Control De Costos

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capítulo 7

Gestión de los costos del proyecto

La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. El Gráfico 7-1 brinda una descripción general de los procesos de la gestión de los costos del proyecto, a saber:

7.1 Estimar los Costos—Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.

7.2 Determinar el Presupuesto—Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada.

7.3 Controlar los Costos—Es el proceso que consiste en monitorear la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.

Estos procesos interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas de conocimiento. Dependiendo de las necesidades del proyecto, cada proceso puede implicar el esfuerzo de una persona o grupo de personas. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o más fases del proyecto, en caso de que el mismo esté dividido en fases. Aunque los procesos se presentan aquí como componentes diferenciados con interfaces bien definidas, en la práctica se superponen e interactúan de formas que no se detallan aquí. Las interacciones de los procesos se abordan en detalle en el Capítulo 3.

En algunos proyectos, especialmente en aquéllos de alcance más pequeño, la estimación de costos y la preparación del presupuesto de costos están tan estrechamente ligadas que se consideran un solo proceso, que puede realizar una sola persona en un periodo de tiempo relativamente corto. Estos procesos se presentan aquí como procesos distintos, porque las herramientas y técnicas requeridas para cada uno de ellos son diferentes. La capacidad de influir en los costos es mucho mayor en las primeras etapas del proyecto, lo que hace que la definición temprana del alcance del proyecto sea crítica (Sección 5.2).

El trabajo involucrado en la ejecución de los tres procesos de la Gestión de los Costos del Proyecto está precedido por un esfuerzo de planificación del equipo de dirección del proyecto. Este esfuerzo de planificación es parte del proceso Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto (Sección 4.2), lo cual produce un plan de gestión de costos que determina el formato y establece los criterios necesarios para planificar, estructurar, esti mar, presupuestar y controlar los costos del proyecto. Los procesos de Gestión de los Costos del Proyecto, así como sus herramientas y técnicas asociadas, se seleccionan generalmente durante la definición del ciclo de vida del proyecto (Sección 2.1) y se documentan en el plan de gestión de costos. Por ejemplo, el plan de gestión de costos puede establecer lo siguiente:

• Nivel de exactitud. Las estimaciones del costo de las actividades se ajustarán a un redondeo de datos según una precisión establecida (p.ej., $100, $1 .000), dependiendo del alcance de las actividades y de la magnitud del proyecto, y pueden incluir una cantidad para contingencias.

• Unidades de medida. Todas las unidades que se utilizan en las mediciones (tales como las horas o días

de trabajo del personal, la semana laboral o la suma global) se definen para cada uno de los recursos.

• Enlaces con los procedimientos de la organización. La estructura de desglose del trabajo (EDT) (Sección 5.3.3.1) establece el marco para el plan de gestión de costos, permitiendo la consistencia con las estimaciones de costos, los presupuestos y el control de costos. El componente de la EDT que se utiliza para la contabilidad de los costos del proyecto se denomina cuenta de control (CA). A cada cuenta de control se le asigna un código único o un número de cuenta vinculado directamente con el sistema de contabilidad de la organización ejecutante.

• Umbrales de control. Para monitorear el desempeño de los costos, pueden definirse umbrales de variación que establecen una cantidad acordada de variación permitida antes de que sea necesario realizar una acción. Los umbrales se expresan habitualmente como un porcentaje de desviación con respecto a la línea base del plan.

• Reglas para la medición del desempeño. Se establecen reglas para la medición del desempeño gracias a la gestión del valor ganado (EVM). Por ejemplo, el plan de gestión de costos podría:

○ Definir la EDT y los puntos donde se realizará la medición de las cuentas de control.

○ Establecer las técnicas que se emplearán para medir el valor ganado (p.ej., hitos ponderados, fórmula fija, porcentaje completado, etc.).

○ Especificar las fórmulas de cómputo de gestión del valor ganado (EVM) para determinar la estimación a la conclusión (EAC) proyectada y otras metodologías de seguimiento.

Véase The Practice Standard for Earned Value Management [3] (en inglés) para más información sobre la gestión del valor ganado (EVM).

• Formatos de los informes. Se definen los formatos y la frecuencia de presentación de los diferentes informes de costos.

• Descripciones de los procesos. Se documentan las descripciones de cada uno de los tres procesos de Gestión de los Costos del Proyecto.

Toda esta información se incluye en el plan de gestión de costos, que es un componente del plan para la dirección del proyecto, ya sea como texto dentro del cuerpo del plan o como anexos. Dependiendo de las necesidades del proyecto, el plan de gestión de costos puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera general.

7.3 Controlar los Costos

.1 Entradas

.1 Plan para la Dirección del Proyecto

.2 Requisitos de Financiamiento del Proyecto

.3 Información sobre el

Desempeño del Trabajo

.4 Activos de los Procesos de la Organización

.2 Herramientas y Técnicas

.1 Gestión del Valor Ganado

.2 Proyecciones

.3 Índice de

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