Resumen de Excel básico Computación

UNIVERSIDAD LATINA DE COSTA RICA

Resumen de Excel básico

Computación II

JENNIFER HERRERA NÚÑEZ

19/11/2011

Introducción

Una hoja de cálculo es un programa que permite realizar cálculos aritméticos, estadísticos, financieros, etc., con una serie de datos previamente introducidos. Excel es el máximo exponente de las hojas de cálculo existentes en el mercado actual. Con Excel podemos generar presupuestos, gráficos estadísticos, facturas, análisis de bolsa, ventas, inventarios, etc. Excel incorpora cantidad de funciones que nos facilitará el cálculo de operaciones complejas.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

- Ordenar la los registros.

- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.

- Utilizar formulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.

- Crear un resumen de los datos.

- Aplicar formatos a todos los datos.

Libro de Excel

Crear libros

Un libro de Microsoft Office Excel es un archivo que incluye una o varias hojas de cálculo que se pueden utilizar para organizar distintos tipos de información relacionada.

Guardar un libro por primera vez

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.

2. En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya hasta la ubicación donde desea guardar el libro, escríbale un nombre y a continuación presione el botón Guardar.

Guardar cambios a un libro

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

2. En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Guardar

3. Presione la combinación de teclas CTRL+G.

Guardar como

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.

2. En el cuadro de diálogo Guardar como, en la lista Tipo, haga clic en el tipo de archivo Libro de Excel 97-2003.

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo.

4. Haga clic en Guardar.

Hojas de Excel

Agregar filas

1- Seleccione cualquier celda o fila a partir de donde desea insertar la nueva fila.

2-En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de la opción Insertar, y dentro seleccione la opción Insertar filas de hoja.

3- También podrá insertar filas haciendo clic derecho sobre el número de fila donde desea insertar la nueva fila, y en el menú contextual seleccione Insertar.

Agregar columna

1-Seleccione cualquier celda o columna a partir de donde desea insertar la nueva columna.

2- En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de la opción Insertar, y dentro seleccione la opción Insertar columnas de hoja.

3- También podrá insertar columnas haciendo clic derecho sobre la letra de la columna donde desea insertar la nueva columna, y en el menú contextual seleccione Insertar.

Agregar celdas

1. Seleccione cualquier celda a partir de donde desea insertar la nueva celda.

2. En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de la opción Insertar, y dentro seleccione la opción Insertar celdas.

Configuración de página

1. Establecer o cambiar los márgenes de la hoja

 En la ficha Diseño de página en el grupo Configurar página, haga clic en Márgenes.

 Realice uno de los procedimientos siguientes:

 Haga clic en el tipo de margen que desee. Para seleccionar el ancho de margen más común, haga clic en Normal.

 Haga clic en Márgenes personalizados y, a continuación, escriba los nuevos valores para los márgenes en los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho del cuadro de dialogo Configurar página.

2. Establecer la orientación de la hoja

 En la ficha Diseño de página en el grupo Configurar página, haga clic en Orientación.

 Seleccione la orientación adecuada para la hoja de trabajo, tomando en cuenta que si manda a imprimir, también así se reflejará en papel.

3. Establecer el tamaño de la hoja

 En la ficha Diseño de página en el grupo Configurar página, haga clic en Tamaño.

 Seleccione el tamaño adecuado para la hoja de trabajo, basándose en las dimensiones reales del papel a utilizar en caso de imprimir.

Vista preliminar e impresión del libro

1. Vista preliminar: La vista preliminar del libro, permite antes de ser impreso en papel ver el diseño y acomodo de la información que posteriormente será impresa, para si fuese necesario realizar las modificaciones pertinentes.

2. Impresión: Ir al Menú Office seleccione directamente la opción Imprimir, o también podrá seleccionar la flecha a la derecha de Imprimir y enseguida la opción Imprimir.

Formato a libros

Para establecer formato al contenido de las celdas, realice lo siguiente:

1. En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de la opción Formato, y dentro

seleccione la opción Formato a celdas.

2. En el cuadro de dialogo mostrado, seleccione la ficha del formato que desee cambiar.

 Número: Establece el formato adecuado para los datos numéricos introducidos en la celda

 Alineación: Establece la alineación horizontal y vertical, así como la orientación, sangrías, etc.

 Fuente: Establece todos los formatos básicos, como: fuente, tamaño, color, estilo, etc.

 Bordes: Establece bordes visibles en pantalla e imprimibles, al contorno e interior de las celdas.

 Relleno: Establece colores y tramas de fondo, visibles en pantalla e imprimibles.

 Proteger: Permite bloquear y ocultar el contenido de las celdas siempre y cuando estén protegidas.

Ordenar datos

1. Posiciónese en cualquier celda de la base o tabla de datos que desee ordenar.

2. En la ficha Inicio en el grupo Modificar, de clic en la herramienta Ordenar y filtrar.

3. En la ventana emergente seleccione el tipo de ordenamiento (ascendente o descendente) que desee realizar, tomando en cuenta que las opciones que se muestran dependerán de los datos contenidos en las celdas.

4. También podrá personalizar el ordenamiento de los datos, seleccionando la opción Orden personalizado, en el cuadro de dialogo Ordenar deberá especificar las propiedades adecuadas para el ordenamiento.

 Columna, determina la columna de datos en la que se basará el ordenamiento.

 Ordenar según, determina si el ordenamiento se realizará basándose en los valores contenidos en las celdas, o en los colores de la fuente, de la celda, etc.

 Criterio de ordenación, determina el orden para realizar el ordenamiento.

 Agregar nivel, va agregando tantos niveles como sean necesarios para establecer otros criterios de ordenamiento.

 Eliminar nivel, elimina nivel por nivel que ya no sean necesarios para el ordenamiento.

 Subir y bajar, estos botones permiten el acomodo adecuado de los criterios de ordenamiento, es decir, cual debe ir primero y cual después.

 Opciones, establece la orientación para el ordenamiento y propiedades específicas, tales como distinguir mayúsculas de minúsculas.

 Mis datos tienen encabezados, si la casilla se encuentra marcada, entonces la primer fila de datos se tomarán como los títulos o encabezados de columna, sino entonces Excel asignara como encabezado la palabra “Columna” y la letra que corresponda, por ejemplo, “Columna A”.

Encabezado y pie de página

1. Seleccione la pestaña Insertar.

2. Haga clic en el texto del encabezado y pie de página en el grupo. La hoja de trabajo se transforma en vista Diseño de página y muestra la información sobre el diseño contextual. Observe que el cursor se encuentra en la sección central de la cabecera.

3. Haga clic en la parte derecha de la cabecera.

4. Los elementos en el encabezado de grupo y pie de página, haga clic en el número de página. Al imprimir el documento, Excel insertará el número de página en la parte superior

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