Cédulas y documentos

LILIANA

PAPELES DE TRABAJO

Son todas aquellas cédulas y documentos que son elaborados por el Auditor u obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases de la auditoria.

CEDULA: Papel o documento en que se hace constar una deuda, una obligación o cualquier tipo de informacion. Como son:

• Boletas

• Patentes

• Cédula de cambio. Antiguamente, letra de cambio.

• Cédula de comunión o confesión. La que se da en las parroquias en tiempo del cumplimiento de la iglesia católica, para que conste.

• Cédula de indulto. Carta o provisión en que se conmuta a un reo la pena merecida por el delito.

• Cédula de identidad o de ciudadanía. Documento oficial que sirve para identificar a la persona.

• Cédula profesional es el documento por medio del cual se autoriza oficialmente a una persona a ejercer su profesión.

Los papeles de trabajo sirven para dejar constancia escrita del trabajo

realizado por el auditor:

• El conocimiento del negocio de la empresa

• La revisión y evaluación del control interno

• Las pruebas de revisión de saldos.

También recogen las conclusiones a las que llega el auditor como

resultado de su trabajo:

• Deficiencias de control interno

• Ajustes y reclasificaciones

Igualmente los Papeles de Trabajo recogen la evidencia obtenida por el auditor acerca de la veracidad de las cuentas anuales:

• Libro de mayores

• Facturas

• Escrituras

• Conciliaciones bancarias

• Respuestas a las confirmaciones de proveedores, clientes, entre otros

Los papeles de trabajo son la evidencia de los análisis, comprobaciones, verificaciones, interpretaciones, etc., en que se fundamenta el Contador Público, para dar sus opiniones y juicios sobre la información examinada.

Los papeles de trabajo constituyen un medio de enlace entre los registros de contabilidad de la empresa que se examinan y los informes que proporciona el Auditor

El cumplimiento de la segunda Norma de Auditoría queda almacenado en los papeles de trabajo del Auditor, donde se refiere a la "obtención de evidencia suficiente y competente" (Artículo 7 de la Ley 43 de 1990, numeral 2, literal c) establece: “Debe obtenerse evidencia válida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los

Estados Financieros sujetos a revisión.”

CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deben contener:

• Los productos del sistema de información financiera sujeto a examen

• Las técnicas y procedimientos que el Auditor aplicó

• La extensión y oportunidad de las pruebas realizadas

• Los resultados de las técnicas y procedimientos tales como confirmaciones de tipo interno o externo

• Las conclusiones que obtuvo en cada una de las áreas examinadas.

Por lo tanto, los papeles de trabajo están constituidos por:

 Programas de trabajo

 Planillas con análisis y anotaciones obtenidas de la empresa.

 Las cartas de confirmación enviadas por terceros.

 Manifestaciones obtenidas de la compañía

 Extractos de documentos y registros de la compañía.

 Planillas con comentarios preparados por el Auditor o Revisor Fiscal.

 Memorandos preparados por el Auditor o Revisor Fiscal, para exponer algunos hechos, que complementan la información de las planillas.

OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

 Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de los resultados obtenidos en dicho trabajo.

 Suministrar la base para los informes y opiniones del Auditor Independiente o del Revisor Fiscal.

 Constituir una fuente de información concerniente a detalles de saldo de cuentas, rubros de los estados financieros y otros datos obtenidos en relación con el examen o para efectos posteriores a la realización del mismo, como futuras Auditorías.

 Facilitar los medios para una revisión de los Supervisores, Jefes, organismos gubernamentales u otros Contadores que determinen la suficiencia y efectividad del trabajo realizado y las bases que respaldan las conclusiones expresadas, probar a la vez que el trabajo se realizó con calidad profesional.

 Ayudar al Auditor o Revisor Fiscal a la conducción de su trabajo.

REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deberán adecuarse a cada trabajo en particular, pero deben poseer las características que les permitan servir de suficiente soporte para demostrar que los estados financieros u otra información sobre los que el Auditor Independiente o Revisor Fiscal está emitiendo su opinión, concuerden con los registros contables de la compañía, o han sido conciliados con los mismos.

