Contabilidad Mercantil

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DE MARACAIBO EXTENSION MACHIQUES

Participantes

Br. Taylor Ávila C.I. 11.255.518

Br. Aura Gutiérrez C.I. 23.759.050

Br. Ana V. Martínez C.I, 26.032.775

Br. Ana G. Martínez C.I. 26.032.779

Br. Stefany Martínez C.I. 24.714.717

Br. Marian Villamil C.I 24.672.841

Br. Jesús Finol C.I. 26.126.339

Br. Cintia Guerrero C.I. 25.845.656

Introducción

La actividad mercantil, por limitada que sea para algunos y compleja para otros, exige en mayor o menor grado la conveniencia de registrar los movimientos que la constituyen y los efectos que tienen sobre el patrimonio.

De esta simple consideración surge, en primer lugar, la necesidad de la contabilidad mercantil, porque gracias a la técnica y adecuada que se lleve, estará en posibilidad de conocer el estado de sus negocios y el resultado de ellos.

A medida que la contabilidad mercantil se ha perfeccionado como técnica; permite fundar en torno a ella serias presunciones de verosimilitud acerca de los hechos y situaciones que refleja.

En caso de quiebra o en cualquiera otro evento de liquidación patrimonial, la contabilidad es elemento insustituible en la reconstrucción de los activos y pasivos; para el Estado la contabilidad es fuente de información valiosísima en el adecuado ejercicio de su función fiscal, en la determinación de las cargas impositivas que debe soportar el comerciante, es instrumento imprescindible en el cabal desarrollo de sus funciones de inspección, vigilancia y dirección de la economía.

En fin, desde el punto de vista probatorio, tanto en materia civil y penal; la contabilidad constituye un acervo documental de gran importancia.

Esquema

1.- Contabilidad Mercantil

2. Necesidad de la Contabilidad Mercantil

3.- Libros Obligatorios o necesarios

4.- Libros Auxiliares o Facultativos

5.- Requisitos de los Libros de Contabilidad

.6.- Valor Probatorio de los libros de Comercio

7. De la Exhibición y de la Comunicación de los libros de comercio

8. Medio Probatorio

9. De la Exhibición de la Contabilidad por parte de personas extrañas a la causa

10.- Privacidad de la Contabilidad Mercantil y la Correspondencia (Excepciones)

11.- Por qué son importantes los Libros de Contabilidad

12.- Libros auxiliares más usados

1.- Contabilidad Mercantil

Todos los comerciantes están obligados a mantener un sistema de contabilidad de acuerdo con las disposiciones del propio Código de Comercio. El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recurso y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio

2. Necesidad de la Contabilidad Mercantil

La contabilidad mercantil es necesaria:

a. Para que el comerciante conozca en cada instante la situación activa y pasiva de su comercio.

b. Para conocer el grado de exigibilidad de su pasivo y el grado de disponibilidad de su activo.

c. Para conocer los resultados anuales de su explotación (ganancias y pérdidas)

d. Para que sirva como medio de prueba. Según lo previsto en el artículo 124 ordinal 5 del Código de Comercio que establece que las obligaciones mercantiles y su liberación pueden ser probadas con los libros mercantiles de las partes contratantes.

e. La contabilidad interesa desde el aspecto fiscal. De acuerdo con las reglas del control fiscal, los contribuyentes están obligados a llevar de forma ordenada os libros y registros que determinen las leyes pertinentes, de manera que constituyan medios integrados de control y comprobación de todos sus bienes, relacionados o no con el enriquecimiento que el contribuyente declara.

3.- Libros Obligatorios o necesarios

De acuerdo con el art. 32 de Código de Comercio, los comerciantes tienen la obligación de llevar:

a.- Libro Diario: En este libro los comerciantes deben asentar día por día, sus operaciones mercantiles expresando claramente: acreedor y deudor de cada transacción, pueden resumir mensualmente los totales de esas operaciones, siempre que conserven los documentos que permitan comprobarlas. Los comerciantes por menor, cumplirán con la obligación con solo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas a contado, y detalladamente las que se hiciesen a crédito.

b. Libro Mayor: agrupa de forma sistemática los asientos que se realizan en el libro diario.

