Control Contable

CONTROL CONTABLE EN LAS EMPRESAS

El control contable en las empresas es necesario para poder obtener la exactitud y veracidad de cada una de las operaciones que una entidad tiene considerado desarrollar. Para poder llevar a cabo un buen control contable es necesario contar con ciertos elementos que son de gran importancia para tener un buen registro de las operaciones contables.

Podemos comenzar con mencionar que la contabilidad en sí; es de gran importancia para las empresas, ya que ésta permite tener un control de las actividades que se generan en un periodo de tiempo determinado, que por lo general es de un mes, tres meses o un año, para esto es necesario contar con herramientas que faciliten hacer estos registros; y esto puede hacerse por medio de algún sistema de contabilidad que puede ser electrónico, y así la operación de cada uno de los documentos que soportan dichas actividades, será mas eficiente y proporcionara mejores resultados.

De este modo se puede decir que la contabilidad es un proceso, porque desde que se organizan los documentos que respaldan las operaciones hasta que se obtienen los estados financieros a una fecha especifica, se deben considerar varios pasos; entre los que podemos mencionar; la clasificación de la información, el registro de cada una de las transacciones que son respaldadas por los documentos, después de ser registrada cada operación se procede a mayorizar y luego a establecer un balance de saldos de cada una de las cuentas que fueron afectadas, para luego obtener los estados financieros que son el objetivo final de la contabilidad.

Las transacciones contables, son todas las operaciones que se llevan a cabo en una empresa de forma contable y estos registros afectan a la empresa financieramente; dándose cambios en los resultados o bien en la situación general de la empresa.

Entonces podemos decir que toda transacción contable, es un registro que debe hacer la empresa, según la información que se obtenga. Como se menciona anteriormente, ésta información debe estar respaldada por documentos; que por lo general son facturas que amparan alguna venta que la empresa ha hecho o la compra de algún bien o servicio que la empresa necesita. Pero no vamos a encontrar algún documento de respaldo en todas las transacciones, hay algunas que no los tienen como es el caso de las depreciaciones de los activos fijos que tiene la empresa, que se registran de forma mensual, otro ejemplo serian los intereses que se ganan en las cuentas bancarias cada fin de mes.

Un ejemplo para poder entender una de estas transacciones podría ser, que la empresa necesite comprar todo tipo de papelería y útiles para tener en existencia, entonces, se hace el pedido y para respaldar el pago que se hace por la adquisición de éstos bienes, la librería entrega a la empresa una factura. Esta factura debe llegar a manos de la persona encargada o responsable de ordenar y clasificar cada uno de estos documentos y seguido de esto debe proceder a su debido registro en el sistema contable que utilicen en dicha empresa.

Estas operaciones están determinadas por un periodo contable; y que al momento de obtener los estados financieros, por ejemplo el estado de resultados abarca todas las operaciones realizadas en un periodo de terminado; mientras que el balance general muestra las operaciones o la situación de la empresa a un fecha especifica. Cabe mencionar que en Guatemala, el periodo contable que esta establecido, abarca del 01 de enero al 31 de diciembre de cada año.

Al hablar del estado de resultados, éste refleja todo lo referente a los ingresos, costos y gastos que tuvo la empresa, mostrando un resultado positivo o negativo al final de un periodo determinado; pero al finalizar éste periodo, se procede a hacer el cierre de cada una de las cuentas que afectaron este estado financiero; para que al comenzar el nuevo periodo contable el saldo de cada cuenta sea cero.

Con el balance general el procedimiento es distinto, por que este estado financiero muestra cada una de sus cuentas con un saldo acumulado desde que la empresa inició operaciones hasta la fecha en que se esté generando el último balance general.

El objetivo de la contabilidad de expresar la información financiera por periodos, es para que exista la facilidad de que pueda ser analizada por separado; pero que al mismo tiempo se pueda comparar con los periodos anteriores y con esto poder determinar el grado de rendimiento que ha tenido la empresa de un periodo a otro.

Así como la contabilidad tiene un periodo determinado para presentar la información financiera, y como su función es expresar en cifras monetarias la situación de la empresa, cada uno de los registros y los estados financieros que se obtienen al final del proceso contable, deben ser expresados en la moneda local del país a donde pertenezca la entidad.

Por ejemplo en Guatemala, la moneda en la que se deben expresar los estados financieros es el Quetzal, así como en México serian los pesos mexicanos o en Estados Unidos el dólar. Las empresas que tengan sucursales en el extranjero, deberán adoptar como moneda de expresión en sus estados financieros; la moneda del país en donde se encuentre la sucursal; pero esto significa que ésta maneje estados financieros con distintas unidades

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