Contabilidad

CONTABILIDAD

SISTEMA DE INFORMACIÓN

CAPÍTULO 1

1. EL PROCESO DE LA TOMA DE DECISIONES

En el complejo mundo de los negocios, existen decisiones que el administrador debe tomar. Cualquier decisión, no sólo está basada en la información, a lo que se conoce como la dimensión técnica de la solución de un problema, sino que debe tener sentido común y experiencia. La dosis con que se utilice cada uno de estos factores va a depender de la circunstancia específica de cada persona. Lo anterior se ilustra en la figura 1.

Figura 1

Elementos para la toma de decisiones

Experiencia

Los problemas de naturaleza financiera es posible agruparlos en tres categorías: Inversión, financiamiento y operación.

a. Decisiones de inversión. Responde a la pregunta, ¿qué producto o servicio voy a adquirir?

b. Decisiones de financiamiento. Debe responder a, ¿de dónde voy a obtener los recursos necesarios para adquirirlos?

c. Decisiones de operación. La pregunta es, ¿qué es lo que voy a hacer con ese producto o servicio?

Por lo que es de esperar que se necesite información para apoyar el proceso de la toma de decisiones en las áreas mencionadas.

2. DEFINICIONES DE CONTABILIDAD

El propósito básico de la contabilidad es proveer información financiera útil acerca de una entidad económica. Las ramas más importantes de la contabilidad son las siguientes:

a. Contabilidad financiera. Sistema de información que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad económica, así como ciertos acontecimientos que le afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios externos de la organización.

b. Contabilidad administrativa. Sistema de información al servicio de las necesidades internas de la administración, destinada a facilitar las funciones administrativas internas de planeación y control, así como de la toma de decisiones.

c. Contabilidad fiscal. Sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario específico.

CAPÍTULO 2

CONCEPTOS BÁSICOS, PROCEDIMIENTOS Y PRODUCTO FINAL DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD

1. CONCEPTOS BÁSICOS

La estructura contable tiene cinco cuentas o clasificaciones básicas:

a. Activo: Es un recurso económico propiedad de un negocio, del cual se espera que rinda beneficios en el futuro. El valor del activo se determina por el costo de adquisición del artículo.

b. Pasivo: Representa lo que el negocio debe a otras personas o entidades conocidas como acreedores. Los acreedores tienen derecho prioritario sobre los activos del negocio. Antecediendo a los dueños, quienes siempre vendrán en el último lugar.

c. Capital: Es la aportación de los dueños. Representa la parte de los activos que pertenecen a los dueños del negocio. Es la diferencia entre el monto de los activos que posee el negocio y los pasivos que debe. Se lo conoce también con el nombre de capital contable o capital neto.

La participación de los dueños, o capital, puede aumentar en dos formas: Primero por la aportación en efectivo o por la aportación de otros activos en el negocio, y segundo, por las utilidades provenientes de la operación del negocio y que han sido retenidas.

El capital puede disminuir en dos formas: Primero, por el retiro de efectivo u otros activos del negocio por parte de los dueños, y segundo, por las pérdidas provenientes de la operación del negocio.

d. Ingresos: Representan los recursos que recibe el negocio por la venta de un servicio o producto, en efectivo o a crédito. Cuando el cliente no paga en efectivo por el servicio o producto, se produce una venta a crédito y se conoce como Cuenta por cobrar. Los ingresos se consideran como tales en el momento que se presta el servicio o se vende el producto, y no en el momento que se recibe el efectivo. Los ingresos aumentan el capital del negocio.

e. Gastos: Comprenden activos que se han usado, consumido o gastado en el negocio con el fin de obtener ingresos. Los gastos disminuyen la participación del dueño en el negocio.

