesgo por no ser del objeto social como se vio en el cuadro de clasificación anterior.

CARTERA DE DUDOSO O DIFICIL RECAUDO: Son recurrentes las búsquedas que hacen los visitantes nuestro portal sobre las cuentas de dudoso o difícil cobro, por lo que de forma muy general expondremos el tema.

Las cuentas de dudoso o difícil cobro tienen su origen en las ventas que se hacen a crédito y que en nuestro plan de cuentas [Colombia] se contabiliza en la cuenta 130505. Todo negocio tiene sus riesgos, que en este caso es el riesgo que algunos clientes no paguen las deudas.

Del total de ventas realizadas a crédito, existe una alta probabilidad que algunas de ellas no puedan ser recuperadas.

Aquellas cuentas que posiblemente no puedan ser cobradas, se clasifican como cuentas de dudoso o difícil cobro.

Existen algunos criterios a tomar en cuenta para clasificar una deuda como de difícil cobro, entre los que se tiene el tiempo de vencimiento, los antecedentes del cliente, la situación financiera del cliente, las garantías que se hayan exigido a la hora de entregar mercancías a crédito, etc.

Las cuentas de difícil cobro, una vez clasificada como incobrables, debe procederse a realizar la respectiva provisión y llevarlas al gasto con el objetivo de reconocer financieramente su pérdida.

CARTERA INCOBRABLE cuando los clientes son reportados por el gestor de cartera como perdidos se procede a clasificar la cartera en la cuenta Deudas de difícil cobro después de haber sido autorizado por la junta directiva o junta de socios, decisión que puede afectar las finanzas de la empresa. En estos casos la pérdida de cartera comprende tanto de capital como de IVA que ya ha sido pagado a la administración.

6. ¿Cómo se puede refinanciar la cartera?

Hay tres formas de convertir la cartera en efectivo, mediante las modalidades de

Financiación:

• El descuento.

• Factoring.

• Titularización.

Descuento: es un método de refinanciación que los particulares hacen ante las instituciones financieras, las cuales reciben como medio de pago diferido los documentos que poseen de los particulares debidamente registrados y autenticados, estos corresponden a la cartera activa de sus clientes. El procedimiento consiste en que la institución que otorga el crédito bancario recibe los respectivos documentos y los descuenta en la medida que los clientes respondan con sus obligaciones.

Factoring: es un recurso financiero que tienen las empresas y consiste en un contrato de asesoría y compra de la cartera a través de un Factor o empresa que compra la cartera mediante un descuento, este recurso permite a la empresa liquidez inmediata y servicios de asesoría en el otorgamiento de la cartera.

Titularización: es otro recurso que tienen las empresas para obtener liquidez cuando su cartera es significativa y se pierde capacidad operativa. La titularización consiste en constituir un patrimonio autónomo en una institución bancaria que esté autorizada para crear fiducias, la cual emite unos títulos con rendimiento a inversionistas con el respaldo de la cartera sana que entregó la empresa que contrató la fiducia.

7. ¿Por qué valor se registra la cartera?

Para el cálculo de la rotación de cartera se toma el valor de las ventas a crédito en un periodo determinado y se divide por el promedio de las cuentas por cobrar en el mismo periodo: Ventas a crédito/Promedio cuentas por cobrar

Las ventas a crédito son la sumatoria de todas las ventas a crédito que se hicieron en un periodo o ejercicio. El promedio de cuentas por cobrar se determina por lo general, sumando los saldos al inicio del periodo y el saldo al finalizar el periodo y luego dividiendo por dos.

Supongamos una empresa X que en el 2010 realizó ventas a crédito por 30.000.000.

Al iniciar el 2010 tenía un saldo en cartera de 1.000.000 y al finalizar el 2010 su saldo en cartera era de 2.000.000.

Luego su rotación de cartera es 30.000.000/((1.000.000+2.000.000/)2) = 30.000.000/1.5000 = 20

Quiere decir esto que la rotación de cartera para esta empresa es de 20

Luego, si dividimos 360 en 20 tendremos que la empresa rota su cartera cada 18 días (360/20 = 18)

La empresa tarda 18 días en recuperar su cartera, lo cual se puede interpretar como eficiente el manejo que le están dando a su cartera.

8. ¿Qué procedimientos conoce usted para recuperar la cartera?

La cartera se recupera de acuerdo al estado en que se encuentre y de la gestión de cobro que realice la empresa, bien por la vía de la persuasión o cobro judicial.

Cartera no vencida: es la cartera que se encuentra dentro de los términos de cobro y que está pendiente del pago de las cuotas pertinentes de acuerdo con la programación otorgada por la empresa, la cual puede cancelar por medio de pagos en efectivo, especies o compensaciones.