C Libro de Inventarios: al inicio y final de cada año fiscal, en este libro el comerciante debe hacer una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, estén o no vinculados al comercio. El inventario debe cerrarse con el balance de ganancias y pérdidas, demostrándose tales con evidencia y verdad. Y se hará mención expresa de las fianzas otorgadas así como las obligaciones contraídas bajo condición suspensiva. Son obligatorios para las Sociedades anónimas y sociedad de responsabilidad limitada:

a. Libro de Accionistas

b. Libro de Actas de Asambleas

c .Libro de actas de la junta de administradores

Por su parte las Bolsas de valores además de los tres libros anteriormente mencionados deberán llevar un Libro diario de Actas Los corredores en cumplimiento del art. 72 del Código de Comercio deberán llevar:1º Un libro en el cual anotará, aun con lápiz, en el momento de su ajuste, todas las operaciones hechas por su mediación, con breve indicación del objeto y condiciones esenciales.2º Un registro foliado, firmado y visado de la manera prescrita en el artículo33, en el cual anotará con entera precisión, diariamente, sin abreviaciones, todas las condiciones de las ventas, compras, seguros y, en general, de todas las negociaciones y operaciones en que intervenga. Según lo dispuesto en el art. 84 del Código de Comercio los Venduteros deberán por s parte llevar los siguientes libros:1º Diario de entradas: asentarán, por orden riguroso de fechas, las mercancías u otros objetos que recibieren, señalando su cantidad, peso o medida, los bultos de que consten, sus marcas y señales, el nombre y apellido de la persona que los ha entregado y de aquella por cuya cuenta deben ser vendidas y su precio.2º Diario de salidas: anotarán específicamente los objetos vendidos, por orden y cuenta de quien lo han sido, el nombre y apellido del comprador y el precio.3º Libro de cuentas corrientes: llevarán la cuenta corriente con cada uno de sus comitentes, con referencia a los libros de entrada y salida

4.- Libros Auxiliares o Facultativos

Son todos aquellos libros de contabilidad llevados por el comerciante si lo cree conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones; pero para ser aprovechados en juicio, deben cumplir con las formalidades exigidas en el artículo 33 del Código de Comercio, es decir, deben ser presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil.

5.- Requisitos de los Libros de Contabilidad

a. Los comerciantes deben llevar s contabilidad e idioma castellano

b. Los libros obligatorios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente legalizados, es decir, presentados ante el registrador mercantil de la jurisdicción. En cuanto a los libros de contabilidad prescritos a las sociedades anónimas y de responsabilidad limitada la ley no exige que estos sean registrad sin embargo la costumbre mercantil lo avenido determinando de esa forma.

C .El libro diario debe levarse con asientos día a día o por medio de resúmenes mensuales, conservando los comprobantes.

d.- El libro mayor reseña todas las operaciones realizadas repartidas en cuentas distintas y en orden metódico.

e. El comerciante ha de abstenerse de realizar los siguientes actos:

.-Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas

.- Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ello

.-Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaturas.

.-Borrar los asientos o parte de ellos.

.-Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura, mutilar alguna parte de los libros

.-Los errores u omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvaran en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta.

.-Lleva dos o más juegos de libros para una misma contabilidad, con asientos diferentes

.6.- Valor Probatorio de los libros de Comercio

Según el art. 38 de Código de Comercio, ³Los libros llevados con arreglo a los artículos anteriores podrán hacer prueba entre comerciantes. Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libro solo harán fe contra su dueño; pero la otra parte no podrá aceptar lo favorable sin admitir también lo adverso que ellos contengan´(Principio de Indivisibilidad de la Prueba) Del presente artículo vale destacar lo siguiente

.a. El legislador concede a los libros de comercio una eficacia probatoria especial a favor del comerciante que los lleva

b. Todos los libros de comerciantes hacen prueba contra quien los lleva. Se consideran una confesión extrajudicial escrita y así lo ratifica la doctrina nacional atribuyéndole a los libros mercantiles naturaleza confesorio.

c. La prueba que se deriva de los libros de comercio a favor de quien lo lleva es diversa según el contendor sea o no comerciante

7. De la Exhibición y de la Comunicación de los libros de comercio

Son medios de prueba específicos del derecho mercantil relacionados con la prueba de obligaciones mercantiles. Ambas figuras tienen en común que constituyen formas de examen de los libros de comercio y se diferencian por la forma en que el examen realiza y por las situaciones en que cada una de ellas procede.

a. Características de la Comunicación: o manifestación y examen general delos libros de contabilidad es admisible en los juicios universales, de la siguiente manera.

En el juicio de sucesión universal, la prueba la pueden pedir tanto los legatarios particulares como los herederos

En los juicios relativos a comunidades de bienes, sociedades legales, pueden pedirla el cónyuge, los herederos del comerciante y, también los concubinos, en el sentido del art. 767 del Cód. Civil (Presunción de Comunidad)iii.