Los papeles de trabajo deben dejar expreso que el auditaje ha sido planeado mediante el uso de planes y programas y el desempeño de los ayudantes ha sido revisado y supervisado en forma adecuada. También los papeles de trabajo deben demostrar que la eficiencia del sistema de control interno de la compañía ha sido revisada y evaluada al determinar el alcance y oportunidad de las pruebas a los cuales se limitaron los procedimientos de Auditoría.

El respaldo o soporte de los papeles de trabajo para cumplir los anteriores requisitos podrá tomar variadas formas incluyendo: anotaciones, cuestionarios, programas de trabajo, planillas, las cuales deberán permitir la identificación razonable del trabajo efectuado por el Auditor Independiente o Revisor Fiscal.

9.12 PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son la fundamentación de la opinión del Auditor en su dictamen y por tanto respaldan el trabajo realizado por el mismo y tienen una utilización que va más allá de la Auditoría del período en que estos se realizaron, pues son origen de la información para futuras Auditorías, bien sea que las realice el mismo Contador Público u otro colega.

Por la importancia y la responsabilidad que revisten para el Auditor, los papeles de trabajo son de su propiedad, pero deben estar disponibles para ser exhibidos en cualquier momento a las autoridades, al cliente o al colega que se haga cargo de las Auditorías posteriores.

La ley 43/1990 en su articulo 9 menciona que los papeeles de trabajo son de propiedad del contador pero pueden ser revisados por entidades estatales, deben conservarse al menos por 5 años

ALVARO

CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo, pueden clasificarse desde dos puntos de vista: Por su uso y su contenido.

POR SU USO

De acuerdo a la utilización que tengan los papeles de Auditoría en el período examinado o en varios períodos se clasifican en Archivo de la Auditoría y Archivo Permanente de Auditoría

Archivo de la auditoría

Son papeles de uso limitado para una sola Auditoría; se preparan en el transcurso de la misma y su beneficio o utilidad solo se referirá a las cuentas, a la fecha o por período a de que se trate. El contenido del archivo de la auditoría puede ser:

 Estados financieros del período sujeto a examen y el período anterior

 Hojas de trabajo de los estados financieros sujetos a examen

 Cédulas sumarias de los rubros de los estados financieros

 Cédulas analíticas y subanalíticas de las cédulas sumarias

 Resultados de las circularizaciones

 Análisis de las pruebas de auditoría practicadas

 Documentos preparados por el cliente utilizados en la auditoría

Archivo Permanente de auditoría

Como su nombre lo indica, son aquellos que se usarán continuamente siendo útiles para la comprobación de las cuentas no sólo en el período en el que se preparan, sino también en ejercicios futuros; sus datos se refieren normalmente al pasado, al presente y al futuro.

El contenido del Archivo Permanente puede ser:

 Historia de la Compañía

 Contratos y Convenios a largo plazo

 Sistema y Políticas Contables

 Estados Financieros de los últimos años

 Estado Tributario

 Conclusiones y recomendaciones de las últimas auditorías

 Hojas de trabajo de la última auditoría

POR SU CONTENIDO

1. Papeles de trabajo relacionados con la planificación

2. Papeles de trabajo relacionados con los saldos y transacciones

3. Papeles de trabajo relacionados con la obtención de evidencia

1. Papeles de trabajo relacionados con la planificación

Sirven para documentar la información relevante para que el equipo de auditoria adquiera el conocimiento general de la empresa que le permitirá identificar los riesgos significativos de negocio y fraude.

PA DOCUMENTOS DE PLANEACION

PA1 Memorándum de planificación.

PA2 Presupuesto de horas de trabajo y programación del equipo.

PA3 Aspectos pendientes de solución en el curso de la auditoría.

PA4 Sugerencias para futuros trabajos de auditoría.

PA5 Resumen de actas

PA6 Resumen de contratos

PA7 Resumen de correspondencia

PA8 Agenda de reunión de planeación con la gerencia

PA9 Resumen de los estatutos

PB REVISION ANALITICA INICIAL

PC SOLICITUD DE INFORMACION

PD MATRIZ DE RIESGOS

PE LISTA DE CHEQUEO DE VALIDACION DE CONTROLES GENERALES DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION

C PLANTILLA PARA EVALUACION DE PROCESOS CLAVE

CA Papel de trabajo para la evaluación de procesos de venta

CB Papel de trabajo para la evaluación de procesos de compras

CC Papel de trabajo para la evaluación de procesos de inventarios

CD Papel de trabajo para la evaluación de procesos de nomina

2. Papeles de trabajo relacionados con los saldos y transacciones

LOS ESTADOS FINANCIEROS

* Preparados por la empresa.

