Diseño Organizacional. Coordinación y Control

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Universidad Arturo Michelena

Facultad de Ciencias Sociales y Económicas

Escuela de Contaduría Pública

Diseño Organizacional

Prof. Alvaro Yrigoyen                                                             Estudiante:

Materia: Teoría de las Organizaciones                       Figueira Mariana C.I:29.947.222

                                                                         Sección: 1M                  

                                           San Diego, 25 de Mayo del 2022

Diseño Organizacional

        En el ámbito de las organizaciones, los gerentes buscan diseños estructurales que brinden y faciliten a los empleados la tarea de llevar a cabo el trabajo de una organización. El proceso de la organización se puede definir como la creación de la estructura de una organización. Según Fincowsky, E., B. (2009):

El diseño organizacional; es el arte de organizar el trabajo y crear mecanismos de coordinación que faciliten la implementación de la estrategia, el flujo de procesos y el relacionamiento entre las personas y la organización, con el fin de lograr productividad y competitividad (pág. 52).

        Para crear un diseño organizacional, debe enumerar todas las misiones, funciones y objetivos de la empresa. También necesita desarrollo de equipo, trabajo, departamento y planificación individual. La estructura organizacional es la división de todas las actividades de una empresa que se agrupan para formar áreas o departamentos, estableciendo autoridades, que a través de la organización y coordinación buscan alcanzar objetivos. El diseño organizacional debe reunir y compatibilizar ciertas características importantes, cada una de estas varía según la empresa, originando diseños organizacionales heterogéneos. Hellriegel (2009) afirma:

En el diseño organizacional se pueden apreciar varias características principales que son: Diferenciación, formalización, centralización e integración, especialización, departamentalización, entre otras. De acuerdo al tipo de organización pueden ser diferentes, razón por la cual no existen dos empresas con diseños iguales. (pág. 354)

• Diferenciación: Para Don y Jackson (2009): “La diferenciación es un proceso que puede ser: 1. Horizontal: en departamentos o divisiones, mediante la departamentalización. 2. Vertical: en niveles jerárquicos, mediante la creación de escalones de autoridad. (pág. 45)” Cuanto mayor sea la variedad de productos y servicios, mayor será la diferenciación existente en la organización.

La diferenciación significa que la organización está compuesta por unidades que desempeñan tareas especializadas, utilizando diferentes métodos de trabajo, y que requieren empleados que posean competencias únicas. Se refiere al número de subsistemas dentro de las organizaciones. Una complejidad entre el número de niveles jerárquicos y las funciones o departamentos existentes en la organización.

• Formalización: la formalización es el grado en que las reglas se definen para dirigir el comportamiento de los miembros de la empresa. La existencia de reglamentos es necesaria para determinar cómo, cuándo y en qué disciplina se han de ejecutar las tareas. Según Done y Jackson (2009) La formalización puede hacerse mediante:

1. El cargo: a través de las especificaciones relacionadas con el cargo en si, como la descripción de este.

2. El flujo de trabajo: por medio de instrucciones y procedimientos detallados sobre cómo ejecutar las tareas, como el proyecto de elaboración de un proyecto.

3. Las reglas y reglamentos: mediante de la formalización de reglas y procedimientos para todas las situaciones posibles, especificando quién puede o no puede hacer ciertas cosas, cuándo, dónde, para quién y con qué autorización (pág. 321).

En las organizaciones muy formalizadas hay descripciones explicitas, diversas reglas organizacionales y procedimientos claramente definidos que abarcan los procesos de trabajo, los empleados son poco discretos con respecto al lugar, el tiempo y la manera de realizarlas.

• Centralización.: cuando en una organización los gerentes de la más alta jerarquía mantienen la autoridad para tomar decisiones importantes, se dice que la autoridad está altamente centralizada, los altos directivos coordinan las actividades de la organización para que estén enfocadas en las metas propuestas. Para Coulter (2010):

La centralización, es cuando las decisiones las toma una persona de nivel superior, no se les proporciona participación a los empleados de los niveles inferiores, el grado al que se concentra la toma de decisiones en un solo punto de la organización (pág.188).

