El Control Administrativo

EL CONTROL HACIA EL FUTURO

Lo más importante en la ejecución de un sistema de control es que a través de él se puedan resolver aquellos problemas que se preven para el futuro. Lo que la mayoría de los administradores necesitan es un sistema de control que les señale, a tiempo para emprender medidas correctivas, los problemas que se puedan presentar si no se hace en el momento algo que impida o minimice su aparición.

Esto significa que el control anticipante es una parte fundamental del proceso aplicado a las organizaciones, ya que es absurdo considerar que, mientras la planeación es una observación hacia el futuro, el control es una observacion hacia atrás.

Mirar lo que se ha hecho, el rendimiento logrado, no basta. Es indispensable obsevar las desviaciones cuando aun estamos a tiempo de hacer algo. Para ello, los administradores utilizan pronósticos cuidadoso usando la última información disponible, comparando lo que se desea con los pronósticos y detectando así, el posible surgimiento de un problema más adelante. De esta forma se introducen con antelación cambios en los programas a fin de que la actividad mejore su rendimiento. De la misma forma, los planes se ven beneficiados ya que los controles dirigidos al futuro permiten satisfacer los requerimientos de tiempo.Este es un sistema de control anticipante que se retroalimenta a medida que se introducen los cambios necesarios sin que con ello se vean afectados los resultados esperados del control.

Tenga en cuenta que los sistemas simples de retroalimentación miden los resultados de un proceso y alimentan los datos de acciones correctivas a fin de obtener lo que se desea. Con la mayoría de problemas esto no es suficiente debido a las demoras que se presentan en el proceso de corrección, son el sistema anticipante, se miden los datos que entran en un proceso para determinar si son los planeados; si no lo son, se cambian los datos o el proceso para asegurar los resultados.

Ya para finalizar, observemos los requisitos de un sistema de control anticipante:

Debe hacerse un análisis completo del sistema de planificación y control a fin de identificar las variables de entrada más importantes.

Se debe crear un modelo para el sistema.

Se debe revisar permantemente la vigencia del modelo.

Con regularidad han de ser recopilados los datos sobre las variables de entrada.

Las variaciones de los datos reales de entrada en comparación con los datos planeados deben evaluarse con regularidad.

Se debe evaluar el impacto de las variaciones sobre los resultados esperados.

2. ¿Qué tan importante es la retroalimentación dentro de la etapa de control en las organizaciones?

La retroalimentación es un ingrediente esencial en cualquier proceso de control. Ofrece la información para las decisiones que ajustan el sistema. En la medida en que se aplican los planes, el sistema es vigilado o seguido a fin de determinar si el desempeño está dentro de lo previsto y si se está cumpliendo con los objetivos.

3. Explica una forma de retroalimentación que las organizaciones implementan.

La JICA brinda programas de capacitación para su personal tanto en su Oficina Central como en las oficinas en el extranjero, mediante un programa de capacitación a distancia desarrollado en colaboración con el Instituto

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