Eficienci Y Eficacia

INTRODUCCION

En este tema estudiamos la misión del gerente desde el punto de vista de la empresa y los esfuerzos de éste hacia la consecución de objetivos y resultados positivos en todas y cada una de las áreas funcionales de la empresa.

El enunciado de este tema es “eficacia y eficiencia”, pero antes de relacionar ambos conceptos deberemos distinguir cuidadosamente la diferencia existente entre ellos:

 Eficacia, (virtud, actividad, fuerza y poder) trata de hacer las cosas lo mejor posible y aquí es donde entran en juego aspectos creativos, fuerza y dinamismo de los valores de la Dirección.

 Eficiencia, (virtud para hacer una cosa // acción con que se muestra) está vinculada a las cualidades técnicas de organización y administración de la misma.

La integración de estos dos conceptos requiere un equipo de dirección eficaz y eficiente y debe estar compuesto por personas con talento y experiencia. Un equipo integrado exclusivamente por idealistas o innovadores quizás tengan dificultades para controlar las otras actividades de la organización. En definitiva:

• La eficacia trata el área de la empresa que produce resultados.

• La eficiencia sólo puede rendir resultados dentro del marco de su definición.

EFICIENCIA Y EFICACIA

Eficacia y eficiencia constituyen elementos básicos para cumplir con los objetivos propuestos en las organizaciones y su adecuada dosificación es condición fundamental para un liderazgo exitoso.

Mucho se ha escrito sobre el tema y muy diversos los enfoques que se le han dado. Este trabajo intenta contribuir a una utilización apropiada de estos elementos, adecuándolos a cada situación, en la permanente búsqueda de una mejora continua del desempeño de las organizaciones

De las definiciones circulantes, se eligen las que dicen que la EFICACIA mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido.

Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia.

Mientras que la EFICIENCIA consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia.

Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas.

CONCEPTOS DE ALGUNOS AUTORES

Según Peter Drucker, un líder debe tener un desempeño eficiente y eficaz a la vez, pero, aunque la eficiencia es importante, la eficacia es aún más decisiva.

Siguiendo con Drucker muchos directivos fracasan por no concentrarse en la eficacia.

Señala errores básicos que destruyen o impiden la eficacia en las organizaciones. Algunos de ellos son:

 No ser uno mismo pretendiendo seguir el modelo de otra persona

¨ En las empresas, especialmente las de familia, elegir el sucesor porque es igual a uno.

 La controversia entre popularidad y eficacia directiva.

En síntesis, culmina Drucker, para ser respetado lo mejor es dar el ejemplo y el mejor ejemplo es ser eficaz y obtener resultados.

Stephen R. Covey dice que sus Siete Hábitos son de efectividad porque se basan en principios y brindan los máximos beneficios posibles a largo plazo.

Establece que estos principios marcan la relación equilibrada entre Producción (eficacia) y Capacidad de Producir (eficiencia) y lo ejemplifica con la conocida fábula de Esopo de “La Gallina de los Huevos de Oro” que narra la historia de una gallina que un día comenzó a poner huevos de oro. La codicia del dueño lo llevó a matar la gallina para sacarle todos los huevos de una sola vez, pero descubrió que estaba vacía. Tarde descubrió que había matado a la gallina de los huevos de oro.

Esto reafirma que la efectividad se encuentra en el equilibrio entre la producción de los resultados deseados (los huevos de oro) y la capacidad de producción (la aptitud o el medio que produce los huevos de oro)[2]

Según Edward de Bono tiempo atrás sólo era necesaria la eficiencia para conducir las organizaciones porque la economía crecía.

Hoy la eficiencia no alcanza. La base económica se ha estabilizado y en algunos casos decrece. Se necesitan conceptos, actividades y estrategias para agregarlos a la eficiencia en los negocios.

A partir de las definiciones de eficacia y eficiencia se pueden graficar las distintas situaciones que pueden presentarse y como afectan a la organización dependiendo del sector del cuadrante en que se encuentre:

Puede hacerse un análisis particular de cada sector, partiendo de la premisa que para que una organización funcione debe tener, al menos, un mínimo nivel de eficacia y eficiencia en sus procedimientos.