* En muy pocas ocasiones el auditor cuenta desde el comienzo de la Auditoría con los estados financieros. Es habitual que los mismos se estén elaborando en el desarrollo de la auditoría.

HOJA DE TRABAJO

• Son hojas multicolumnares en las cuales se listan agrupamientos de cuentas de mayor con los saldos sujetos a examen.

• Sirven de resumen y guía o índice de las restantes cédulas que se refieran a cada cuenta.

• Estos papeles representan los estados financieros en conjunto.

• Aquí se inicia la técnica del análisis pues se empieza a descomponer el todo en unidades de estudio más pequeñas.

• Contendrán los saldos del ejercicio anterior con el fin de hacer comparaciones.

• Se anotarán los ajustes y reclasificaciones que resulten de la revisión, para obtener en ellas las cifras finales o de Auditoría que son las referidas en el dictamen.

Esquema de hoja de trabajo para activos

CÉDULAS SUMARIAS O DE RESUMEN

• Son aquellas que contienen el primer análisis de los datos relativos a uno de los renglones de las hojas de trabajo y sirven como nexo entre ésta y las cédulas de análisis o de comprobación.

• Normalmente no incluyen pruebas o comprobaciones; pero conviene que en ellas aparezcan las conclusiones a que llegue el Auditor como resultado de su revisión y de comprobación de la o las cuentas a la que se refiere.

• Se elaboran teniendo en cuenta los rubros correspondientes a un grupo homogéneo, que permita el análisis de manera más eficiente. Para cada sumaria debe existir un rubro en la Hoja de Trabajo.

Esquema de cedula sumaria disponible.

CÉDULAS ANALÍTICAS O DE COMPROBACIÓN

• En estas cédulas se detallan los rubros contenidos en las cédulas sumarias

• Contienen el análisis y la comprobación de los datos de las cédulas sumarias, desglosando las cuentas.

• En términos generales la cédula analítica es la mínima unidad de estudio, aunque como se afirma en el párrafo precedente existen casos en los cuales se hace necesario dividir la analítica para un mejor examen de la cuenta.

Esquema de cedula analitica o de comprobacion de Bancos.

CÉDULAS SUB-ANALÍTICAS

• En algunas cuentas se requiere elaborar cédulas adicionales a las analíticas para examinar otras cuentas que se desagregan de estas últimas.

• Tienen similitud con las cédulas analíticas pues son la mínima unidad de análisis.

Esquema de una cédula subanalítica del Banco Andino.

3. Papeles de trabajo relacionados con la obtención de evidencia

• Papeles destinados a reflejar los procedimientos específicos de auditoría de cada área:

* Conciliación bancaria

* Conciliación de clientes

* Corte de operaciones

* Prueba de nóminas

• Aquellos que recogen la evaluación del sistema de control interno

* Cuestionarios

* flujogramas.

* procedimientos.

• Copias de los documentos importantes que han sido examinados:

* Escrituras, actas, contratos, etc.

• Copias de las cartas de confirmación y contestaciones.

* Remitidas a terceros solicitando la de determinada información y las

correspondientes contestaciones de las mismas.

Imagenes confirmaciones

• La constancia de inspecciones oculares

* Como recuentos, inventarios y otros.

• la constancia de inspecciones orales

* Como las notas sobre las indagaciones orales.

• Notas sobre cálculos realizados

* Revisiones practicadas

• Papeles relacionados con la preparación y formulación de su opinión:

a) Como el “Resumen de ajustes y reclasificaciones”.

Comprende todos los ajustes y reclasificaciones detectados con posibles efectos en la opinión.

Imagen resumen de ajuste y reclasificaciones

b) El “Resumen de asuntos que afectan a la opinión”.

Recoge todas las incidencias detectadas diferentes a los ajustes y reclasificaciones que posiblemente tendrán incidencia en la opinión.

