Contabilidad

Tema 3. El ciclo contable y el proceso de negocio

Introducción

Hasta ahora te has familiarizado con las cuentas que se utilizan para el registro de transacciones y has aprendido la mecánica para alimentar el sistema contable. Debes saber que el número de cuentas utilizadas para tal efecto no es limitativo, pues depende del tamaño de la operación de la empresa.[pic 1]

¿Cómo se ordena la información que se genera por el registro de cada transacción? ¿Cuál es el periodo de tiempo que abarcan dichos registros? ¿Cómo se concentra y controla la información? En este tema revisarás el proceso de negocio para la generación de la información financiera.

Explicación

3.1 Conceptos básicos

La necesidad de conocer en forma periódica la situación en la que se encuentra una entidad ha permitido establecer periodos de tiempo para el suministro de información que apoye la toma de decisiones oportunamente, a estos periodos de tiempo se les conoce como ciclo contable, el cual abarca desde el registro de transacciones hasta la elaboración de estados financieros. 

¿Cuánto dura un ciclo contable? ¿Cuál es la labor que se lleva a cabo durante este proceso?
La mayoría de las empresas realizan su ciclo normal de operaciones en forma anual comenzando el 1º de enero y terminando el 31 de diciembre, no obstante, la dinámica actual de los negocios exige contar con información en forma mensual. Por lo tanto, el ciclo contable se repetirá 12 veces durante el ciclo normal de operaciones. A continuación se describen cada uno de los pasos que se llevan a cabo durante este proceso:

1

Asientos de diario

2

Pases al mayor

3

Balanza de comprobación

4

Asientos de ajuste

5

Balanza de comprobación ajustada

6

Estados financieros

7

Asientos de cierre

8

Balanza de comprobación después de cierre

9

Análisis financiero

El registro de cada transacción marca la pauta para el inicio del ciclo contable, cada operación, a medida que va ocurriendo, es registrada dentro del sistema contable en una sección o módulo llamado libro diario. De acuerdo a Andrade y Guajardo (2014), con el registro de las transacciones, el proceso contable del negocio forma un historial de los sucesos económicos ocurridos dentro de la organización. Este historial puede variar de una empresa a otra, dependiendo del tamaño de su operación.

Después, como cada cuenta puede ser afectada en numerosas ocasiones, se utiliza otro módulo llamado mayor general en el que se traspasan los registros del diario general en forma individual, de tal manera que se poseen los movimientos de aumento, disminución y saldo por cada cuenta.

El tercer paso se refiere a la balanza de comprobación antes de ajustes que contiene únicamente los saldos finales de las cuentas individuales del mayor general. Dicha balanza permite que la entidad compruebe que todos sus registros se han sustentado en la ecuación contable, no obstante, en ocasiones existen movimientos llamadosajustes que son registros de última hora, por así convenir a la entidad, los cuales una vez alimentados en el sistema contable, dan lugar la balanza de comprobación después de ajustes. Este último documento es de gran importancia, pues es la base para la elaboración de los estados financieros, considerados como el producto final del ciclo contable y cuya utilidad radica en proveer información financiera para los distintos usuarios que servirá en la toma de decisiones.

Finalmente, podrías pensar que la información financiera son sólo números, sin embargo, para cerrar el ciclo contable como parte de su proceso de negocio, se utiliza elanálisis financiero, que es una herramienta que permite la interpretación de dichas cifras.

Lo anterior es a grandes rasgos el comportamiento de un ciclo contable, y a continuación se explicará la importancia de la balanza de comprobación después de ajustes, paso previo para la elaboración de los estados financieros.

3.2 La balanza de comprobación ajustada

La balanza de comprobación ajustada es el quinto paso del ciclo contable y presenta el saldo de cada una de las cuentas que conforman el activo, pasivo, capital, ingreso y gasto como resultado del registro de transacciones originadas en un periodo contable.

El objetivo de este documento es comprobar que cada registro afectó uno o más movimientos de cargo y uno o más movimientos de abono (conocidos como la partida doble), dando como resultado que la suma de la columna del cargo sea igual a la suma de la columna del abono. Las cuentas de activo y gastos tienen su saldo final en el cargo y las cuentas de pasivo, capital contable e ingresos tienen su saldo final en el abono.

A continuación se muestra un ejemplo del formato de una balanza de comprobación ajustada:

La forma para generar la balanza de comprobación implica una serie de actividades que parten de la operación de la empresa. Cada paso del ciclo contable para llegar a la balanza de comprobación requiere especial atención y cuidado, y aunque durante este curso no se revisará el proceso previo a la balanza de comprobación ajustada en forma práctica, es fundamental que reconozcas cómo se llega a ella, ya que la información que contiene será utilizada en la preparación de los estados financieros.

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