La Compensación es una figura donde coexisten una cuenta deudora y una acreedora donde se requiere la autorización de autoridad competente, como por ejemplo.

• El cliente había dado con anticipación valores como anticipo de la compra, en este caso, se puede extinguir la cartera con el ingreso recibido por anticipado.

• El cliente a quien se le vende víveres y abarrotes es a su vez proveedor de un producto en especial como la leche.

• Los socios que hacen retiros personales y al mismo tiempo la empresa decreta dividendos o participaciones se pueden compensar.

• Al Estado se le declaran los impuestos de renta y al tiempo se tiene como deudor de unos anticipos de impuestos y contribuciones, los cuales se pueden cruzar por compensación.

• Así mismo los empleados deben préstamos para vivienda y la sociedad les paga la nómina y sus prestaciones sociales.

Cartera vencida: cuando la cuenta se ha tornado de difícil recaudo por vencimiento de los términos concedidos, se recurre al cobro persuasivo mediante cartas de recordación de la obligación o cobro judicial mediante abogado que instaure la demanda judicial y posteriormente ejecute los embargos a que haya lugar, según la solvencia del cliente.

9. ¿Cuál será la razón de contabilizar las cuentas por cobrar con empleados directivos y socios en otros activos?

Las cuentas por cobrar y documentos a socios, directivos, empleados y vinculados económicos no gozan del beneficio de la provisión para deudas malas, porque se pueden evadir impuestos mediante la cancelación de las cuentas.

10. ¿En qué consiste la provisión cartera y cuáles las clases de provisión?

La provisión cartera, consiste en cuantificar el riesgo o pérdida de la cartera otorgada en las operaciones comerciales, siempre y cuando presente mora en su normal recaudo.

Por lo regular la política sobre cartera de las empresas está enmarcada dentro de los siguientes parámetros:

• Crédito sin financiación hasta 30 días.

• Crédito con financiación entre 30 y 90 días.

• Cartera vencida entre 91 y más días.

• Cartera vencida entre 181 y 360 días.

• Cartera vencida entre 360 y más días.

• En el sistema de provisión general de cartera, se considera la provisión a partir de los 91 días en adelante.

• En el sistema de provisión individual de cartera, la provisión se hace a partir del primer año de vencida en una proporción igual al 33% durante los tres primeros años.

Deducción de deudas de difícil cobro: son deducibles, para los contribuyentes que lleven contabilidad por el sistema de causación, las cantidades razonables que con criterio comercial fije el reglamento como provisión para deudas de dudoso o difícil cobro, siempre que tales deudas se hayan originado en operaciones productoras de renta, correspondan a cartera vencida y se cumplan los demás requisitos legales.

No se reconoce el carácter de difícil cobro a deudas contraídas entre sí por empresas o personas económicamente vinculadas, o por los socios para con la sociedad, o viceversa (Art. 145, E.T.).

Deudas manifiestamente perdidas o sin valor: son deducibles para los contribuyentes que lleven contabilidad por el sistema de causación, las deudas manifiestamente perdidas o sin valor que se hayan descargado durante el año o período gravable, siempre que se demuestre la realidad de la deuda, se justifique su descargo y se pruebe que se ha originado en operaciones productoras de renta. Cuando se establezca que una deuda es cobrable sólo en parte, puede aceptarse la cantidad correspondiente a la parte no cobrable. Cuando los contribuyentes no lleven la contabilidad indicada, tienen derecho a esta deducción conservando el documento concerniente a la deuda con constancia de su anulación (Art. 146, E.T.).

Provisión general

Sin menoscabo de las normas actualizadas del estatuto tributario, a falta de reglamento, se quedó como cantidades razonables para la contabilidad.

• El 5% para las deudas que en el último día del ejercicio gravable lleven más de 3 meses de vencidas sin exceder de 6 meses).

• El 10% para las deudas que en el último día del ejercicio gravable lleven más de 6 meses de vencidas sin exceder de 1 año.

• El 15% para las deudas que en último día del ejercicio gravable lleven más de 1 año de vencidas (361 y más días) (Art. 75 DE. 2821/74).

Provisión individual

Como deducción por concepto de provisión individual para las deudas de dudoso o difícil cobro, fijase como cuota razonable hasta el 33% anual del valor nominal de cada deuda con más de un año de vencida (Art. 74 D.E. 2821/74).

La característica principal de esta provisión es la de acumular por tres años consecutivos el 100% de la cartera específica, al cabo de los cuales se puede castigar.

