Delegacion De Funciones

DELEGACION

por Juan Carlos Ayala

Entendemos a la delegación como el proceso mediante el cual una persona que esta facultada para disponer y/o efectuar acciones ; cede, deriva, u otorga una o más funciones y/o tareas a una unidad organizativa o a otra persona, asignándole la responsabilidad del cumplimiento en los niveles de eficacia y eficiencia encomendados, y otorgando la autoridad y los elementos necesarios para que la persona que asuma la delegación pueda efectuar las funciones dentro de los limites impuestos.

La delegación es, probablemente, el proceso fundamental de la gestión de un administrador y a su vez el más complejo y difícil de llevar a cabo en forma efectiva.

Delegar proviene del latín “delegare”, y quiere decir : “ dar una persona a otra la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio, para que haga sus veces o conferirle su representación”. Pero delegar no es dar o entregar y olvidarse de la función derivada o cedida. La delegación no libera a la persona que delega de su responsabilidad sobre la correcta ejecución de la tarea o función. La responsabilidad no se delega. Es decir que aunque un jefe delegue en un colaborador una tarea y/o función, sigue siendo responsable ante sus superiores del cumplimiento de la misma y conforme al nivel de eficiencia establecido.

La delegación como proceso para facilitar la gestión empresaria se remonta a los principios de la humanidad. En el capítulo XVIII de libro del Exodo figura el famoso pasaje en el cual se relata esta experiencia :” Moisés se sentó a despachar las causas del pueblo, el cual estaba alrededor de él desde la mañana hasta la noche. Lo que fue observado por su suegro que le dijo : “No haces bien en eso. Con trabajo tan ímprobo te consumes, no solamente tú sino también este pueblo que te rodea. Es empeño superior a tus fuerzas ; no podrás sobrevellevarlo tú solo. Escucha pues mis palabras.....Se tú medianero del pueblo en las cosas pertenecientes a Dios presentándole las súplicas que se le hacen, enseñando al pueblo las ceremonias y los ritos del culto divino, y el camino que deben seguir y las obras que deben practicar. Para lo demás escoge de todo el pueblo sujetos de confianza y con firmeza, amantes de la verdad y enemigos de la avaricia, y de ellos establece tribunos, centuriones, y cabos de cincuenta personas y de diez ; los cuales sean del pueblo continuamente. Y si ocurre alguna cosa grave, remítanla a ti, sentenciando ellos las de menor importancia ; y así será para ti más llevadera la carga partiéndola con otros.”

Si bien existen muchas razones que hacen necesario efectuar un proceso de delegación, por ejemplo : complejidad de tareas en un mismo puesto de trabajo, descentralización en la toma de decisiones, aumento de actividades, creación de un nuevo proyecto, funciones de mayor importancia, etc. ; del relato anterior surge la verdadera razón de la delegación : reconocer la imposibilidad de que una sola persona pueda decidir y hacer todo. La posibilidad de efectuar una buena gestión es : multiplicarse.

El proceso de delegación recorre toda la organización. Su sentido es vertical descendente, y va desde el nivel máximo hasta los estamentos operativos. También se lo denomina especialización vertical. Como ya dijimos una de las razones de la delegación es el crecimiento de la organización, cuando esto ocurre se presentan conjuntamente : la especialización horizontal o departamentalización y la especialización vertical o delegación, constituyendo ambas diferentes formas de división del trabajo.

La departamentalización es una división del trabajo en términos de agrupamiento y diferenciación de las distintas tareas, y la delegación es una división del trabajo en lo atinente al grado de responsabilidad y autoridad.

CARACTERISTICAS DE LA DELEGACION

ASIGNACION DE DEBERES : cada vez que se delega un trabajo a un subordinado se produce esta acción. El proceso puede tener diferentes formas. Se pueden indicar los deberes de realizar una operación, de analizar un estudio, o de ejecutar un trabajo. Conforme a este enfoque, la delegación es un proceso por el cual se asignan actividades. Desde otro punto de vista, podemos ver a la delegación como la cesión de una función específica que conlleva la obligación del cumplimiento de un conjunto de actividades.

AUTORIDAD : Conjuntamente con la asignación de un deber se concede autoridad. Esta es una condición inevitable para que exista delegación efectiva. La transferencia de algunos derechos, la potestad del ejercicio del trabajo asignado dentro de ciertos límites, es la característica que distingue el proceso de delegación de una directiva de ejecución de una actividad.

