Auditoria Externa
Enviado por • 11 de Abril de 2014 • 2.319 Palabras (10 Páginas) • 196 Visitas
1. TABLA RESUMEN.....................................................................................
2. OBJETO...................................................................................................
3. ALCANCE.................................................................................................
4. RESPONSABILIDADES............................................................................
5. ENTRADAS..............................................................................................
6. SALIDAS..................................................................................................
7. PROCESOS RELACIONADOS..................................................................
8. DIAGRAMA DE FLUJO..............................................................................
9. DESARROLLO..........................................................................................
9.1. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA........................................................
9.2. SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR.......................................................
9.3. PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA........................................................
9.4. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA...........................................................
9.5. REUNIÓN FINAL....................................................................................
9.6. INFORME DE LA AUDITORÍA..................................................................
9.7. TRATAMIENTO DE LAS DESVIACIONES.................................................
9.7.1. CIERRE DE LA AUDITORÍA..................................................................
10. ARCHIVO................................................................................................
11. DEFINICIONES........................................................................................
12. FORMATOS Y REFERENCIAS..................................................................
PROCEDIMIENTO GENERAL
RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA Auditorias externas de Medio Ambiente
1. TABLA RESUMEN
SECTORES: TODOS, EN GENERAL
TIPOLOGÍA: DEL PROCESO GENERAL
AUDITORÍA: EXTERNA DE MEDIO
AMBIENTE
RESPONSABLE: AUDITOR JEFE
PROCESOS RELACIONADOS: ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
ENTRADAS: COMPROBACIÓN DE QUE EL
SGM FUE IMPLANTADO Y ES EFICAZ
RESPONSABLE: RESPONSABLE DE
MEDIO AMBIENTE
SALIDAS: CIERRE DE LA AUDITORÍA
INTERNA E INFORME DE LA AUDITORÍA
RESPONSABLE: EQUIPO AUDITOR
2. OBJETO
Definir la metodología empleada en la organización, para llevar a cabo las auditorías externas del Sistema de Gestión Ambiental, con el fin de verificar que se ha implantado y qué es efectivo o, en caso contrario, para detectar las desviaciones que se produzcan y establecer las acciones necesarias para corregirlas.
3. ALCANCE
Los requisitos de este procedimiento se aplican a todas las actividades, funciones, documentos, registros, etc., contemplados en el Sistema de Gestión de Ambiental de la Organización.
ACTIVIDADES A LAS QUE AFECTA ESTE PROCESO:
• Todas las actividades.
4. RESPONSABILIDADES
• Responsable Medio Ambiente
- Elaborar el plan de auditorías internas y/o externas.
- Proponer a la Gerencia la realización de auditorías de carácter extraordinario.
- Mantener en archivo los planes de auditorías externas, los informes de las auditorías externas, etc.
- Participar en el análisis y propuesta de las acciones correctivas y preventivas.
- Comunicar el programa de cada auditoría interna y/o externas a las áreas auditadas.
- Comunicar el resultado del informe de auditoría a los Responsables de área implicados.
• Responsables Áreas Auditadas
- Colaborar en la realización de las auditorías.
- Participar en el análisis y propuesta de acciones correctivas y preventivas.
- Equipo Auditor
- Elaborar y distribuir el programa de cada auditoría interna.
- Elaborar el informe de la auditoría.
- Enviar el informe de la auditoría a la Gerencia y al Responsable de Medio Ambiente.
• Gerencia.
- Aprobar el plan de auditorías internas.
- Nombrar el equipo auditor.
- Asistir a las reuniones finales de las auditorías.
5. ENTRADAS
El proceso da comienzo con la elaboración del Plan Anual de Auditorías por parte
del Responsable de Medio Ambiente de la organización.
6. SALIDAS
El proceso se termina con el Cierre de la Auditoría Interna, una vez abiertas las acciones correctoras/preventivas pertinentes y comprobada su eficacia, y con la realización del Informe de Auditoría por parte del equipo auditor.
7. PROCESOS RELACIONADOS
• "Revisión por la Dirección".
• "Acciones Correctivas y Preventivas".
8. DIAGRAMA DE FLUJO
NOTA: El número que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del Procedimiento, DESARROLLO al que pertenece.
9. DESARROLLO
9.1. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
A principio de cada año, el Responsable de Medio Ambiente efectúa la planificación
De las auditorías esterna del Sistema de Gestión Ambiental que afectan tanto a las distintas áreas de la organización como a las distintas actividades/funciones realizadas incluidas en el Sistema de Gestión Ambiental.
