Control Interno

importante de los movimientos de la misma, es por ello que si se aplican medidas de control sobre los activos también se tomaran medidas de control sobre los pasivos, sin embargo en el caso de los últimos es necesario que se lleven a cabo particularmente ciertas medidas que se enumeran a continuación:

1. Deberá establecerse una separación de las actividades de operación, custodia y registro, sobre todo de las personas que autorizan pasivos por compras, es decir que cada compra que se realice se debe registrar y también se debe tener un conocimiento sobre quien autorizo dicha compra.

2. Deberá establecerse la política de tener un solo departamento que realice las compras.

3. Deberá adoptarse la política de afianzar al personal que se relaciona con las compras.

4. Determinar niveles máximos de endeudamiento, es decir que se tenga un limite de las compras.

5. Determinar los volúmenes de compra económica.

6. Realizar conciliaciones cuando menos una vez al mes, entre los registros auxiliares y las confirmaciones recibidas de los proveedores, esto quiere decir que hacemos comparaciones frecuentes sobre las deudas que nosotros consideramos tener con las deudas que nuestros proveedores tienen registradas a nuestro cargo.

7. Si existe la política de descuento por pronto pago, verificar su aceptación así como su contabilización por el método de precio neto, es decir que si se recibe un descuento por pronto pago de un adeudo que se tenga se debe registrar en la contabilidad.

8. Los pagos de pasivos deben realizarse de conformidad con el ciclo comentado para el efectivo.

9. Deberán establecerse programas de pago para aprovechar descuentos y mantener una buena imagen de la entidad, es decir que se intentara no retrasar pagos y aprovechar al máximo las posibilidades de descuento que se pudieran obtener y además mantener una buena imagen de la empresa en cuanto al pago oportuno de sus adeudos.

10. Se deben establecer adecuados cortes de caja y de almacén.

11. Mantener actualizado y depurado los saldos de proveedores, es decir no permitir que se junten muchos adeudos sino mas bien tratar de hacer los pagos puntualmente y de forma oportuna, de esta manera tenemos un control optimo para saber cual es el adeudo con el proveedor a cierto periodo.

12. Analizar los saldos de deudores de proveedores y otras cuentas por pagar.

13. Llevar registros auxiliares de documentos por pagar.

14. Verificar los cálculos de los intereses.

15. En casos de préstamos garantizados con inmuebles, verificar que al momento del pago final, se liberen completamente las garantías.

16. Asegurar los bienes que hayan sido dados en garantía.

17. Registrar y correr oportunamente los ajustes por pasivos acumulados, devengados, transferencias de pasivos de largo plazo a corto plazo. Mantenerse actualizado sobre los distintos movimientos de pasivos de la empresa.

18. La nomina es la forma en la que se realiza las retribuciones a los empleados de la empresa y existen diversos controles que se realizan para el pago del salario.

a. Respecto de los registros de personal de departamento a su cargo (o el funcionario), independiente del pagador, es el que debe encargarse de tales registros, los cuales, previa autorización, debe contener;

* Contrato de trabajo y terminación del mismo, autorización de bases de sueldo cada vez que este se modifique, ausentismo, vacaciones y enfermedades, muestras de su firma.

b. Respecto a las horas trabajadas;

* Deben detallarse en hojas de tiempo o tarjetas marcadoras, la anotación que se haga de las tarjetas marcadoras debe ser supervisada durante las horas de entrada y salida o haciendo que el empleado recoja la tarjeta en la oficina de personal, cuando no llegue a tiempo. Llevar registros por orden de trabajo o departamentos firmados por el supervisor, esto se llevan además de las tarjetas.

c. Respecto de la preparación de nominas o listas de raya

* Al personal de contabilidad que elabore cálculos de sueldos y salarios no debe tener relación con contratación de personal, autorización de sueldos y salarios, registro de tiempos trabajados, costo de mano de obra en las ordenes de trabajo, cambio del cheque correspondiente por efectivo, distribución de los sobres de pago. Llevar a cabo rotación de funciones, verificar dos veces todos los cálculos aritméticos, conciliar la distribución de la mano de obra para fines de costos de los registros de tiempo trabajado, con un total del tiempo reportado en las tarjetas de reloj, por un funcionario, autorizar las nominas y listas de raya antes de firmar el cheque, escribir a tinta y con palabras los totales de las nominas y de listas de raya. Elaborar el cheque únicamente por la cantidad neta.

d. Control relacionado con el cambio del cheque y la preparación de sobres de pago.

* El cheque debe ser cambiado por el cajero. Solo el personal encargado estará a cargo de poner en el sobre el efectivo a pagar, hasta que estos se entreguen, estas personas no tendrán nada que ver con la elaboración de nominas y de listas de raya.

NOTA: EN EMPRESAS GRANDES LOS PAGOS LO REALIZAN EMPRESAS DE SEGURIDAD, QUE LLENAN LOS SOBRES CON EL IMPORTE DE SUELDOS, O BIEN LOS PAGOS SE HACEN POR MEDIO DE TARJETAS BANCARIAS DEPOSITAN EN EFECTIVO A CUENTA DEL TRABAJADOR EL CUAL PUEDE RETIRAR EL EFECTIVO EN EL MOMENTO Y POR LA CANTIDAD QUE REQUIERA.

e. Respecto del pago a los empleados

* El pagador debe estar acompañado de alguien ajeno a la elaboración de nominas y listas de raya. Se debe identificar a los patrones mediante la presentación de las tarjetas firmadas e ir marcando en la lista los que se vallan pagando. Deben cambiarse las funciones del pagador de cuando en cuando.

f. Sobres de sueldos y salarios no cobrados

* El pagador debe hacer una lista de los sobres que no se cobraron y entregarlos a un custodio, quien firma de recibido. Los custodios no deben encargarse de la elaboración de nominas o listas de raya. Deben además identificar a la persona que posteriormente reclame el sobre. El funcionario debe revisar periódicamente el registro de sueldos y salarios no cobrados.

Los métodos de control

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