Diseño e implementacion de aplicación de ECM para nueva EPS

DISEÑO E IMPLEMENTACION DE APLICACIÓN DE ECM PARA  NUEVA EPS

Camilo Andrés Urrego Código. 2012010015

Harold David López Ospina ID: 2012010075

José Hilario Berrocal Atilano ID: 2012010225

Hebert Andrés Hernández Martínez Código 2012010120

Zulma Villalobos Hernández Código. 2012010227

Politécnico Grancolombiano.

   Bogotá D.C.

Gerencia de proyectos I

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO Y GESTION DE LA INTEGRACION

25 DE JUNIO de 2020

TABLA DE CONTENIDO

1.        JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO        4

2.        ANTECEDENTES        5

3.        OBJETIVO GENERAL        7

4.        OBJETIVOS ESPECÍFICOS        7

5.        ALCANCE        8

6.        REQUISITOS        9

7.        ENTREGABLES DEFINIDOS        11

8.        RIESGOS        11

9.        FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO        12

10.        RESUMEN DE CRONOGRAMA DE HITOS        14

11.        RESUMEN DEL PRESUPUESTO        15

12.        REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO        17

13.        DIRECTOR DEL PROYECTO        17

14.        INTERESADOS HASTA EL MOMENTO        19

15.        PATROCINADOR        19

16.        DOCUMENTOS INSUMOS        20

17.        SUPUESTOS        21

18.        RESTRICCIONES        22

19.        CICLO DE VIDA DEL PROYECTO        23

20.        FASES DE CICLO DEL PROYECTO        24

21.        DEFINICIÓN GENERAL DE LOS PROCESOS, TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS        25

22.        GESTIÓN DEL CAMBIO        26

1. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

La estrategia de la gestión de la información en una organización está intrínsecamente ligada al desarrollo, evolución y optimización de los procesos operativos. La posibilidad de gestionar los documentos de la empresa a través de un sistema automatizado que controle el flujo del proceso documental, tiene un efecto directo en la competitividad, productividad y crecimiento empresarial.

Las tasas insuficientes de respuesta e integridad de la correspondencia asociada pueden resultar en recurrentes casos de demandas judiciales, en las cuales Nueva EPS llegaría a pagar multas por montos significativos de cientos de millones de pesos colombianos. En algunos de estos casos, es posible que se haya cumplido con el procedimiento y los tiempos correctos, pero al no tener la capacidad de proporcionar evidencia de ello, los casos de demandas judiciales pueden resultar, de todas maneras, en multas financieras contra Nueva EPS.

Los dos factores determinantes que generan los problemas anteriormente mencionados en Nueva EPS son:

1. La falta de integración de la gestión de contenidos con los procesos de negocio que posibilite la toma de decisiones y la correspondiente gestión de manera oportuna.

2. La carencia de una funcionalidad de gestión de registros para rastrear y tramitar la documentación a lo largo de su ciclo de vida, así como para contar con evidencia y registro de las actividades de la Corporación.

Las posibilidades de mejora que traerá serán el Incremento de la productividad, Reducción de costos, Seguridad de la información, Mejorar la imagen corporativa, Rápido ROI, Oportunidad y eficiencia en trámites, Control y seguimiento al documento en los procesos, Control de registros y evidencia de actuaciones.

Estratégicamente a la organización se le contribuye con el logro de un modelo exitoso de gestión y se convierte en apoyo a los procesos que aseguran la sostenibilidad.

Vale la pena resaltar que dentro del proceso de Acreditación que actualmente adelanta Nueva EPS, la implementación del Gestor de Contenidos Empresariales contribuye al fortalecimiento de los procesos y apoya transversalmente todas las áreas para el cumplimiento eficiente de los estándares definidos.

1. ANTECEDENTES

Nueva EPS opera con su sede administrativa ubicada en Bogotá, donde se centraliza toda la información de los diferentes puntos de atención de todo el país. Se presentan inconvenientes en el momento en el cual se requiere tomar decisiones puesto que la información al interior de la Organización tiene estructuras documentales diferentes, ocasionando reprocesos en la realización de las diferentes tareas. La administración de documentos físicos ha ocasionado un gasto muy alto en la custodia de documentos con los proveedores lo cual ocasiona demoras a las diferentes áreas, en el momento de realizar una consulta para tramitar un proceso o actividad.

1. OBJETIVO GENERAL

Desarrollar un gestor de contenidos con el fin de optimizar los procesos internos, generando valor e integrando la información de la compañía, haciendo reducción de costos, teniendo en cuenta el medio ambiente.