La centralización en las organizaciones, concentra la autoridad en una sola persona de alto nivel jerárquico. El otorgamiento de facultades de decisión a los empleados, lo cual significa dar más autoridad (poder) para tomar decisiones claves, la desventaja es que pone fin a la necesidad de administradores de nivel medio y de primera línea debido a que el poder de decisión radica en un solo individuo.

• Integración: La integración coordina y enlaza las partes de una organización. En consecuencia, si la diferenciación es mayor y la estructura de la empresa es más diversa e implica coordinar las diferentes partes de la organización con el fin de obtener un buen funcionamiento. Por ello, la asertividad en la comunicación y coordinación entre las subunidades, es una de las tareas más complejas de los gerentes, por lo que a menudo fracasan en el uso de mecanismos y técnicas apropiados para integrar las subunidades organizacionales.
• La especialización del trabajo: consiste en dividir las actividades laborales, donde cada empleado se especializa en hacer una actividad específica en lugar de hacerla toda, para aumentar los resultados. Robbins (2005) afirma:

Es el grado en el que las actividades de una organización se dividen en tareas separadas. La esencia de la especialización del trabajo en que un individuo no realiza todo el trabajo, sino que éste se divide en etapas y cada etapa la concluye una persona diferente (pág. 235).

Todo personal que labora en una organización, cumple con un número limitado de tareas donde la responsabilidad e importancia de cada una dependerá del área y el cargo.

• Departamentalización: Cuando los trabajos se dividen por medio de la especialización, estos deben agruparse de nuevo para que las tareas comunes se puedan coordinar en las diferentes áreas de la empresa. Coulter (2010) define:

La departamentalización es la forma en que se agrupan los puestos. Existen cinco formas comunes de departamentalización, aunque una organización puede utilizar su propia y exclusiva clasificación. Por lo general las grandes empresas combinan la mayoría de todas estas formas de departamentalización (pág. 184).

Toda organización es única en clasificar y agrupar las actividades laborales que ejecutaran sus trabajadores en cada departamento, agrupándose los trabajos según las estrategias y objetivos definidos en cada área, pero en la mayoría de las organizaciones, las tareas cambian debido a las modificaciones que sufre en su estructura.

• Cadena de mando: es la línea continua de autoridad que se extiende de los niveles más altos de la organización hacia los más bajos, la cual especifica quién le reporta a quién.  Coulter (2010) afirma “La cadena de mando es como la autoridad que se refiere a los derechos inherentes a una posición gerencial para decirle a la gente qué hacer y esperar que lo haga” (pág. 185). Cuando los gerentes asignan trabajo a los empleados, dichos empleados asumen una obligación para realizar cualquier tarea asignada, esto se conoce como responsabilidad, donde deberán reportarle solo a un superior o gerente.
• Tramo de control: el tramo de control determina el número de niveles y gerentes que tiene una organización. Para Coulter (2010) define:

Como la cantidad de empleados que puede dirigir un gerente de forma eficiente y eficaz, donde no hay un número mágico, sino, muchos factores con respecto al número de empleados que un gerente puede manejar, que incluyen las habilidades y capacidades del gerente y los empleados, así como las características del trabajo por realizar. (pág. 186)

La tendencia de los últimos años, se ha dirigido hacia tramos de controles mayores, lo cual es consistente con los esfuerzos de los gerentes de agilizar la toma de decisiones, aumentar la flexibilidad, coordinar el trabajo de los empleados de acuerdo a sus actitudes, capacidades y especialización, dar facultades de decisión a los empleados y reducir costos en las diferentes operaciones que se desarrollan en la organización. Para obtener éxito en la implementación de un proceso de diseño, se debe conocer los elementos que componen el diseño, de los cuales son:

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