DISEÑO CONJUNTO DE APLICACIONES

DISEÑO CONJUNTO DE APLICACIONES

No importa cuán experto llegue a ser como entrevistador, inevitablemente experimentará situaciones en las cuales las entrevistas uno a uno no parecerán tan útiles como usted quisiera.

Las entrevistas personales requieren mucho tiempo y están sujetas a error, y sus datos están propensos a una mala interpretación. IBM desarrolló un método alternativo para entrevistar a los usuarios uno a uno, conocido como diseño conjunto de aplicaciones [Joint Application Design, JAD]. Las razones para usar JAD son reducir el tiempo (y el costo) requerido por las entrevistas personales, mejorar la calidad de los resultados de la evaluación de los requerimientos de información y generar una mayor identificación del usuario con los nuevos sistemas de información como resultado de los procesos participativos.

Aunque JAD se puede sustituir por las entrevistas personales en cualquier momento apropiado del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, normalmente ha sido utilizado como una técnica que le permite, como analista de sistemas, realizar el análisis de los requerimientos y diseñar la interfaz de usuario en conjunto con los usuarios. Todas las complejidades de esta técnica sólo se pueden aprender en un seminario donde se expliquen los métodos patentados por IBM. Sin embargo, aquí podemos transmitirle suficiente información sobre JAD para que se entere de algunas de sus ventajas y desventajas en comparación con las entrevistas uno a uno.

QUIÉN ESTÁ INVOLUCRADO

Las sesiones de diseño conjunto de aplicaciones incluyen una variedad de participantes, analistas, usuarios, ejecutivos, etc., que aportarán su experiencia y habilidades, en diferente medida, a las sesiones. Aquí su principal interés es que todos los miembros del equipo que participarán en el proyecto se comprometan e involucren con el enfoque JAD. Escoja un patrocinador ejecutivo, una persona de experiencia que presentará y concluirá la sesión de JAD. De preferencia, seleccione a un ejecutivo del grupo de usuarios que tenga algún tipo de autoridad sobre las personas del área de sistemas de información que trabajen en el proyecto. Esta persona será un símbolo visible e importante del compromiso de la organización con el proyecto de sistemas.

Por lo menos un analista del área de sistemas de información debe estar presente, pero a menudo el analista toma un rol pasivo, a diferencia de lo que ocurre en la entrevista tradicional en la cual el analista controla la interacción. Como analista del proyecto, usted debe estar presente en la sesión de JAD para escuchar lo que dicen los usuarios y lo que necesitan.

Además, usted tendrá que dar una opinión especializada en caso que en la sesión de

JAD se proponga alguna solución de un costo desproporcionado. Sin este tipo de retroalimentación inmediata, las soluciones poco realistas con costos excesivos podrían colarse en la propuesta y ser difíciles de eliminar más tarde.

Es conveniente seleccionar de ocho a 12 usuarios de cualquier nivel para participar, en las sesiones de JAD. Procure seleccionar a usuarios por encima del nivel operativo, que tengan capacidad para explicar qué información requieren para realizar sus trabajos, así como las características que les agradarían en un sistema de cómputo nuevo o mejorado.

El líder de la sesión no debe ser un experto en el análisis y diseño de sistemas sino alguien que cuente con habilidades de comunicación excelentes para facilitar las interacciones apropiadas. Tome nota que no es conveniente designar a un líder de sesión que le reporte a una persona del grupo. Para evitar esta posibilidad, una organización podría contratar a un consultor externo que funja como líder de sesión. El punto es contar con una persona que atraiga la atención del grupo para tratar las cuestiones importantes de los sistemas, negociar satisfactoriamente y resolver los conflictos, y ayudar a los miembros del grupo a alcanzar un acuerdo general. :

Su sesión de JAD también debe incluir a uno o dos observadores que sean analistas o expertos técnicos de otras áreas funcionales para ofrecer explicaciones y consejos técnicos al grupo durante las sesiones. Además, un miembro del departamento de sistemas de información debe asistir a las sesiones de JAD para redactar formalmente todo lo que se haga.

DÓNDE CELEBRAR LAS REUNIONES DE JAD

De ser posible, recomendamos que las sesiones de dos a cuatro días se realicen fuera de las oficinas de la organización, en ambientes cómodos. Algunos grupos usan los centros ejecutivos o incluso las instalaciones de apoyo a la toma de decisiones en grupo que están disponibles en las principales universidades. La idea es minimizar las distracciones y responsabilidades cotidianas inherentes al trabajo regular de los participantes. La propia sala debe albergar cómodamente a la cantidad de personas invitadas. El equipo de apoyo a presentaciones, como mínimo incluye dos proyectores de transparencias, un pizarrón, un rotafolio y acceso a una copiadora. Las salas destinadas al apoyo a la toma de decisiones en grupo también proporcionan PCs conectadas a una red, un sistema de proyección y software

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