El formato "Plan Anual de Auditorías" es cubierto y revisado por el Responsable de Medio Ambiente, que lo presentará a la Gerencia para su aprobación.
Una vez aprobado, el Responsable de Medio Ambiente lo comunicará a las distintas áreas de la Organización para que estén informados de la realización de dichas Auditorías.
En dicho plan figura el calendario propuesto de las auditorías por áreas y el auditor
Encargado de llevarlas a cabo. A medida que éstas se vayan realizando se indicará en dicha hoja, y también si se han producido desviaciones.
Además de las auditorías incluidas en el Plan anual, el Responsable de Medio Ambiente podrá proponer a la Gerencia la realización de auditorías extraordinarias en caso de que se hayan introducido modificaciones significativas en el Sistema de Gestión Ambiental, o bien si se sospeche o se tenga la certeza de que el nivel de gestión ambiental ha disminuido.
9.2. SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR
El equipo auditor será nombrado por la Gerencia y estará formado por un número variable de personas, dependiendo de las características de la auditoría. Si son varios los auditores puede nombrarse a uno de ellos auditor jefe.
El auditor jefe es la persona que organiza y dirige la auditoría, informando de los resultados de la misma. Será requisito imprescindible que el personal auditor no ejerza responsabilidad directa sobre el área auditada.
Las personas propuestas para integrar un equipo auditor deberán tener la formación y experiencia adecuadas para ello. Cumplirán entre otros los siguientes requisitos:
• Tener conocimiento de la norma ISO 14001:2004 (mínimo 5 horas) y el
Reglamento EMAS (mínimo 2 horas), así como de realización de auditorías
(mínimo 2 auditorías), ya sea como observador o auditor.
• Experiencia profesional mínima en la organización de 1 año.
• Conocimiento del Sistema de Gestión Ambiental de la organización a través
de la participación en la implantación y/o mantenimiento de dicho sistema.
• Haber participado como observador al menos en una auditoría interna o externa.
Las auditorías internas pueden ser también subcontratadas a empresas asesoras o auditoras, en cuyo caso se exigirá:
• Formación (mínimo 1 año en gestión ambiental)
• Formación en las normas de referencia y el reglamento EMAS mínimo 20 horas.
• Haber realizado o participado como mínimo en 3 auditorías de Medio Ambiente, basadas en la normas ISO 14001:2004 y Reglamento EMAS.
• Currículo profesional
• Que se siga la sistemática descrita en este procedimiento.
9.3. PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA
El equipo auditor, con la colaboración del Responsable de Medio Ambiente realizará
las siguientes actividades para preparar la auditoría:
A. Recopilación y análisis de la información disponible sobre:
• Documentación del Sistema de Gestión Ambiental.
• Datos sobre la evolución de los aspectos ambientales identificados por la organización (ver apartado de definiciones).
• Cumplimiento de requisitos legales identificados.
• Medidas de emergencia de carácter medioambiental establecidas
• Registros referentes a la gestión de residuos
• Registros de no conformidades.
• Resultados obtenidos en informes de anteriores auditorías.
• Registros de acciones correctivas, si las hubiera.
• Documentación sobre posibles problemas puntuales ambientales
detectados desde la última auditoría o cualquier otra documentación
que pueda ser de utilidad.
B. Preparación del Programa de Auditoría:
Se establecen los aspectos que se consideren más importantes para
comprobar durante la auditoría. En dicho programa se especificarán, entre
otros, los siguientes apartados:
• Fecha de la auditoría.
• Área a auditar.
• Equipo auditor.
• Desglose detallado y cronológico de las actividades a realizar.
En caso de que la auditoría se realice conforme a la Norma ISO 14001:04
"Sistemas de Gestión Medioambiental. Requisitos con orientación para su uso", los
requisitos que deben ser tenidos en cuenta por el equipo auditor deben encontrarse
detallados entre los de la siguiente lista:
4.-Requisitos del Sistema de Gestión Ambiental
4.1.-Requisitos generales
4.2.-Política Ambiental
4.3.-Planificación
4.3.1.-Aspectos ambientales
4.3.2.-Requisitos legales y otros requisitos
4.3.3.-Objetivos, metas y programas
4.4.-Implementación y operación
4.4.1.-Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad
4.4.2.-Competencia, formación y toma de conciencia
4.4.3.-Comunicación
4.4.4.-Documentación
4.4.5.-Controlo de documentos
4.4.6.-Control operacional
4.4.7.-Preparación y respuesta ante emergencias
4.5.-Verificación
4.5.1.-Seguimiento y medición
4.5.2.-Evaluación del cumplimiento legal
4.5.3.-No conformidad, acción correctiva y acción
preventiva
4.5.4.-Control de los registros
4.5.5.-Auditoría Interna
4.6.-Revisión por la Dirección
Finalmente se notifica y/o se acuerda la fecha definitiva de la auditoría y la
distribución del programa de la auditoría entre las distintas áreas implicadas. Dicha notificación deberá hacerse con la suficiente antelación a la fecha programada.
