Contabilidad Mercantil

Contabilidad Mercantil

Aparte de que la contabilidad es una ciencia, jurídicamente contabilidad se considera a las anotaciones que el comerciante hace de las operaciones o negocios que efectúa (tanto las comerciales como las civiles), en libros especialmente destinados al efecto, con el objeto de poder conocer a través de los mismos, la situación de su actividad comercial, determinar sus resultados y precisar en cierto modo las causas que así lo determinaron.

Es la contabilidad por lo tanto el medio idóneo para que el comerciante se entere de la situación de acreedor o de deudor que tengas los terceros con la relación de su empresa; permitiéndole detallar y comprobar los valores que integran su acervo patrimonial, y determinar el resultado de las operaciones en cada uno de los ejercicios económicos, indicando las ganancias obtenidas o las pérdidas sufridas en dichos ejercicios.

Por lo tanto, la contabilidad entendida en sus términos, se constituye en un instrumento de control sobre el desarrollo de la actividad comercial del comerciante tanto en el orden interno como en el externo, permitiéndole en el momento que así lo considere reconstruir sus relaciones celebradas con otros comerciante o con terceros, y en caso de crisis económica, precisar las causas que la determinaron y establecer un cálculo aproximado sobre la consistencia de su patrimonio para superar dicha crisis.

Libros Principales y Libros Auxiliares

El comerciante debe llevar su contabilidad de acuerdo con las proyecciones y naturaleza de su actividad comercial. Pero en todo caso, debe llevar el libro diario, el de inventario y el mayor, llamados libros principales, y además, puede llevar otros libros que estime conveniente para el mejor orden y claridad de sus operaciones, a los cuales se les califica de libros auxiliares. Artículos 189 y 190 del Reglamento de la Ley de Impuestos sobre la Renta.

Tanto los libros principales (Diario e Inventario) como los auxiliares deben ser habilitados para su uso por el registro mercantil o tribunal de comercio. En este sentido ‘el libro diario y el de inventario no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados en el tribunal o registrador mercantil, en los lugares donde los haya, o al juez ordinario de mayor categoría, en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro, nota de los que este tuviere, fechada y firmada por el juez y su secretario o por el registrador mercantil. Se empatara en todas las demás el sello de la oficina’ (Art. 33 C. de C.)

Una vez habilitados dichos libros, se prohíbe a los comerciantes:

1) Alterar en los asientos dichos libros, el orden y la fecha de las operaciones descritas.

2) Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.

3) Poner asientos al margen y hacer interlineamientos, raspaduras o enmendaturas.

4) Borrar los asientos o parte de ellos.

5) Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliaturas y mutilar alguna parte de los libros.

Ante el incumplimiento de la obligación de la tenencia de dichos libros o si sus libros estuvieran incompletos o defectuosos, o no apareciere en ellos el verdadero estado de los negocios del comerciante, este podrá ser declarado culpable de quiebra, en el supuesto caso de que la hubiere solicitado o se la hubieren demandado; y en el caso del estado de atraso, es posible que el mismo no le sea concedido por el tribunal competente. También dejaran de tener el carácter probatorio que les señala el artículo 38 del Código de Comercio y el comerciante está expuesto a las sanciones que al efecto establece la ley de impuesto sobre la renta y su reglamento.

De estas formalidades se distinguen, las externas y las internas. Las primeras se refieren a las señaladas en el artículo 33, y las internas en el artículo 36 del Código de Comercio.

Los errores y omisiones que se cometieran al formar un asiento se salvaran en otro distinto en la fecha en que se notare la falta. Así soluciona el Código de Comercio, en su artículo 37, el conflicto que se puede presentar una vez que se cometieran errores y omisiones en cualquier libro de contabilidad.

Libros Diario, Inventario y Mayor

El libro diario es aquel en el cual el comerciante asienta cronológicamente todas las operaciones, activas o pasivas, al contado o a crédito que diariamente realiza, vinculadas o no con su comercio, El Código de Comercio, en su artículo 43, establece: ‘en el libro diario se asentaran, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quien es el acreedor y quien el deudor, en la negociación a que se refiere, o re resumieran mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permiten comprobar tales operaciones, día por día. No obstante, los comerciantes por menor, es decir los que habitualmente solo venden al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este articulo con solo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado; y detalladamente las que se hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de estas’.

En esta forma el libro diario es esencialmente analítico. Por otra parte, el legislador, previendo la complejidad o simplicidad en que pueden desarrollarse las actividades que ejerce el comerciante, deja a elección de este el de hacer todos los asientos de manera discriminada, o bien, a través de resúmenes mensuales de los totales de las operaciones pero debiendo conservar en este caso, los documentos que permitan comprobar tales operaciones día por día. Es por lo tanto el libro diario, es este sentido, un libro resumen. Asimismo, implícitamente, en el Código de Comercio, se distinguen el comerciante al por mayor, y el comerciante por menor. El primero es aquel que no vende directamente al público consumidor, y el segundo, aquel que vende habitualmente al detal, directamente al consumidor.

Esta clase de comerciantes cumple con la obligación de llevar legalmente el libro diario, asentando diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado y las que se hicieron a crédito.

El código de comercio dispone que “todo comerciante al comenzar su giro y al final de cada año, hará un libro de inventarios, una descripción estimatoria de todos sus bienes tanto inmuebles como todos sus créditos, activos y pasivos

...