El Proceso De La Compra Y/o Abastecimiento

IV.- EL PROCESO PARA LA COMPRA Y/O ABASTECIMIENTO

1. ELEMENTOS DE LA COMPRA

Son tratados en este Capítulo, en forma individual y paulatina, solamente falta definidos por separado, dichos elementos son: Comprador, Vendedor, Objeto o Servicio susceptible de comprarse, y Acuerdo entre Comprador o Vendedor. Su origen surge cuando se identifica la necesidad de abastecimiento dentro de la Institución.

A) .- Comprador

Es una persona perteneciente a un departamento de la Compañía, o bien, una autoridad de la misma, la cual conoce de la existencia de necesidades, cuando un departamento o una persona perteneciente a la Organización, realiza una requisición de compra y la envía a los encargados o al Encargado de las Compras.

El Comprador también nombrado Demandante, Departamento de Compras, Sección de Compras, Área de Compras, Encargado de las Compras, es el responsable de satisfacer la necesidad de abastecimiento, según la requisición. Para cumplir con su cometido, realiza investigaciones de los proveedores, analiza cotizaciones, sigue las políticas y los principios establecidos por la administración de la Empresa, para llevar a cabo las compras, además de efectuar otra serie de actividades para lograr el objetivo de las compras.

B) .- Vendedor

Es la persona que ofrece, o bien, a quien se le piden sus productos o la prestación de sus servicios.

El Vendedor, también conocido como Oferente o Proveedor, espera, por parte del Comprador, una orden o pedido de compras para estudiarla y así decidir si puede o no satisfacerla de manera conveniente, de acuerdo con las condiciones que propone el Comprador.

C) .- Objetivo o Servicio

Es el elemento, también conocido como mercancía, producto, artículo, material o insumo, susceptible de comprarse, que provoca se establezca una relación entre el Comprador y el Vendedor, ya que el Comprador requiere de dicho objeto o servicio, para satisfacer sus necesidades y el Proveedor es quien ofrece la entrega del objeto o servicio, a cambio de otro bien, comúnmente dinero.

En el presente trabajo, se le denomina al objeto: mercancía, producto, artículo, material. bien, servicio, e insumo.

D) .- Acuerdo

Es un convenio que surge, por las relaciones que se establecen entre el Comprador y el Vendedor, donde se pactan estipulaciones o condiciones de compra-venta, como son la entrega y recepción, en el cual las dos partes se obligan a cumplirlo.

1. LA REQUISICIÓN

También conocida como Solicitud de Compra, da origen al proceso de compra; puede realizarse para reposición de algún material o servicio especial, etc. El Departamento de Compras, debe estudiar la Requisición, para comprobar que los bienes o servicios solicitados siguen los lineamentos establecidos por la Empresa, procurando evitar las improvisaciones, salvo en caso excepcional.

Los requerimientos dependen de las necesidades de la Entidad, su tamaño, su grado de complejidad, y de manera muy significativa, del enfoque que se le dé al trabajo de compras a ejecutar.

A) .- Concepto

Se dice que la Requisición es un documento, mediante el cual solicitan los departamentos internos (Producción, Ingeniería, Contabilidad, y otros) los bienes y servicios que necesiten.

B) .- Formas

Cuando se llega a una conclusión, y se toma una decisión sobre una compra, se expresa en una requisición, revisada y aceptada para su autorización. Las formas para hacer la requisición pueden ser:

a) .- Documento en el cual se describa el pedido de algún material, servicio, o producto, que se utiliza normal y constantemente.

b) .- Memorando (recordatorio) en el cual se solicite un artículo o servicio que rara vez se ocupe.

C) .- Elementos

Sea cual fuere la forma que adopte la Requisición, debe de contener los siguientes elementos:

a) .- Principales

♦ Que la confirmación de la compra, se realice solamente por medio de una persona autorizada (política).

♦ Descripción analítica de las características que deben de tener los artículos, los materiales y/o los servicios, especificación dan y comprensible pata evitar malos entendidos.