Con el mismo procedimiento de la provisión general, mediante el análisis de vencimiento de las cuentas al finalizar cada ejercicio contable, se clasifican en valores vencidos uno, dos o tres años, para aplicarles el concepto de provisión individual y hacer el ajuste pertinente a la provisión.

11. ¿Cuándo se enjuga la cartera con la provisión?

Se enjuga de tal manera donde la provisión de cartera disminuye las cuentas por cobrar en el valor que se provisione, puesto que la provisión es la consecuencia de reconocer que no es posible cobrar una cuenta o parte de ella, razón por la que la cuenta por cobrar se tiene que disminuir, pues no tiene objeto tener registrado un valor en la contabilidad que no será posible cobrar. Es por eso que en el activo, la provisión se registra en el lado crédito de la cuenta.

12. ¿Cuál es la cartera susceptible de aplicación de la provisión?

La cartera susceptible de aplicación de la provisión, es la cartera no vencida, porque se encuentra dentro de los términos de cobro y que está pendiente del pago de las cuotas pertinentes de acuerdo con la programación otorgada por la empresa, la cual puede cancelar por medio de pagos en efectivo, especies o compensaciones.

13. Por qué la cartera constituida por préstamos a empleados, directivos, socios y vinculados económicos no se hace provisión?

Porque se pueden evadir impuestos mediante la cancelación de las cuentas.

14. ¿En qué consiste la rotación de cuentas por cobrar?

Es el indicador de gestión de cartera, también se le conoce con el nombre de rotación de cuentas por cobrar a ventas y se le expresa de la siguiente manera:

Rotación cartera = ventas netas a crédito / cartera de clientes en promedio.

La rotación cartera mide las veces que se renueva y se encuentra en relación directa con el período de cobro que puede ser a 30, 60 o 90 días, por ejemplo, si las ventas netas a crédito fueran $30.000 y el saldo promedio de clientes de $30.000 implicaría una rotación de 1/1 o sea que la cartera se renueva una vez cada período. Si se cambia el denominador por el valor de $6.000 el resultado sería una rotación de 5/1 lo cual implica que la cartera se renueva 5 veces en el período de estudio.

15. ¿Qué elementos podrían aumentar la rotación de cuentas por cobrar?

La rotación cartera es de mucha importancia para las finanzas porque mide la gestión y permite formular políticas de recaudo y de concesión de créditos, de otro lado, permite liquidez a la empresa en la medida que tenga mayor rotación y facilita el pago de las obligaciones, las cuales deben rotar por debajo de la cartera, de lo contrario se presenta desfase en las finanzas, porque los proveedores cobran antes de haberse recuperado las ventas a crédito.

16. ¿En qué consiste la gestión de cartera?

A través del servicio de gestión de carteras, la entidad financiera puede adoptar las decisiones de inversión que estime más convenientes. Por eso, al suscribir un contrato de gestión de carteras, el inversor debe tener claro que está delegando la adopción de decisiones de inversión. Está confiando en la entidad la selección de productos, la toma de decisiones de inversión y la ejecución de operaciones por su cuenta.

En este caso, al igual que en el asesoramiento, la entidad debe asegurarse de que el servicio de inversión que le va a prestar es el adecuado a los conocimientos, experiencia, objetivos y situación financiera del inversor. Deberá realizar el test de idoneidad. Si la entidad no dispone de los datos necesarios para completar este test no podrá prestar el servicio aunque el cliente lo solicite. Sobre el test de idoneidad consulte la sección Decisiones de Inversión.

La entidad que tiene suscrito el contrato de gestión de carteras debe remitir al cliente información periódica sobre la composición y valoración de sus inversiones, los rendimientos y su comparación con el indicador de referencia. En todo caso, debe informarle mensualmente cuando la cartera gestionada presente pérdidas a final del mes con respecto al fin del mes anterior y cuando la naturaleza de las operaciones o el riesgo inherente a las mismas exigieran, por razones de prudencia, una mayor información al cliente.

17. ¿Dónde se presenta en el balance general la cartera activa y de dudoso y difícil recaudo?

las cuentas deudoras en el balance obedecen a la misma estructura de cuentas esbozadas en el Plan Único de Cuentas por su valor neto, llevadas en cuentas separadas los conceptos de ingresos por cobrar, las cuentas corrientes y las de dudoso y difícil cobro.

Las cuentas canceladas mediante la provisión cartera se llevan a cuentas de orden, al igual que los intereses causados, porque existe poca probabilidad de recaudo.

Las cuentas por cobrar y documentos a socios, directivos, empleados y vinculados económicos no gozan del beneficio de la provisión para deudas malas, porque se pueden evadir impuestos mediante la cancelación de las cuentas.

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