Es necesario definir otros términos que aunque no son básicos, si son importantes para determinar los resultados de la operación de un negocio. Dichos términos son utilidad y pérdida.

a. Utilidad: Es la diferencia entre los ingresos obtenidos y todos los gastos incurridos en la generación de dichos ingresos. Lo anterior implica que para que haya utilidad, los ingresos deben superar a los gastos.

b. Pérdida: Es el resultado obtenido cuando los ingresos son inferiores a los gastos.

c. Dividendos: Es la distribución de las utilidades obtenidas por la empresa a los accionistas.

d. Periodo contable: Los resultados de las operaciones efectuadas por el negocio se resumen y presentan a los dueños, al final de un periodo determinado. El periodo contable más usual es el que abarca doce meses y puede o no coincidir con el año natural.

e. Sistema de partida doble: Es el registro de los dos componentes de la operación mercantil. Ejemplo, si se compra materiales a crédito en $ 400, el negocio poseerá $ 400 de materiales y al mismo tiempo debe $ 400 al proveedor por la compra a crédito. Deben registrarse ambas partes de la operación, para mostrar el aumento de los materiales o activo, y el aumento de las cuentas por pagar o pasivo, provocados por la compra.

Activo Pasivo

Importe de los materiales = Importe que se debe al proveedor

$ 400 = $ 400

Esta ecuación determina que:

lo que posee = lo que se debe

El método con más sentido y sobre el cual se basa el registro contable de todas las transacciones se denomina sistema de contabilidad base devengado. En este sistema se reconocen como obtenidos los ingresos en el momento en que se ganan, sin tomar en cuenta cuándo se recibe el pago en efectivo. Por lo que, una venta a crédito se considera un ingreso devengado aun cuando no se reciba el efectivo. A la vez, los gastos del periodo se consideran pertenecientes al mismo, en el momento en que se incurre en ellos, aunque no hayan sido pagados.

Interpretación: Se compara la situación financiera actual con la de periodos previos y con las de otras compañías del mismo giro.

Desde el punto de vista contable, una transacción se genera siempre y cuando un evento económico afecte a alguna o algunas de las cuentas básicas de la contabilidad. La identificación de una transacción es importante porque la decisión de registro contable depende de ese hecho. Como ejemplo de transacción tenemos a la venta de un servicio o producto, el pago de sueldos, el cobro de una cuenta por cobrar. Cada transacción va a afectar al activo o el pasivo o el capital en alguna de las siguientes formas:

a. Aumentar una cuenta de activo y disminuir otra cuenta de activo.

b. Disminuir una cuenta de pasivo o capital y aumentar otra cuenta de pasivo o capital.

c. Aumentar un activo y aumentar una cuenta de pasivo o capital.

d. Disminuir un activo y disminuir una cuenta de pasivo o capital.

Ejemplo de transacciones.

Transacción Efecto sobre el activo, pasivo o capital

Se compra materiales de contado Aumenta el activo: Materiales

Disminuye el activo: Efectivo

Se paga con un documento la Disminuye el pasivo: Cuentas por pagar

cantidad que se debe a un acreedor Aumenta el pasivo: Documentos por pagar

El dueño invierte en equipo Aumenta el activo: Equipo

para el negocio Aumenta la participación del dueño: Capital

Pago a un acreedor a cuenta Disminuye el activo: Efectivo

de nuestro adeudo Disminuye el pasivo: Cuentas por pagar

La cuenta es el lugar donde se anotan los aumentos o disminuciones de cada partida de una transacción de un negocio.

2. CONTENIDO DEL BALANCE GENERAL

ACTIVO

ACTIVO CORRIENTE O CIRCULANTE

Efectivo en caja y bancos utilizado en las regularidades del negocio.

Inversiones temporales en valores.

Cuentas y documentos a cobrar a clientes.

Otras cuentas y documentos cobrables dentro de un año.

Existencia de productos terminados.

Productos en proceso.

Materias primas.

Materiales y suministros.

Gastos pagados por adelantado.

ACTIVO FIJO O PERMANENTE

Terrenos.

Edificios.

Maquinaria y equipo.

Vehículos.

Muebles y enseres propiedad de la empresa.

(-) Depreciaciones acumuladas.

OTRAS CUENTAS DE ACTIVO U OTROS ACTIVOS

Efectivo

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