ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: EL ORGANIGRAMA

Pasos para elaborar organigramas:

Se conocen cinco pasos básicos dentro del procedimiento para la elaboración de los organigramas, no existen normas rígidas, puesto que el propósito, el contenido y el ámbito de cada organigrama dependen de cada empresa u organización.

Todo organigrama debe contener los siguientes datos: título o descripción condensada de las actividades, fecha de formulación, nombre del responsable de elaboración, aprobación, explicación de líneas y símbolos especiales.

• Autorización y apoyo de los niveles superiores

• Elaborar una lista de funciones y sub-funciones probables

• Clasificación y registro de la información

• Análisis de la información

• Diseño del organigrama

• Divulgación:

Los organigramas constituyen un instrumento de orientación e información para el personal de la organización y para aquellas personas o instituciones con las que se guarda alguna relación.

En caso de cambios en organización de la de la empresa debe llevarse a cabo una socialización de la nueva estructura, por medio de boletines, tableros de comunicación y folletos informativos, lo cual es importante sobre todo cuando el cambio afecta toda la institución.

Reglas para confeccionar un organigrama:

• El rectángulo correspondiente al nivel más alto debe ser de tamaño mayor que los demás o igual, pero nunca menor.

• Debe tener: sobriedad en el esquema, equilibrio en la distribución de los rectángulos y tipografía clara.

• proporcionalidad en los tamaños, líneas sin cruce en el y debe ser de fácil lectura e interpretación.

Diseño del organigrama:

Los elementos gráficos que se utilizan para representar a las unidades que componen la estructura orgánica y las relaciones existentes entre ellos son:

• Figuras geométricas para representar los órganos.

• Líneas de conexión para indicar las relaciones existentes entre ellos.

• El elemento gráfico esencial en el diseño del organigrama son las líneas de conexión, ya que representan las relaciones entre los órganos y la naturaleza de éstas.

Criterios para su elaboración y diseño:

No existen reglas para diseñar un organigrama, pero sí existe cierto lenguaje técnico que se compone de signos, figuras geométricas, prácticas aceptadas, conceptos convencionales, para lograr gráficos correctos, comprensibles y uniformes que transmitan información sobre la organización.

Figuras:

Simbolizan o representan a las unidades administrativas del organismo en el organigrama. Todas las figuras deben ser de preferencia, rectangulares, del mismo tamaño y dimensión. Se recomienda que siempre estén con línea delgada.

Forma:

Como regla general, se recomienda usar un solo tipo de figura para simbolizar a los elementos que integran el organigrama. Tanto para facilidad de lectura en los títulos escritos horizontalmente, y por ser una figura de trazo sencillo.

Dimensión:

Aunque existe la tendencia a relacionar el tamaño de las figuras con la importancia del órgano, no deben reducirse progresivamente sus dimensiones, para establecer diferencias de nivel jerárquico, ya que éstas se establecen por la posición que mantienen dentro del gráfico.

Líneas de conexión:

Las líneas de conexión, nos indican los diferentes tipos de relaciones existentes entre las unidades que integran la estructura orgánica del organismo. Estas líneas deberán utilizarse en un trazo más grueso que las líneas de los rectángulos del organigrama. Además, debe evitarse el cruce de líneas, por lo que se recomienda estudiar el diseño.

...