Lo peor que le puede ocurrir en una organización es tener bajos niveles de eficiencia y eficacia. Esto genera una actitud vegetativa. Su partida de defunción está en marcha. No tiene posibilidades de competir.

Tampoco es lógico pensar que se puede desenvolver normalmente la organización donde la preponderancia de uno de los factores sobre el otro sea abrumadora. Uno no puede imaginarse lo que puede suceder en un ente con un alto grado de eficacia y muy baja eficiencia (alcanzar los objetivos a cualquier precio). La adrenalina será altísima, pero cuando se mide el costo de alcanzar los objetivos trazados, muchas sonrisas se transformarán en muecas.

Cuando se haya puesto como objetivo alcanzar un grado de eficiencia por sobre todas las cosas, seguramente no pasará nada extraordinario o fuera de lo normal (hacer la plancha) pero esto también puede conducir a la desaparición, aunque sin demasiado ruido, de la organización. Se puede inmovilizar al ente y causar perjuicios muy altos e irreversibles, teniendo en cuenta la velocidad del cambio que debe producirse en las organizaciones para poder perdurar en este mundo altamente globalizado Va a desaparecer prolijamente.

La falta de eficacia no puede suplirse con eficiencia. En la situación máxima de este cuadrante, se puede llegar al extremo de hacer sumamente eficiente algo que carece de valor y eso no contribuye en nada a la organización.

Sin duda una situación donde el management de la organización se desenvuelva en un alto grado de eficacia que alcance los objetivos planteados al menor costo posible (mayor eficiencia) forma parte del ideal de todo emprendedor o de su máximo responsable.

La búsqueda de un alto grado de eficacia, logrado en forma eficiente debe formar parte de la visión de la organización y formar parte vital de la misión de sus líderes.

Un líder se considerará satisfecho de haber cumplido su función y deberá ser reconocido su éxito, cuando alcance el justo equilibrio entre eficacia y eficiencia en su gestión. No sólo a nivel personal, sino trasmitiéndola a todos los componentes de su grupo de trabajo. En la composición de un equipo de trabajo debe considerarse que sus integrantes, entre sus aptitudes y actitudes, deben conformar una adecuada dosificación de eficacia y eficiencia. Quien modere estos equipos debe adecuar correctamente estos factores de sus componentes, siempre en la búsqueda de alcanzar los objetivos propuestos y tratando de aprovechar su efecto sinérgico.

Para Covey, en su obra ya citada, la sinergia significa que el todo es más que suma de las partes y agrega que la esencia de la sinergia consiste en valorar las diferencias, respetarlas, compensar las debilidades, construir sobre las fuerzas.

¿COMO SER UNA EMPRESA EFICIENTE?

Las empresas eficientes crecen y sobreviven, a diferencia de las que no lo son. Sepa como lograrlo.

Una empresa que es capaz de lograr sus objetivos es una empresa eficaz. Si para ello utiliza sus recursos de la mejor manera posible, será también una empresa eficiente.

La eficiencia entonces requiere el compromiso y el esfuerzo de todos los trabajadores de una empresa, para así lograr un trabajo bien hecho. Las empresas eficientes son capaces de satisfacer tanto los requerimientos de sus clientes como de sus propios trabajadores, además de promover su crecimiento y constante capacitación.

¿Cómo lograrlo?

1.- Dirija correctamente su empresa. La presencia del jefe líder es fundamental para cualquier negocio. El primer paso para ser eficiente estará en sus manos: deberá estructurar su empresa de la mejor manera posible, asignar los puestos adecuados y elegir a los mejores candidatos para ocuparlos. La selección adecuada es fundamental para tener trabajadores eficientes, activos, respetuosos.

2.- Cuente con un plan estratégico. Una empresa eficiente tiene claramente definidos sus objetivos y estrategias para alcanzarlos y es capaz de perseguirlos y cumplirlos. El plan estratégico debe marcar las directrices y el comportamiento para que una organización alcance las aspiraciones que se planteado.

3.- Deje claras las responsabilidades de los trabajadores. Los trabajadores deben conocer las condiciones de trabajo, los horarios, sus beneficios, responsabilidades, etc. para trabajar de la mejor manera posible.

4.- Administre correctamente el tiempo laboral. Las empresas

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