9.4. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
La auditoría externa se llevará a cabo en las fechas previstas en el plan anual, o en las fechas acordadas si se trata de una auditoría de carácter extraordinario que deberá ser aprobada previamente por la Gerencia.
El auditor documentará en sus anotaciones personales la identificación de los puntos comprobados (identificación del trabajo, personal, documento, etc.) con el fin de facilitar el estudio posterior de conclusiones.
Se registrarán todas las evidencias posibles derivadas de las entrevistas, examen de documentos, observaciones de las actividades desarrolladas y situaciones en las áreas implicadas.
Cada desviación o no conformidad que se detecte se investigará en profundidad durante la auditoría, para tratar de averiguar:
• Causas que producen la desviación.
• Efectos o incidencias sobre la gestión ambiental.
• Si la desviación es fortuita y casual, o continua y sistemática.
• Si puede ser debida a falta de instrucciones o a defectos de algún
documento del Sistema de Gestión ambiental.
Se procurará que las desviaciones detectadas estén documentadas de forma precisa y concisa y se soporten en datos objetivos y no en impresiones subjetivas del auditor.
Durante la auditoría se hará una comprobación y seguimiento de la implantación y efectividad de las acciones de mejora pendientes de anteriores auditorías y reuniones medio ambiente.
Los resultados obtenidos en las auditorías internas se tendrán en cuenta cuando se realicen las revisiones del Sistema de Gestión Ambiental.
9.5. REUNIÓN FINAL
Una vez finalizada la auditoría se realizará una reunión en la que además del equipo
auditor asistirán el Responsable de Medio Ambiente y la Gerencia.
El objeto de esta reunión es presentar las desviaciones o no conformidades
observadas en la auditoría. Para ello, el equipo auditor expondrá el desarrollo e
incidencias de la auditoría haciendo una breve descripción de las desviaciones
detectadas y una valoración de los puntos fuertes y débiles del sistema de gestión. al mismo tiempo se propondrán las posibles acciones correctivas.
9.6. INFORME DE LA AUDITORÍA
Concluida la auditoría, el equipo auditor elaborará lo antes posible y como máximo en un plazo de 15 días a partir de la fecha de su realización, y según el formato "Informe de Auditoría" el informe, que contendrá, entre otros, los siguientes apartados:
• Fecha de la auditoría.
• Área auditada.
• Equipo auditor.
• Observadores, en el caso en que los hubiese.
• Puntos comprobados (referencia a cuestionario o checklist, a puntos de la
Norma ISO 14001:2004, Reglamento EMAS, etc.).
• Desviaciones detectadas/No Conformidades, indicando con un nº correlativo dicha desviación, el punto de la norma a la que hace referencia, y describiéndola en forma precisa. Se indicará, si es posible, las evidencias
contrastadas.
• Puntos fuertes
• Puntos débiles
• Conclusiones
• Firma auditores.
El auditor jefe enviará copia del informe de la auditoría a la Gerencia y el original lo remitirá al Responsable de Medio Ambiente para su archivo. Éste se encargará de comunicar a los Responsables de Área implicados el resultado del mismo.
9.7. TRATAMIENTO DE LAS DESVIACIONES
Por cada desviación detectada o problema puestos en evidencia al realizar la auditoría, se actuará de acuerdo con lo establecido en el procedimiento "Acciones Correctivas y Preventivas". Asimismo, se tendrán en cuenta los puntos fuertes y débiles reflejados en dicho informe con objeto de valorar la posibilidad de establecer acciones de mejora y/o preventivas, según corresponda, siguiendo la sistemática reflejada en los procedimientos: "Objetivos, Metas y Programas de Mejora Continua" y "Acciones Correctivas y Preventivas".
9.7.1. CIERRE DE LA AUDITORÍA
Una vez determinadas las acciones correctivas y/o correctivas que procedan, y habiendo subsanado la deficiencia detectada, se considera cerrada la auditoría.
