EFECTIVO EN CAJA Y BANCO

Concepto y contenido

Se entiende por efectivo los activos representados por moneda de curso corriente, de los que se puede disponer en cualquier momento, ya sea porque se tienen físicamente (saldo en caja), o porque se encuentran depositados en una institución de crédito contra la que se puede girar por medio de cheques (saldo en bancos).

Los movimientos más importantes de estas cuentas son por entradas de dinero o depósitos (cargos) y por salidas o cheques expedidos (créditos). Su saldo representa la cantidad de pesos y centavos de que se dispone y se presenta en el balance general al principio del activo circulante.

La cuenta de Efectivo en Caja y bancos puede incluir "monedas extranjeras y metales preciosos amonedados, los cuales se deberán valuar a la cotización aplicable a la fecha de los estados financieros" (Boletín C-1, párrafo 4). Cabe advertir que en una empresa sin operaciones internacionales, normalmente estos valores carecen de importancia.

Normas de Información Financiera

Valuación. Los activos deben registrarse al precio efectivamente pagado por ellos.

Tratándose de los saldos en la moneda de curso corriente (nacional), misma en que se formulan los estados financieros, éstos deberán quedar valuados a su valor nominal, mientras que tratándose de los saldos en monedas extranjeras y metales preciosos amonedados, éstos deberán quedar valuados al tipo de cambio de mercado, en vigor a la fecha de los estados financieros.

Objetivos

1. Existencia física. Verificar que en realidad existe dinero por el saldo que muestra la cuenta.

2. Disponibilidad. Cerciorarse de que no existen restricciones que impidan hacer uso libre de los efectivos (por ejemplo, en el caso de fondos creados para pensiones, ahorro de los trabajadores, etcétera).

3. Valuación. En el caso de existencias en monedas extranjeras, verificar que éstas sean valuadas al tipo de cambio de mercado, vigente en la fecha de cierre.

Control interno

Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de los efectivos, cuyo cumplimiento debe vigilarse, son:

a) Separación de labores. Las personas que manejan efectivos, expiden cheques, operan auxiliares y registros, y efectúan conciliaciones deben ser diferentes.

b) Fianzas. El personal que maneja los fondos y las cuentas bancarias debe estar afianzado para garantizar su manejo.

c) Fondos fijos. Deben establecerse para canalizar a través de ellos los movimientos menores.

d) Firmas mancomunadas. En el caso de las cuentas bancarias, los cheques deben expedirse al menos con dos firmas (y siempre nominativos).

e) Firmas autorizadas. Las firmas autorizadas para expedir cheques deben ser designadas por el Consejo de Administración o la Dirección.

f) Límites de pago. En las firmas autorizadas para hacer pagos debe existir un límite, que al excederse requiera autorización superior.

g) Depósitos diarios. Las cobranzas y otros ingresos deben depositarse, a más tardar, al día siguiente.

h) Arqueos periódicos y conciliaciones regulares. Los fondos fijos deben recontarse periódicamente, cuidando aspectos legales e internos de los comprobantes; las cuentas bancarias deben conciliarse regularmente y las partidas de conciliación aclararse plenamente.

Estos trabajos deben hacerse, por supuesto, por personas diferentes de quienes manejan los fondos.

Procedimientos Aplicables a la revisión de caja: I. Arqueo. Aplicables a la revisión de bancos: II. Confirmación bancaria. III. Conciliación de saldos. Aplicables a ambas cuentas: IV. Estudio y análisis de movimientos. V. Corte de ingresos y egresos. VI. Valuación de monedas extranjeras y metales preciosos amonedados. I. Arqueo

El arqueo es el principal procedimiento aplicable al examen de los efectivos y consiste en efectuar un recuento físico de los mismos.

Al llevar a cabo un arqueo, deben tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones:

a) Cuando existan varios fondos u otra clase de valores de fácil realización (incluso las cobranzas del día) conviene establecer un control simultáneo de todos ellos, ya sea arqueándolos al mismo tiempo o suspendiendo sucesivamente las operaciones de los que se vayan revisando.

b) En todos los casos debe solicitarse la presencia de un funcionario que ratifique la actuación del auditor y atienda las aclaraciones o las dudas que surjan durante el arqueo.

c) Debe conocerse el importe a arquear que muestran los registros para compararlo con lo contado y pedir aclaraciones en el momento mismo del arqueo, cuando sean necesarias.

d) Al concluir el arqueo, debe exigirse la firma al responsable del fondo para que quede constancia plena de que la cantidad contada le fue devuelta a su entera conformidad.

Por lo general, los fondos incluyen vales, recibos, facturas y otros comprobantes de erogaciones realizadas pendientes de reembolso y que, por lo mismo, se consideran parte del fondo. En estos casos el auditor debe tener cuidado de cerciorarse de la autenticidad de dichos comprobantes vigilando: que sean de fecha reciente; que estén debidamente autorizados para su pago; que sean por importes razonables al fondo y que su pago esté definido en los objetivos del fondo relativo (es decir, que el fondo se haya creado para hacer esos pagos). En estricta teoría, un fondo de efectivo sólo debe estar constituido por dinero, por ello se debe vigilar que todos estos comprobantes queden debidamente reembolsados al cierre del ejercicio que se examina, en caso contrario deberá proponerse el ajuste de auditoría! relativo para mostrar como efectivo en caja y bancos sólo aquello que sea realmente efectivo.

En el caso de que en el arqueo se determine diferencia entre lo contado físicamente y el saldo según libros, ésta debe hacerse del conocimiento inmediato de un funcionario de jerarquía y, en conjunto, proceder a su aclaración. La importancia de la diferencia es determinante en la actitud que debe asumir el auditor, en todo caso debe informarse a la Dirección y comunicar las explicaciones relativas recibidas.

Al final de este capítulo se incluye un modelo donde se muestra el diseño recomendable para la cédula del arqueo, la presentación de los datos y la leyenda de la salvaguarda o firma de conformidad del cajero.

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