Documentación de Auditoria Externa

Acceso a los documentos de los auditores externos.

La documentación de los auditores externos incluye toda la información que soporta la evidencia del trabajo realizado, esta información es conservada regularmente en archivos físicos y electrónicos o digitalizados.

Toda documentación, una vez analizada y verificada a través de las técnicas de auditoría, se concluye si aporta evidencia, es decir si es útil, se convierte en un “papel de trabajo” y servirá de soporte para sustentar la opinión de auditoría.

Según lo estipula el Art. 322. (Ley de Compañias, 2020). Los auditores externos tendrán acceso en todo tiempo a la contabilidad y libros de la compañía con el objeto de cumplir sus funciones y están facultados para requerir a los administradores: la información, documentos, análisis, conciliaciones y explicaciones que consideren necesarios para el cumplimiento de las mismas.

En base a esta documentación el auditor prepara sus análisis y aplica las técnicas de auditoría para completar el proceso de obtención de evidencia y concluir sobre cada una de las aseveraciones en los estados financieros.

Es conveniente mencionar que sobre los archivos que contienen la documentación de auditoría, se debe tener un especial cuidado de su conservación y custodia, en especial que no se pierda ninguna pieza de la evidencia ya procesada, o que se pueda deteriorar por un uso inadecuado, o del acceso indebido por parte de terceros no autorizados.

Existe el riesgo, que un mal proceso de obtención de evidencia, en la preparación de la documentación de auditoría, conlleve a un desenfoque del trabajo, conllevando a conclusiones erradas, y en consecuencia que perjudiquen a la empresa.

Es por ello que la preparación oportuna de documentación de auditoría suficiente y adecuada ayuda a mejorar la calidad de la auditoría y facilita una efectiva revisión y evaluación de la evidencia de auditoría obtenida y de las conclusiones alcanzadas antes de que el informe de auditoría se finalice.

Documentos que deben estar a disposición de los auditores externos.

Los administradores o apoderados de las compañías pondrán a disposición de los auditores externos, los estados financieros y toda la documentación e información necesarias, sin ninguna restricción, para el pleno cumplimiento de su trabajo. (Derecho Ecuador, 2016)

Art. 323.- Los administradores pondrán a disposición de los auditores externos, por lo menos con cuarenta y cinco días de anticipación a la fecha en que éstos deban presentar su informe, los estados financieros de la compañía y toda la información mencionada. (Ley de Compañias, 2020)

Es importante destacar la necesidad de supervisar toda la información antes de entregarla a los auditores, para asegurar la corrección y coherencia de la misma.

Se debe preparar de manera oportuna la documentación de las evidencias, de tal forma que proporcionen:

Según lo plantea (Superintendencia de Bancos y Seguros, 2003) Art. 23. Dicha institución revisará en cualquier tiempo, el trabajo realizado por los auditores externos, con el objeto de evaluar la idoneidad, independencia y suficiencia de su trabajo.

La documentación necesaria variará de una empresa a otra, pero, a modo de indicación general, la empresa debe tener preparada con anterioridad al inicio de la auditoría la siguiente documentación:

• Una copia de las escrituras de constitución y modificación de estatutos sociales.
• Balance de sumas y saldos al máximo detalle.
• Cuentas Anuales a la fecha del cierre contable del ejercicio.
• Balance de situación financiera.
• Cuenta de resultados.
• Estado de cambios en el patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo y memoria de la empresa.
• La relación de los modelos de liquidación de impuestos del ejercicio auditado.
• Así como haber puesto al día los correspondientes libros de actas, tanto del Consejo de Administración, como de la Junta de Accionistas.

Principales consideraciones que el auditor debe cuidar en el proceso de documentación de la auditoría.

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