En los juicios de liquidación de sociedades, los socios con derecho a cuota de liquidación

En los procedimientos de quiebra o atraso, el síndico y los acreedores del fallido

b. Características de la Exhibición: se fundamenta en el art. 42 de Código de Comercio que señala que en el curso de una causa el juez puede ordenar, aun de oficio, la presentación de los libros de comercio, solo para el examen y compulsa de lo que tenga relación en la cuestión que se ventila, lo cual deberá designarse previa y determinadamente; pero no podrá obligarse a un comerciante a trasladar sus libros fuera de su oficina mercantil, pudiendo comisionarse el examen a un juez del lugar donde se llevaren los libros

8. Medio Probatorio

El único medo probatorio conducente para lleva a cabo la exhibición de los libros y hacer e examen y compulsa de los mismos, es la experticia. Que se hará con la intervención de peritos. Estos deberán ser uno o tres expertos, los que procurarán la conciliación, y si no la lograren darán su informe sobre los puntos que se les hayan sometido.

9. De la Exhibición de la Contabilidad por parte de personas extrañas a la causa

A raíz de una decisión dictada por la Sala Constitucional del TSJ se señaló lo siguiente:

a. La legislación mercantil no impide que la contabilidad de personas extrañas una causa pueda ser objeto de prueba. Esto con fundamento en el principio de la obtención judicial coactiva de los medios de prueba, del cual no escapan los terceros que posean material probatorio.

b. El art 42 de código de comercio prevé el preciso examen y compulsa en el curso de una causa sin restringir el mismo a las partes del proceso donde se somete, sean partes o terceros. Por otra parte el Código de Procedimiento Civil se permite la solicitud a terceros de exhibición de documentos y los libros lo son.

c. El examen general de los libros de comercio, no se refiere a una inspección judicial, sino a un medio de prueba típico del derecho mercantil, único para consultar los libros de comercio.

d.- La parte que esté interesada e traer como elemento de prueba un asiento que consta en algún libro de un comerciante sea parte o tercero, debe indicar con precisión lo que se pretende probar y el libro donde consta el hecho y materia de litigio

e. En estos casos no es procedente la solicitud de una inspección judicial.

10.- Privacidad de la Contabilidad Mercantil y la Correspondencia (Excepciones)

La privacidad de la contabilidad mercantil y de la correspondencia en general esta garantizados por el art. 40 del Código de Comercio al señalar que no se podrá hacer pesquisa de oficio por el Tribunal ni autoridad alguna, para inquirir si los comerciantes llevan o no libros o si estos están o no arreglados a las prescripciones de dicho código. Sin embargo tal privacidad tiene ciertas excepciones, así tenemos:

a. El Código de Procedimiento civil e su art. 433 Autoriza al juez a requerir informes sobre hechos litigiosos que conste en documentos, libros, archivos u otros papeles que se hallen en oficinas públicas, bancos, asociaciones gremiales, sociedades civiles o mercantiles, aunque estas no sean partes en el juicio

b. El propio Código de Procedimiento Civil en los art. 437 y 689, admite la exhibición cuando se encuentren documentos relativos al juicio en poder de terceros.

C Como órganos de control de las sociedades mercantiles se permite a los comisarios de conocer los asientos contables. Estos tienen un ilimitado derecho de inspección y vigilancia sobre todas las operaciones de la sociedad.

d. El inspector del trabajo puede exigir, a favor de los trabajadores, la presentación de libros, registros u otros documentos requeridos por la ley

e. La administración tributaria dispone de amplias facultades de fiscalización y determinación para comprobar y exigir el cumplimiento de las obligaciones tributarias, pudiendo exigir a los contribuyentes, responsables y terceros la exhibición de su contabilidad y demás documentos relacionado con su actividad.

F .El acreedor hipotecario tiene el derecho de inspeccionar y fiscalizar en cualquier momento los documentos y libros relativos a la actividad mercantil del establecimiento gravado

11.- Por qué son importantes los Libros de Contabilidad

Es indiscutible la importancia que tienen los libros de contabilidad en la vida económica del país. En el terreno legal permiten ajustarse a las disposiciones o reglas establecidas. En lo económico, permiten analizar los resultados de la gestión, hacer proyecciones y adoptar decisiones sobre el comportamiento futuro de la empresa o negocio. En lo funcional, constituyen una fuente ordenada de datos que facilita una adecuada administración.

En suma, no solamente tienen importancia para el empresario, sino también para el Estado, distintos órganos públicos y privados, así como para quienes tienen interés en conocer la situación financiera y económica de la empresa. En ese sentido, la contabilidad es muy importante para el Estado y su Administración Tributaria, pues la información que proporciona es indispensable para comprobar si los contribuyentes tributan adecuadamente. De allí que llevar libros de contabilidad también sea una obligación tributaria. Las personas naturales que perciben rentas de tercera o cuarta categoría, las personas jurídicas, sociedades de hecho, asociaciones, entre otras, cualquiera sea su forma, están obligadas a llevar registros o libros contables. Sin embargo las exigencias son diferentes según la naturaleza de la persona, la categoría de la renta que percibe y el nivel de ingresos que genera.