1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Gestionar el Contenido Empresarial alineado con el plan estratégico.
• Mejorar la estrategia de manejo de documentos y registros en toda la organización.
• Brindar más y mejores herramientas para la toma de decisiones.
• Desarrollar una cultura ambiental de administración documental y enfoque cero papeles.
• Acceder confiable y oportunamente a la información.
• Reducir los costos actuales en gestión de contenidos.
• Lograr una mayor eficiencia en los procesos actuales.
• Adoptar nuevas tecnologías que garanticen la productividad del negocio.

1. ALCANCE

Diseñar e implementar un modelo de gestión de contenido empresarial aplicable a todos los procesos de NUEVA EPS, soportado en una plataforma de software que permita administrar los documentos, registros y activos digitales de toda la Organización.

En la primera fase contempla la implementación del subproceso de Correspondencia y Trámites recibidos en ventanillas y a través de tulas a nivel nacional, iniciando por las oficinas que cuentan con Auxiliar de Gestión Documental (Dirección Nacional, Regionales, 11 zonales). La implementación contempla las comunicaciones enviadas y recibidas en físico, exceptuando los masivos y contemplando el correo electrónico, fax server, Multicase y los documentos office.  

Los requerimientos de este proyecto no solo involucran una solución informática, sino que involucran un proceso de cambio en la organización cubriendo varios frentes como lo son los procesos del negocio, los procesos administrativos y la cultura organizacional de Nueva EPS, todos estos cambios deben generar un proceso integral que le permita optimizar la operación de su negocio.

1. REQUISITOS

Técnicos

• Espacio físico para el desarrollo del proyecto, con adecuación para su uso
• Equipos de computo para ejecutar el desarrollo del proyecto

Humanos

• Personal con el conocimiento en desarrollo de aplicaciones y personal de Nueva Eps que brinde la información necesaria, con el fin de que el aplicativo sea optimo.

Financieros

• Contar con presupuesto asignado para la adquisición de la plataforma tecnológica.
• Contar con los recursos suficientes para la contratación del personal idóneo para el desarrollo del proyecto.

Internos

• Aprobación y legitimación del proyecto por parte de la alta dirección de la Nueva EPS.
• Entendimiento formal del alcance e importancia del proyecto por parte de la alta dirección.
• Compromiso de todas las Gerencias con las actividades del proyecto y con la entrega de información clave que asegure la calidad de los entregables en las distintas fases.

1. ENTREGABLES DEFINIDOS

• Modelo y estrategia para la implementación exitosa del ECM.
• Plataforma tecnológica ECM en operación.
• Proceso de administración documental automatizado.

1. RIESGOS

• Diseño de un modelo de gestión de contenidos no viable o no alineado frente a la realidad de Nueva EPS.
• No cumplimiento de los acuerdos por parte de proveedor de software para la implementación del modelo.
• Falta de apoyo por parte de las gerencias para el levantamiento de información.
• Falta de disponibilidad de recurso humano para las fases de diseño e implementación por parte de las Gerencias y áreas involucradas.
• No seleccionar el proveedor y/o plataformas más convenientes para las necesidades de la Nueva EPS.
• Superar el costo estimado para la ejecución del proyecto.
• No generar procesos documentales adecuados basados en la documentación existente en la Nueva EPS la cual puede aún no estar completamente definida y probada.
• No lograr la culminación del proyecto en los tiempos estimados.
• Cambio en los integrantes del grupo de trabajo, tanto de Nueva EPS como del proveedor.
• Relevo en las personas entrenadas tanto en el software como la administración documental, lo que implicaría una nueva capacitación y adaptación al sistema.

1. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO

• Contar con el apoyo y trabajo conjunto con las áreas de Tecnología e Ingeniería de Procesos en todas las fases del proyecto (análisis, diseño, negociación, implementación y soporte técnico).
• Adopción, por parte de toda la empresa, de las políticas definidas y del modelo general de Gestión de Contenido.
• Atención a un único modelo de Gestión de Contenido que permita el manejo integral de la documentación de la Nueva EPS así como la explotación completa y única de la información digital.
• Seleccionar una plataforma tecnológica que cumpla a cabalidad con los requerimientos generados por los distintos procesos de la Nueva EPS, con el modelo de gestión de contenido planteado y con la política adoptada por la Nueva EPS en materia de tecnología de información.
• Una adecuada gestión del cambio en las personas, la formación y la creación de una cultura de uso de la documentación en medio digital suprimiendo prácticas comunes de reproducción y reproceso de documentos físicos.
• Contar con un levantamiento completo del inventario y valoración documental de la Nueva EPS.
• Los objetivos del proyecto de Gestión de Contenido deben estar en consonancia y al servicio de las estrategias y objetivos generales de Nueva EPS y de acuerdo igualmente con la política de calidad de la compañía.

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