10. ARCHIVO
El Plan Anual de Auditorías, Informes de Auditoría, así como todos los documentos generados por la aplicación de este procedimiento serán archivados por el Responsable de Medio Ambiente.
11. DEFINICIONES
• Medio Ambiente: Se define como el sistema global constituido por elementos
naturales y artificiales de naturaleza física, química, biológica, sociocultural y
de sus interrelaciones, en permanente modificación por la acción humana o
natural que rige o condiciona la existencia o desarrollo de la vida.
• Aspecto Medioambiental Directo: Elemento de las actividades, productos o
servicios de una organización que puedan interactuar con el medio ambiente
y sobre los que la organización tenga control de su gestión
• Aspecto Medioambiental Indirecto: Elemento de las actividades, productos o
servicios de una organización que pueden interactuar con medio ambiente y
sobre los que la organización no tiene un pleno control de su gestión.
Son aspectos medioambientales indirectos los derivados del mantenimiento
de instalaciones y de la limpieza de instalaciones.
• Condiciones Normales de funcionamiento: Corresponden a las de rutina
operativa.
• Condiciones Anómalas de funcionamiento: Son aquellas que no ocurren de
forma continuada, aunque estén previstas, como es el caso de períodos de
mantenimiento preventivo en las instalaciones y equipos, o realización de
servicios en condiciones de semiaveria
• Impacto Medioambiental: Cambio en el medio ambiente, sea adverso o
beneficioso, derivado de una actividad, producto o servicio de una
organización, es decir, de los aspectos medioambientales de la organización.
• Gestión de Residuos: Recogida, almacenamiento, transporte, valorización y
eliminación de estos residuos, incluida la vigilancia de estas actividades, así
como la vigilancia de los lugares de depósito y vertido después de su cierre.
• Gestor Autorizado: Persona o entidad pública o privada que realice cualquier
operación de gestión de residuos, sea o no su productor, sometida a
autorización administrativa previa, como es la recogida y transporte de
residuos urbanos, de residuos peligrosos (cuando el transportista asuma la
titularidad del residuo) y la valorización y eliminación de residuos.
• Requisitos Legales: La organización, según la Norma UNE-EN-ISO 14001:04,
debe asegurarse de cumplir la legislación que le sea de aplicación, de
manera que ha de identificarlos, tener acceso a ellos y determinar cómo se
aplican.
• Medidas de Emergencia: Acciones a tomar siguiendo un procedimiento para
responder en aquellos casos en que se identifique una situación potencial de
emergencia o un accidente potencial. Para tener el procedimiento a punto,
se deben realizar periódicamente pruebas, revisiones del procedimiento y
adoptar las modificaciones oportunas, en especial tras un accidente.
• Reglamento EMAS: Denominación abreviada del Reglamento Europeo de
Eco gestión y Eco auditoría 761/2001 CE. La organización registrada con
EMAS (Eco-Management and Audit Écheme) cumple dicho Reglamento, que
es más exigente que la norma ISO 14001:04, y voluntario. Las
organizaciones registradas lo utilizan para evaluar y mejorar su
comportamiento medioambiental y difundir la información pertinente
relacionada con su gestión medioambiental, al público y otras partes
interesadas. Uno de los requisitos a destacar del reglamento EMAS es la
obligación de presentar la Declaración Medioambiental ante la Consejería de
Medio Ambiente y ponerla a disposición del público.
• Declaración Medioambiental: Documento mediante el cual las organizaciones
que implantan un Sistema de Gestión Medioambiental de acuerdo con el
Reglamento EMAS, dan a conocer al público y a todas las partes interesadas
Información medioambiental de la organización.
Contenido mínimo:
- Descripción clara e inequívoca del registro de la organización en
EMAS y un resumen de sus actividades/productos/servicios.
- Política Medioambiental.
- Descripción de los Aspectos Medioambientales directos e indirectos
Significativos.
- Descripción de los objetivos y metas medioambientales.
- Resumen de la información disponible sobre la evolución del
comportamiento medioambiental de la organización.
- Cumplimiento con la legislación medioambiental.
- Nombre, número de acreditación del verificador medioambiental y
fecha de validación.
• La Declaración Medioambiental y la información actualizada de la misma deben estar a disposición del público y de las partes interesadas. La organización debe actualizar la información de la Declaración cada año. Esta información debe ser validada por un verificador.
• Verificar: Examinar por una entidad reconocida (verificador medioambiental acreditado), el Sistema de Gestión si cumple con los requisitos del Reglamento EMAS.
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