Control Administrativo

CONTROL ADMINISTRATIVO

INTRODUCCION

La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo que se planeó, organizó y distribuyó se ajusten lo máximo posible a los objetivos preestablecidos, tarea de la que deben estar muy pendientes los ejecutivos que se encargaron de la planeación y organización. La esencia del control radica en la verificación de si la actividad controlada está alcanzando o no los objetivos o resultados deseados. El control es un proceso que guía la actividad ejecutada para alcanzar un fin determinado de antemano.

OBJETIVOS

General:

Conocer en términos generales los principales conceptos del Control Administrativo por medio de la investigación de temas como la ética gerencial, principios y objetivos, etapas del control, entre otros temas relacionados, con el fin de profundizar en los conceptos para lograr unamayor comprensión en el Control administrativo y desarrollar cualidades que ayuden a plasmar dichos conceptos en nuestro ambiente laboral.

Específicos:

 Por medio de la presentación dar a conocer las herramientas del Control Administrativo, por medio de ejemplos prácticos.

 Conocer el ciclo PHVA, diagrama Pareto, relación causa y efecto y balance score card para lograr entender y aplicarlos.

 Hacer énfasis en la importancia de los controles en los diferentes aspectos relacionados con el ámbito empresarial, y cómo aplicarlos durante la preparación académica profesional.

 Considerar al control como una forma clave de conocer y vigilar que las cosas salgan bien en la empresa. Explicar las razones que hacen alcontrol importante para la administración.

Control es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño de los subordinados para asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados. El término control se utiliza frecuentemente con las siguientes variantes:

Función restrictiva y coercitiva.

Utilizado para evitar ciertos desvíos indeseableso comportamientos no aceptados. En este sentido, el control tiene carácter negativo y limitante y muchas veces se interpreta como coerción, delimitación, inhibición y manipulación. Es el denominado control social aplicado en la sociedady en las organizaciones para inhibir el individualismo y la libertad personal.

Sistema automático de regulación.

Utilizado para mantener cierto grado constante de flujo de modo automático, o el funcionamiento de un sistema. Es el caso del proceso de control automático en las refinerías de petróleo y las industrias químicas de procesamiento continuo y automático. El mecanismo de control detecta posibles desvíos o irregularidades y proporciona, automáticamente,la regulación necesaria para volver a la normalidad. Cuando algo está bajo control,significa que está dentro de lo normal.

Función administrativa.

Forma parte del proceso administrativo, junto con la planeación, la organización y la dirección.

ÉTICA GERENCIAL

La Ética gerencial, o la Ética de negocios como se llama comúnmente, es la aplicación de la disciplina, principios, y teorías éticas en el contexto organizativo. La ética gerencial ha sido definida como "principios y estándares que guían comportamiento en el mundo de los negocios". La ética de negocios es también un término descriptivo para el campo de estudio académico de la Administración. El comportamiento ético en la gerencia es crítico. Cuándo a las firmas comerciales se les sanciona por infracciones, y cuando los empleados de esas firmas se supeditan a la investigación legal, hay una preocupación acerca del comportamiento moral en el negocio. Por lo tanto, en el nivel de confianza mutua, la cuál es el fundamento de la economía del libre mercado.

El control es un elemento del proceso administrativoque incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización sino existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Según:

 Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con elPANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principiosestablecidos.Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir quese produzcan nuevamente.

 Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidascorrectivas necesarias.

 George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que laejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Principios de control

 Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado decontrol correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas especificas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido mismas que se determinan con base en los objetivos. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, perdidas de tiempo y de dinero.

 De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

 De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será valido si no se fundamenta en los objetivos y si,a través de él, no se revisa el logro de los mismos.

 De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

 De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo ydinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de el; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúa resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantación.

 De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.

 De la función controladora: La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

Tipos y Áreas de control:

 Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principi en las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientosy reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.

Son deseables debido a que permiten a la administración evitar problemas en lugar detener que corregirlos después, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e información oportuna y precisa que suele ser difícil de desarrollar. Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la política de que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe ser autorizados por escrito por el gerente, es decir, a ningún vendedor de campo se le permite que altere algún precio. Con esto se puede observar que el gerente de ventas lleva un control en su departamento a través de las políticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del mismo.

 Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.

La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa.

...