La cesión de autoridad no es un proceso sencillo, como tampoco lo es el ejercicio de la misma.

La cesión de la autoridad para la ejecución y/o realización de una función por parte del nivel superior comprende una serie de etapas que hacen al proceso de delegación que se desarrolla en este capítulo, como ser : definición de los objetivos, alcance de la delegación, límites de los derechos, comunicación, etc.. Y que tendrá que ver con las características del individuo que transfiere los derechos. Sobre este nos extenderemos en el título : “Estilos de Delegación”.

Pero, también, recordemos que se ha dicho que la practica del ejercicio de la autoridad no es sencilla. Expresamos que la autoridad es un elemento esencial pero no debemos confundirla con el poder ilimitado con que gozará el delegado para la realización de la función encomendada. Su alcance o discrecionalidad estará limitada por los derechos claramente establecidos por el nivel superior y/o por las políticas y normas de la organización.

RESPONSABILIDAD : Esta es la tercera característica de la delegación y está implícita en el proceso. Pero dado que -muchas veces- la concesión de la autoridad no es establecida claramente el compromiso que asume el individuo delegado no queda específicamente delimitado.

La responsabilidad última no se delega. El Jefe sigue siendo responsable por el logro de los objetivos y el delegado es responsable, ante su Jefe, del cumplimiento de las funciones asignadas. El principio expresado en la locución latina “respondeat superior” indica que los superiores son considerados responsables, en forma vicaria, por los actos de sus colaboradores.

Asimismo, cabe agregar, que el nivel superior no debe hacer recaer en el delegado todo el peso de la compulsión por el desempeño de sus deberes. Y este último debe comprender que al aceptar la delegación no está en libertad de hacer el trabajo a su conveniencia o de no hacerlo. El compromiso es mutuo pero con diferentes niveles de obligaciones.

D

E

L

E

G

A

C

I

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N

AUTORIDAD

LA FUNCIÓN / TAREA

RESPONSABILIDAD

ESTILOS DE DELEGACION

Las personas que poseen el poder no ejercen de la misma forma la delegación. Este proceso se puede dar de muchas maneras y hay que tener en cuenta diversos condicionantes, como ser : la personalidad del delegante, la capacidad del delegado, las condiciones del entorno, la cultura organizacional, etc.). Podemos decir que existen cuatro grandes grupos de estilos de delegación :

EL YO SUPREMO : son aquellas personas que confunden la delegación con la asignación de tareas. Por lo tanto, solo dan directivas sobre hechos a ejecutar, con escasa información sobre las causas y los efectos. Los límites de discrecionalidad del delegado son muy estrechos. Hay un control muy detallado y la responsabilidad del delegado es por la realización de las tareas. Se genera una respuesta pasiva. No se permite sugerir y cuestionar.

EL YO SUPERVISOR : Se da en aquellos casos en que el Jefe delega funciones con un margen de autoridad estrecho (aunque con más posibilidad de decisión que el estilo anterior). La comunicación es brindada en forma parcial y secuencialmente. Casi siempre se explican los efectos y no las causas. Si bien el control no es tan detallado, se controla permanentemente. La gran dificultad de este estilo es que ante una duda para tomar una decisión el delegado debe consultar. Siempre se le dice que hay que hacer y como hacerlo. Se puede sugerir o cuestionar. Genera reacciones conflictivas.

EL YO CREO : es aquel que cede a sus colaboradores algunas funciones que el considera que deben estar en el espacio de las decisiones de estos y para las cuales los delegados están en condiciones. Da información amplia sobre las causas y sus efectos. Ejerce un control por resultados. Explica los niveles de cumplimiento. Genera un crecimiento en sus colaboradores.

EL YO DESCARGO : Se da en aquellas personas que sin demasiada conciencia de las funciones “despachan” a sus subordinados sin darles orientación., La comunicación es nula. Ejerce el control por el “hecho consumado”. Reacciones : conflictos permanentes.

COMUNICACIÓN CONTROL CAPACIDAD PARA RESPONSABILIDAD

LA TOMA DE DESC. DEL DELEGADO

EL “YO”

SUPREMO

ESCASA

DETALLADO

NULA

NULA

EL “YO”

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