Definición Organizacional

 Definir objetivos de la organización

Toda organización debe establecerse con un objetivo previamente definido y claro, incluyendo las divisiones que sean básicas al mismo. Para esto existen dos herramientas básicas de diseño que deben ser definidas por la organización; en primer lugar la organización debe definir su misión en donde especifica la o las líneas de negocios en las cuales pretende competir la empresa, así como cuáles son los clientes a los que quiere atender y, en segundo lugar, especificar la estrategia para la consecución de estos objetivos, definida ésta como un conjunto de compromisos y acciones, integrados y coordinados, diseñados para explotar las competencias centrales y lograr una ventaja competitiva, lo que traducido a una empresa regulada, implica alcanzar la mayor eficiencia posible.

La estructura sustenta la implementación de las estrategias y se refiere a los procesos que se emplean para desarrollar las tareas de la organización. Las estructuras efectivas proporcionan la estabilidad que necesita la empresa para implementar con éxito sus estrategias y mantener la máxima eficiencia.

La medida en que la estrategia y la estructura coincidan o encajen influirá en el intento de la empresa por obtener los rendimientos máximos posibles.

 Análisis de factores externos que influyen en la organización

El objetivo de esta fase es determinar los patrones de comportamiento, deberes y responsabilidades que deben ser asumidos en la organización, debiéndose considerar: las restricciones legales, disposiciones que existen en la materia para el sector al que pertenece la organización o procesos que en ella se desarrollan, controles establecidos por organizaciones gubernamentales, productos o servicios que la misma brinda, mejores prácticas, etc.

 Definir Cadena de Valor de la Organización

Cuando una empresa se inicia, la estructura de organización se basa en la respuesta a la pregunta: ¿Qué funciones principales tendrá que llevar a cabo la empresa? Estas serían por lo menos elaborar el producto o servicio (producción), venderlo (mercadotecnia) e investigar los resultados (finanzas o control). A partir de esta fase se propone el ordenamiento de áreas, sus contenidos y equipos de trabajo necesarios.

Una herramienta fundamental y ampliamente utilizada hoy en día es la cadena de valor de Michael Porter , entendida como una forma de análisis de la actividad empresarial mediante la cual descomponemos una empresa en sus partes constitutivas, buscando identificar fuentes de ventaja competitiva en aquellas actividades generadoras de valor.

Según Porter, al abordarse el diseño estratégico de la organización se configurará en ella una cadena de valores en forma efectiva, debiéndose eliminar las actividades que no agregan valor a los productos o servicios, y mejorar aquellas que lo agregan. De esta forma, una organización en la cual se optimizó la cadena de valor está en condiciones de incrementar sus ventajas competitivas o alcanzar su mayor eficiencia, en materia de costos y calidad, en la medida que pueda satisfacer las expectativas de los clientes con el mejor precio.

La cadena de valor de una empresa se divide en actividades primarias y de apoyo. Las actividades primarias se relacionan con la elaboración de un producto o servicio, su distribución y venta y su servicio posterior a la venta. Las actividades de apoyo brindan la ayuda que se requiere para el buen desarrollo de las actividades primarias.

Ilustración 17 Apéndice 7 - Cadena de Valor de Porter

 Determinar niveles de Diferenciación del Trabajo

Para que una organización lleve a cabo su misión debe dividir su trabajo en unidades llamadas actividades y tareas; a esta división se le llama diferenciación. Existen tres tipos de diferenciación: horizontal, la cual hace referencia a la división del trabajo en actividades y tareas en el mismo nivel organizativo; vertical, la cual hace referencia a la división del trabajo por niveles de autoridad, jerarquía o cadena de mando; y espacial, relacionada con la localización geográfica de las diferentes actividades organizativas.

El nivel de complejidad de una organización se determina en gran parte por la cantidad de diferenciación horizontal, vertical y espacial que exista en ella.

A. Diferenciación Horizontal:

La diferenciación horizontal es la forma predominante de división de trabajo pues lo divide de acuerdo a tareas específicas, permitiendo además el aumento de la productividad al mejorar las destrezas del trabajador al especializarse en una tarea o área dentro de la organización.

La división horizontal permite que se desarrollen atribuciones específicas en el mismo nivel de la organización. Implica el desdoblamiento en órganos al mismo nivel, lo que también se denomina departamentalización. Tiene lugar cuando un determinado órgano se desarrolla y para ello ha de crecer horizontalmente, dividiéndose en órganos del mismo nivel que le permitirán aumentar sus destrezas.

La departamentalización es la división de una organización por medio de unidades especializadas que están destinadas a desempeñar funciones particulares o específicas. Estas unidades especializadas se generan del agrupamiento de funciones dentro de la estructura de una organización. Estos agrupamientos pueden deberse a una amplia variedad de criterios; entre los más usados se encuentra: Departamentalización funcional, territorial, por producto, por cliente y por procesos. La selección final depende del tipo de actividad desarrollada, de sus objetivos finales y de las relaciones de cada departamento con las metas totales de la organización.

El grado en que deberán dividirse las actividades y crearse departamentos diferentes depende principalmente del factor económico. El establecimiento de un nuevo departamento funcional significa que debe nombrarse un nuevo gerente, y a menudo esto también implica que debe asignársele cierto número de subordinados. Por lo tanto, implica costos extra y debe estudiarse la prudencia de la medida comparando los beneficios contra los costos.

Ilustración 18 Apéndice 7 - Diferenciación Horizontal

B. Diferenciación

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