Control Interno

CAPÍTULO UNO: FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA DE LA GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y EL CONTROL INTERNO.

1.1. DEFINICIÓN

1.1.1. CONCEPTO

La gestión administrativa es el examen integral o parcial que se realiza en una

organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de

mejora1.

El control de procesos en una empresa sin importar el sector al que pertenezca mantiene

una revisión en las fases de planificación, organización, dirección y control con el

objetivo de determinar el grado de eficiencia y eficacia en las actividades que se está

realizando con el fin de mejorar la calidad administrativa y brindar confianza en los

servicios o productos que se preste.

1.1.2. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

“El sistema de control interno o de gestión es un conjunto de áreas funcionales en una

empresa y de acciones especializadas en la comunicación y control al interior de la

empresa. El sistema de gestión por intermedio de las actividades, afecta a todas las

partes de la empresa a través del flujo de efectivo. La efectividad de una empresa se

establece en la relación entre la salida de los productos o servicios y la entrada de los

recursos necesarios para su producción. Entre las responsabilidades de la gerencia están:

 Controlar la efectividad de las funciones administrativas.

1 PERDOMO MORENO, Abraham Fundamentos de Control Interno 7ma. Ed. Thomson 2000

2 http://es.wikipedia.org/wiki/Control_interno

5

 Regular el equilibrio entre la eficacia y la eficiencia en la empresa.

 Otros aspectos del desarrollo de la empresa, como crecimiento, rentabilidad y

liquidez.”2

ESTRUCTURA

Las áreas de gestión incluyen actividades o grupos de actividades que contribuyen al

logro de los objetivos empresariales. Dichas áreas son:

 Directiva

 Producción

 Mercadeo

 Investigación y desarrollo

 Personal

 Finanzas

El sistema de control interno está íntimamente ligado al sistema decisorio, de tal manera

que el gerente recibe datos de sus directivos que gestionan y del sistema financiero.

ACTIVIDADES

Las acciones efectivas son aquellas que mantienen un equilibrio entre la eficacia y la

eficiencia, entre la producción de los resultados deseados y los medios que se utilizan

para lograrlos. Todas las actividades de una compañía se traducen en dinero en efectivo

en algún momento.

1. Hacen parte de los procesos en la empresa.

2. Se traducen en dinero en efectivo en algún momento.

3. Afectan otras áreas de la empresa que pueden encontrarse lejos del punto de

origen de la actividad.

4. Su efecto es directamente proporcional a su eficacia.

6

5. Independientemente de la eficiencia con que se usen los recursos, requieren de

adecuada eficacia de las personas, para ejercer su efecto.

6. Regulan el funcionamiento de la empresa

La implantación y mantenimiento de un sistema de control interno es responsabilidad de

la dirección de la entidad, que debe someterlo a una continua supervisión para

determinar que funciona según está prescrito.

1.2. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO

“El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la

empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y

financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las irregularidades y

errores y propugna por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad, la

administración del personal, los métodos y sistemas contables para que así el auditor

pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales.”3

1.3. PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO.

1.3.1. RESPONSABILIDAD DELIMITADA.

Es identificar y asignar por escrito las funciones, deberes, obligaciones, rol y

atribuciones de cada una de las personas que trabajan en la compañía o institución.

1.3.2. SEPARACIÓN DE FUNCIONES DE CARÁCTER INCOMPATIBLE.

Se debe evitar que una persona realice funciones que puedan conducir a fraudes o

errores porque son procesos o transacciones consecutivas y que se complementan para

terminar un proceso, ej.: El en cargado de las cotizaciones no debe ser el mismo que

decida la selección del proveedor y realiza la compra.

3 Fccea.unicauca.edu.co

7

1.3.3. NINGUNA PERSONA DEBE SER RESPONSABLE POR UNA TRANSACCIÓN COMPLETA.

Puesto que facilita la consecución de fraudes y su fácil ocultamiento, ej.: la persona que

realiza las cobranzas no debe realizar los depósitos, hacer cuadres de caja o

contabilizar dichos cobros, porque tranquilamente puede hacer uso del dinero recaudado

sin ser detectado oportunamente.