Imagen ejemplo resumen de asuntos que afectan la opinion

c) “Resumen de incidencias de control interno”.

Recoge todas las debilidades de control interno detectadas y que constituirán el contenido de la carta de recomendaciones.

Imagen ejemplo de resumen de incidencias del CI

9.8 ORDENAMIENTO Y ARCHIVO

• El ordenamiento de los papeles de trabajo deberá ser lógico y ágil, con el objeto de que su localización resulte fácil para cualquier persona

• Los papeles del expediente continuo de Auditoría se ordenarán y archivarán por grupos o conceptos, atendiendo los datos o información que contenga.

• En este expediente se mantendrán los grupos que sean necesarios.

1 Archivos de la auditoria

a) Archivo general AG

•Índice AG 1. Índice de todos los papeles que integran este archivo.

•Plan global de auditoría AG 2

•Cuentas anuales a auditar AG 3

•Informe de auditoría AG 4

•Informe de control interno AG 5

•Resumen de ajustes y reclasificaciones AG 6

•Resumen de asuntos que afectan a la opinión AG 7

•Carta de manifestaciones AG 8

•Actas examinadas AG 9

•Control horas reales y previstas AG 10

Determinar la rentabilidad de la auditoría.

Ser un referente para auditorías futuras.

b) Archivo de los estados financieros AEF

Contiene los papeles de trabajo del ejercicio:

•Sumarias

•Desglose de las sumarias

•Pruebas realizadas

•Evidencia obtenida

•Ajustes y resto de incidencias detectadas, que luego se trasladarán al AG.

•Conclusiones de las áreas

Estos papeles de trabajo tendrán un ordenamiento lógico siguiendo el del listado de los rubros en las hojas de trabajo.

•Disponibles

•Inversiones

•Clientes y otras cuentas a cobrar

•Inventarios

•Activos fijos

•Proveedores y otras cuentas a pagar

•Deudas a largo plazo

•Ajustes

•Capital

•Pérdidas y Ganancias

2.- Archivo permanente

•Hoja índice AP 1. Indice de todos los papeles que integran este archivo.

•Estatutos de la sociedad AP 2

•Obligaciones Salariales AP 3

•Contratos y escrituras AP 4

•Organigrama de la empresa AP 5

•Manuales de procedimientos y autorizaciones AP 6

9.9 ÍNDICES

• Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rápida localización, se acostumbra ponerles un índice a cada uno de ellos en lugar visible que se escribe generalmente con un lápiz de color denominado "lápiz de Auditoría".

• mediante el indice se puede saber de qué papel se trata y el lugar que le corresponde en su respectivo archivo.

Los principales sistemas de indexación utilizados en Auditoría son los siguientes:

 Índice Numérico Alfabético: Se le asigna una letra mayúscula a las cuentas de Activo y dobles letras mayúsculas a las cuentas de Pasivo y Capital. Las cuentas de Resultado llevarían números arábigos ascendentes.

 Índice Alfabético Numérico. Se le asigna una letra mayúscula a las cédulas sumarias de Activo y doble letra mayúscula a las sumarias de Pasivo y Capital. Las cédulas analíticas se indexan con la letra o letras de la respectiva sumaria y un número arábigo progresivo. Las cuentas de Resultados se indexan con números arábigos en múltiplos de 10 en forma ascendente. Este es el sistema de mayor utilización por la facilidad de su uso y su popularidad a nivel nacional e internacional.

 Índice Numérico PUC: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan números arábigos progresivos y las cédulas analíticas números fraccionarios. En Colombia resulta muy apropiado usar como índice numérico el código asignado a las cuentas por el Plan Único de Cuentas PUC

9.11 MARCAS DE AUDITORIA

Para dejar comprobación de los hechos, técnicas y procedimientos utilizados en las cédulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditoría, las cuales son símbolos especiales creados por el Auditor con una significación especial.

Para las marcas de Auditoría se debe utilizar un color diferente al del color del texto que se utiliza en la planilla para hacer los índices. Las marcas deben ser sencillas, claras y fáciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditoría debe ser la cédula de la Marcas de Auditoría.

ESQUEMA DE MARCAS DE AUDITORIA

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