La Contabilidad Mercantil

La Contabilidad Mercantil se define a grandes rasgos, como una forma de registrar, clasificar y resumir todas las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, para interpretar posteriormente sus resultados, en función de conocer con certeza su situación financiera. Ofrece la practicidad de llevar un registro descriptivo, -el cual puede ser de forma manual o mecánica-, de los distintos procesos que se ejecutan en el libre desenvolvimiento de la actividad mercantil, permitiendo a los sujetos intervinientes, conocer los resultados obtenidos durante un determinado periodo de tiempo. [1.]

De Los Libros Obligatorios y de Los Libros Auxiliares

El Código de Comercio establece en su articulo 32, la obligación para todo comerciante de llevar la contabilidad de la empresa, mediante el uso de los libros principales, lo cuales comprenden: el Libro Diario, el Libro Mayor y el Libro de Inventarios. Además, la misma ley le otorga al empresario, de modo facultativo, la potestad de llevar cualquier otro libro auxiliar que considere pertinente para el mayor orden y claridad en sus operaciones, como por ejemplo, el Libro de Caja, el Libro de Operaciones o el Libro Copiador de Cartas.

Libros obligatorios.

Libro Diario

En este libro se registran en orden cronológico las operaciones realizadas día por día, expresando los datos del acreedor, deudor y especificaciones de la negociación. Existe la posibilidad, para aquellos comerciantes con el carácter de minorista, de cumplir con tales obligaciones, asentando diariamente un resumen de las operaciones hechas de contado, y aplicando mayor énfasis a las que se hicieron a crédito. Estas facultades se encuentran establecidas en el artículo 34 del citado Código.

El Libro Diario es conocido como el libro de entrada original, por el hecho de que en él se registran por primera vez las operaciones de la empresa. Este libro no puede ponerse en uso sin que se haya hecho la previa presentación por ante el Registrador Mercantil, con la finalidad de que sea debidamente habilitado, según lo previsto en el artículo 33 eiusdem.

Libro Mayor

En él se ordenan todos los asientos que fueron registrados en el Libro Diario, haciendo especial énfasis en la identificación de los clientes. Se registran las operaciones de contado, a crédito, los pagos, y las garantías contraídas. Este libro representa el lugar a donde se trasladan todas las operaciones que se plasman en el Libro Diario, colocando entre otros datos, la fecha de cada operación, su naturaleza, y clase. Una particularidad de este libro es que en él puede apreciarse la situación o estado de cuenta particular con cada cliente, acreedor o deudor.

Es considerado el libro más importante en cualquier contabilidad, toda vez que en ella se registran cuentas individuales o colectivas de los bienes materiales, derechos y créditos que integran el activo; las deudas y obligaciones que forman el pasivo; el capital; las ganancias y pérdidas, y en general todas las operaciones de una empresa.

Libro de Inventario

En el Libro de Inventario se establece una valoración estimada de los bienes muebles, inmuebles y créditos. Este libro permite al comerciante tener una apreciación del activo circulante, al inicio y luego al cierre de cada ejercicio económico, expresando la clase y naturaleza del bien, su valor, cuándo fue adquirido, depreciación y ajuste por inflación, entre otros aspectos.

Dentro de sus características esenciales, está su más que necesario cierre con el Balance y la Cuenta de Ganancias y Pérdidas. Según el artículo 35 eiusdem, el Libro de Inventario debe ser firmado por aquellas personas del establecimiento que han intervenido en su formación.

Libros Auxiliares

El Código de Comercio establece en el único aparte del artículo 32, la facultad para los comerciantes de llevar todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones.

Dentro de los libros auxiliares o facultativos están: el Libro de Caja, el Libro de Facturas y el Copiador de Cartas.

Al igual que todos los demás libros contables, deben cumplir con los requisitos generales establecidos en la ley para su correcto uso, dentro de los cuales están, entre otras: la habilitación, así como el de no poseer ningún tipo de alteración.

Cuentas de Ganancias y Pérdidas y Balances

El primer aparte del artículo 35 del Código de Comercio exige que el inventario se cierre con el Balance y la Cuenta de Ganancias y Pérdidas. Ambos estados financieros se preparan con el objeto de presentar un informe periódico acerca de la situación actual del negocio, sobre los procesos de la Administración, y los resultados obtenidos durante un determinado periodo económico.

Para Barboza, E (2007) el balance “constituye un estado demostrativo de la situación patrimonial de la empresa…” (p.107); representa: "Un reporte producido […] con el propósito de medir el valor neto contable de una empresa en cierta fecha, y su riesgo ante acreedores potenciales. En este documento […] se reflejan los activos, pasivos y el patrimonio de los propietarios, incluyendo los excedentes de las operaciones, (superávit), o crecimiento natural de la empresa.

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