Creacion De Formato API

A. Titulo

Evaluación y Aprobación de API

B. Áreas Involucradas

 Proyectos

 Mantenimiento

 Servicios Generales

 Logística

 Producción

 Gestión de Activos Fijos

 Gerencia General

 Presupuestos

 Gerencia Financiera

 Tesorería

 Contabilidad General

 Impuestos

C. Objetivo

DAR INSTRUCCIONES SOBRE EL PROCEDIMIENTO DE APROBACION DE LAS AUTORIZACIONES PARA INVERSION ( API )

D. Alcance

TODAS LAS EMPRESAS DEL GRUPO GLORIA PERU ( GLORIA S.A. , FARPASA , CENPAP, RACIEMSA, YURA Y CESUR ) , BOLIVIA , PUERTO RICO, ARGENTINA, COLOMBIA, ECUADOR

E. Elementos Usados

 Formato API ( Autorización para Inversión )

 Sistema SAP R/3 – Control de Presupuesto

F.IMPORTANTE

TODA COMPRA DE ACTIVO FIJO ( TANGIBLE E INTANGIBLE ) DEBE SER APROBADO POR LA GERENCIA GENERAL CORPORATIVA , PARA ELLO SE USARA EL FORMATO API ( ANEXO 1 )

G. Definiciones

Activo Tangible : Son los Inmuebles, Maquinaria y Equipo que adquiere una entidad para

• Su uso en la producción o suministro de bienes y servicios

• Para arrendarlos a terceros o

• Para propósitos administrativos

• Se espera usarlos por mas de un ejercicio económico ( 1 año )

Existen Mejoras de Activos Fijos que pueden ser Capitalizados como por ejemplo las que resultan en el aumento de futuros beneficios económicos, estas incluyen:

• modificación de una partida de la maquinaria para extender su vida útil, incluyendo un incremento en su capacidad ó

• mejoramiento de los repuestos de las máquinas para lograr un aumento sustancial en la calidad de su producción; ó

• adopción de nuevos procesos de producción permitiendo una reducción sustancial en los costos de operación previamente valuados.

F. Procedimiento

Elaboración del Plan Anual de Inversión.- A mediados de cada año se elabora el PA de I para el año siguiente, esto lo elabora cada Área (Mantenimiento, Proyectos, Producción etc.) y es enviado a Presupuesto para su consolidación por Sociedad.

Generación de API .- El Área que necesita el bien ( Activo Fijo ) elabora el documento API y solicita la aprobación de :

1. Gerencia de Línea

2. Gerencia de Área

Luego lo Envía a la secretaria de la Gerencia Corporativa ( Sra. Magda Oviedo ) para el registro Interno Corporativo y ella lo envía a la aprobación de :

3. Dirección Corporativa De Finanzas

4. Gerencia General

Una vez firmada por el Sr. Rodriguez, el documento API es enviado al departamento de Presupuestos, donde le asignan un No. De API y los números correspondientes de Ordenes Internas, las mismas que tienen la siguiente Estructura ( 10 dígitos ) :

3 1 1 6 0 0 1 9 0 1

3 ( Primer Digito ) Indica el tipo de Orden – Para todos los casos de Inversión será 3

11 ( Segundo y tercer digito ) Indica la Sociedad o División Correspondiente Ejm. 11 Gloria Alimentos / 81 PIL ANDINA / 95 DFM / 78 CORLASA etc.

6 ( Cuarto Digito ) Indica el año de creación del API - año 2006

001 ( Quinto a sétimo ) Indica el Correlativo del API creado

9 ( Octavo Digito ) Indica el tipo de Activo que se adquirirá Ejm. 9 Vehículos

01 ( Noveno y décimo digito ) Indica el Correlativo de la Orden creada en el API

5. Una persona del Área de Presupuestos se encargara de ingresar el código de API al sistema SAP y a su vez creara el código de Activo Fijo correspondiente ( Gerente de Área : Sr. Nestor Leno )

6. Una vez ingresada a SAP la

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