EJEMPLOS ARQUEOS

OBJETIVO:

Determinar si los procedimientos establecidos por la Administración, para el proceso de Toma de Inventario resultan adecuados y suficientes para hacer de estos procesos una buena herramienta de control a utilizar por la Administración.

PROCEDIMIENTOS

Hecho por

Ref.

P/T

1.

Conocer modalidad a emplear en el proceso, vale decir, forma de efectuar el barrido, momento en que se efectuará el corte documentario, ubicación de las bodegas, etc.

2.

Verifique existencia de instrucciones escritas para el desarrollo de este proceso, obtenga copia de ella y verifique que se estén cumpliendo correctamente.

3.

Documente si las operaciones se suspendieron para la  toma de inventario.

4.

Solicite nómina de bodegas, artículos y/o productos a inventariar.  Documente.

5.

Efectué un cronograma para el proceso de toma de inventario.

6.

Efectúe Corte Documentario, considerando todos los documentos utilizados para la entrada y salida de productos de bodega.

7.

Observe que los artículos estén ordenados y dispuestos en la debida forma, para que ayuden a una buena toma de inventario.

8.

Observe que el proceso sea supervisado por una persona independiente del encargado de bodega o local.

9.

Indague de que el método que se va a usar al resumir el inventario proveerá una base para que todas nuestras pruebas de conteo puedan ser cotejadas a las listas finales del Inventario (Análisis de la cuenta “Existencia”).

10.

En el caso de existir registros de inventario perpetuo (Kardex manuales o computacionales)

1. ¿Están al día?
2. ¿Han sido o serán ajustadas las diferencia al inventario perpetuo?

PROCEDIMIENTOS

Hecho por

Ref.

P/T

11.

Efectúe reconteo físico, considerando la materialidad de los artículos y documente prueba aplicada.

12.

Solicite nombre, cargo y firmas de los encargados y del personal que tomó el inventario.

13.

Verificar que los sectores que ya han sido inventariados sean identificados, efectuando un enhuinchado u otro método, a fin de que no sean contados nuevamente.

14.

Documentar en hoja de P/T, todas aquellas situaciones observadas, que a su juicio sean importantes, como por ejemplo: mercaderías obsoletas, averiadas, de poco movimiento, faltantes, diferencias en reconteo, etc.

15.

Los empleados que tomaron el inventario estaban familiarizados con las existencias y con la ubicación de éstas.

16.

¿Las existencias pertenecientes a terceros (en consignación) han sido apropiadamente identificadas y excluidas del inventario?

17.

Solicitar aclaración de las diferencias, si las hubiere.

18.

Concluya sobre el proceso de inventario realizado.

19.

Preparar un archivo temporal, con los papeles de trabajo del proceso de inventario.

20.

Los papeles de trabajo deben ser preparados en forma clara, precisa y con letra entendible, ya que ellos serán el respaldo y la base para la preparación del  Informe sobre el proceso realizado.

21.

Prepare Informe sobre el proceso de Inventario utilizando como “modelo” general, la matriz adjunta a este programa.