Infracciones relacionadas con la obligación de llevar libros y registros son los siguientes hechos:

-Omitir llevar los libros o registros contables exigidos por las leyes y reglamentos, en la forma y condiciones establecidas.

-Omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas, remuneraciones o registrarlos por montos inferiores.

-Usar comprobantes o documentos falsos, simulados o adulterados, para respaldar las anotaciones en los libros de contabilidad.

-Llevar los libros contables con un atraso mayor al permitido por las normas vigentes.

-No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad y otros registros contables, con excepción de los contribuyentes autorizados a llevar contabilidad en moneda extranjera.

-No conservar, durante el plazo establecido por las leyes y reglamentos (cuatro años) los libros, registros, copias de comprobantes de pago u otros documentos, así como los sistemas o programas computarizados de contabilidad, los soportes magnéticos, u otros medios de almacenamiento de información, durante el plazo de prescripción de los tributos.

12.- Libros auxiliares más usados

• Auxiliar de caja

• Auxiliar de bancos

• Auxiliar de clientes

• Auxiliar de proveedores

• Auxiliar de ventas al por mayor y al por menor

• Auxiliar de gastos

• Auxiliar de mercancías

• Auxiliar aportes sociales

• Auxiliar de compras a crédito

• Auxiliar de ventas a crédito

• Auxiliar de actas

• Además de los libros auxiliares anteriormente nombrados existen libros mayores auxiliares y estos se sud – dividen en:

• Mayor auxiliar de cuentas por cobrar

• Mayor auxiliar de cuentas por pagar

Conclusión

El Código de Comercio establece en su artículo 32, la obligación para todo comerciante de llevar la contabilidad de la empresa, mediante el uso de los libros principales, lo cuales comprenden: el Libro Diario, el Libro Mayor y el Libro de Inventarios. Además, la misma ley le otorga al empresario, de modo facultativo, la potestad de llevar cualquier otro libro auxiliar que considere pertinente para el mayor orden y claridad en sus operaciones, como por ejemplo, el Libro de Caja, el Libro de Operaciones o el Libro Copiador de Cartas

El grado probatorio de los libros es cuestión que la ley deja a la apreciación del juez y, en consecuencia, éste puede considerarlos desde prueba plena de la obligación hasta simple presunción hominis dependiendo de la extensión y claridad de los asientos y de los restantes elementos que el magistrado considere. (p. 416)

Con respecto a los Libros Auxiliares, para que sus asientos surtan efectos jurídicos, estos deben ser legalizados por el Registrador Mercantil y ser llevados correctamente sin incurrir en los supuestos prohibitivos del artículo 37 del Código de Comercio.

Del mismo modo, el Código de Comercio en su artículo 40, prohíbe hacer pesquisas de oficio por Tribunal o autoridad alguna, para inquirir si los comerciantes llevan o no libros, o si éstos están con arreglo a las prescripciones legales. Pero si el comerciante intenta hacer valer los asientos alterados, podrá incurrir en responsabilidad tanto civil como penal, según sean las circunstancias del caso. Además, en el supuesto de cesación de pago por parte de éste, tales hechos contribuyen a conformar hechos demostrativos de quiebra culpable o quiebra fraudulenta, tipificados en el Código Penal Venezolano como delitos. (Valeri, P. 2004, p. 88).

Por otro lado, es importante tomar en cuenta la llamada manifestación o examen general de los libros de Comercio, los cuales podrán acordarse de oficio o a instancia de parte, sólo en los casos taxativos del artículo 41 Código de Comercio, es decir, en materia de sucesión universal, comunidad de bienes, liquidación de sociedades legales o convencionales, y en los casos de atraso y quiebra.

Finalmente, con respecto a la prueba de las obligaciones contraídas entre venezolanos y extranjeros, se debe atender a las leyes del país en el que el comerciante ejerce su actividad, en lo relativo a los libros y a la forma de llevarlos (locus regit actum), y para estimar su valor probatorio, debe tomarse en consideración la ley del país antes cuyos tribunales se haga valer la correspondiente pretensión (lex fori). (Barboza, E. 2007, p.109). En este orden de ideas, el artículo 116 del Código de Comercio dispone: “Todos los actos concernientes a la ejecución de los contratos mercantiles celebrados en país extranjero y cumplideros en Venezuela, serán recogidos por la ley venezolana, a menos que las partes hubieren acordado otra cosa”. En estos casos, deberá atenderse a los principios generales de Derecho Internacional Privado y la respectiva ley (Código de Bustamante).

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