1.3.4. SELECCIÓN DE PERSONAL HÁBIL Y CAPACITADO.

La aptitud del personal es cada vez más selectiva al momento de la contratación, pues

con el avance de la tecnología se necesita personal mejor entrenado, conocimientos

más exactos y variados.

1.3.5. PRUEBAS CONTINUAS DE EXACTITUD.

Todas las funciones que realiza una persona deben ser revisadas por otra en forma

aritmética, contable y administrativa.

1.3.6. ROTACIÓN DE DEBERES.

Debe el personal coger sus vacaciones anuales y periódicamente ser cambiado de puesto

o área de trabajo, esto evita que se produzcan fraudes por conocimiento de las

debilidades del control existentes.

1.3.7. FIANZAS.

Es recomendable que las personas que manejan fondos, inversiones, dinero o

documentos de fácil convertibilidad en efectivo, mantengan firmado una fianza o

garantía a favor de la compañía para cubrir eventuales casos de fraude, malversación

o uso indebido.

1.3.8. INSTRUCCIONES POR ESCRITO.

Toda instrucción debe ser sometida por escrito y tener firma de acuse de recibido

del receptor, de este modo se evitan problemas posteriores por malos entendidos al dar

instrucciones verbales.

8

1.3.9. CONTROL Y USO DE FORMULARIOS PRE NUMERADOS.

Deben ser usados para respaldar transacciones financieras, pre numerados significa con

numeración consecutiva hecha en la imprenta; con esto se logra un control trasnacional

de los documentos y el archivo cronológico de este.

1.3.10. EVITAR EL USO DE DINERO EN EFECTIVO.

Excepto para gatos de caja chica, el uso del dinero efectivo facilita en gran medida el

aparecimiento de fraudes por desviaciones de este recurso.

1.3.11. CONTABILIDAD POR PARTIDA DOBLE.

Para dar cumplimiento del principio de partida doble, que consiste en la igualdad de

créditos y débitos en cualquier operación contable.

1.3.12. DEPÓSITOS INTACTOS E INMEDIATOS.

Diariamente deben ser depositadas todas las recaudaciones, si no se pueden hacer en

horario diferido el mismo día de la recepción del dinero, deberá hacerse máximo al

siguiente día, así permitirá el cruce de información y control de transacciones.

1.3.13. USO Y MANTENIMIENTO DEL MÍNIMO DE CUENTAS BANCARIAS.

Es recomendable para control mantener una sola cuenta corriente o máximo dos, una

para el giro normal del negocio y otra para las diferentes actividades o transacciones

que pudieran presentarse.

1.3.14. USO DE CUENTAS DE CONTROL.

Se refieren al libro mayor general, sub. Cuentas y cuentas auxiliares que permitan el

control individual de determinadas transacciones.

1.3.15. USO DE EQUIPO MECÁNICO CON DISPOSITIVOS DE CONTROL Y PRUEBA.

Todo sistema debe tener validadores de la información para cuadres y controles

concurrentes y preventivos, esto es cada vez más común con el avance de la

tecnología.

9

1.4. ELEMENTOS BÁSICOS DEL CONTROL INTERNO.

1. PLAN DE ORGANIZACIÓN.-

Debe proveer una separación de funciones y responsabilidades.

2. SISTEMA DE AUTORIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO.-

Con el objeto de mantener un control financiero adecuado o razonable sobre

los activos, pasivos, ingresos, gastos, cuentas contingentes y de orden.

3. PRÁCTICAS SANAS.-

La efectividad del control interno y la resultante eficiencia en operaciones están

determinadas en alto grado por las prácticas seguidas en el desarrollo y

cumplimiento de los deberes y funciones de cada departamento de la

organización.

Los procedimientos adoptados deben proveer los pasos necesarios para la

autorización de transacciones, su registro y el mantenimiento de custodia de los

activo. Prácticas sanas proveen los medios para asegurar la integridad de tales

autorizaciones, registros y custodia.

Esto usualmente se consigue con una división tal de deberes y responsabilidades

que ninguna persona pueda manejar una transacción completamente de principio

a fin. Con esta división se provee una comprobación auxiliar de la corrección del

trabajo y la probabilidad de detección de errores se aumente. Como se explica

bajo plan de organización, esta división de responsabilidad es aplicable tanto a

los departamentos como a individuos y debe ejercerse en la organización total

...