♦ Fecha para la cual se necesita el abastecimiento de artículos, materiales, y o servicios.

b) .- Accesorios

♦ Número de folio, impreso de antemano en todas las requisiciones.

♦ Volumen o cantidad del artículo, material, o servicio requeridos.

♦ Fecha en que se efectúa la Requisición.

♦ Sección y persona que expide la solicitud.

♦ Aprobación y persona que lo hace.

♦ Nombre y domicilio del Proveedor.

♦ Tipo de transporte, ruta a seguir, lugar en el cual se recibirá.

♦ Condiciones de recepción, entrega.

♦ Cotización.

♦ Otras especificaciones especiales, que describa el departamento que solicite el abastecimiento.

D) - Fines

a) .- Conocimiento por el Departamento de Compras, de que existe la necesidad de abastecimiento de un bien o servicio.

b) .- Poder indagar, a tiempo, quién es el mejor proveedor y escogerlo.

c) .- Procurar, con oportunidad, encontrar el producto o servicio de calidad adecuada, precio, etcétera.

d) .- Llevar un control de requisiciones.

E) .- Tipos

a).- Requisición de Materiales

Normalmente surge cuando se está en el límite mínimo establecido.

b).- Requisición de Utilización Continua

Es cuando se necesita un abastecimiento ininterrumpido, sin tomar en cuenta máximos ni mínimos.

La Requisición podrá ser llenada por cualquier persona. Departamento o Área de una entidad o institución, como instrumento móvil, básico para que el Departamento de Adquisiciones y Abastecimientos, inicie el proceso administrativo de la Compra: pero la autorización solo corresponde a ciertos funcionarios, de acuerdo con la relación formulada por la Administración, misma que debe mencionar entre otras situaciones, los mínimos y los máximos que pueden autorizar los funcionarios.

Se recomienda que la Requisición sea elaborada en triplicado, una para el Departamento de Compras (original), la primera copia para el Departamento de Contabilidad, la segunda copia para la persona o el departamento que solicitó el abastecimiento.

La requisición puede llegar a convertirse en una Orden de Compra. Se puede observar que la Requisición se refiere a una solicitud de abastecimiento y la Orden de Compra a la adquisición que se lleva a cabo con los proveedores.

2. LA COTIZACIÓN Y SU ANALISIS

A) . Cotización y Formato

En las industrias que producen un gran volumen de artículos, se practica el análisis en forma amplía. Los encargados de la determinación anticipada de costo, que pertenecen al Departamento de compras, realizan informes de los costos para tener bases y así poder negociar con los proveedores, quienes deben hacer las cotizaciones en forma analítica, conteniendo diversos datos de manera adecuada.

La solicitud debe contener:

a) .- Número de artículos solicitados.

b).- Descripción analítica, exacta, y especificaciones de las características que tienen los productos.

e) . Lugar de entrega y transporte.

d). Tiempo de entrega.

e). Fecha para recibir la cotización.

f).- Anotación de precio, cantidad, y plazo de entrega.

g).Datos impresos en el formato estándar.

h). Condiciones de pago y otras.

El formato debe realizarse por duplicado, o las copias que sean necesarias, el original es para el Comprador.

B) .- Análisis

Una de las principales funciones del Departamento de Compras, es obtener las cotizaciones de los posibles compradores, por esta razón, es necesario elegir a un encargado con la capacidad de juzgar valores, calidades, tiempo, financiamiento, etc., de las diversas cotizaciones y de esa manera, llevar a efecto el Análisis de Cotizaciones. El Encargado del Análisis de la Cotización, utilizará medios especializados y organizados, con el objetivo de encontrar la mejor fuente de recursos para la Empresa, para lograrlo debe de reconocer y considerar planes, estudiar todas las fuentes de recursos, así como seleccionar la más conveniente. Además, al escoger al proveedor, debe de actuar en forma imparcial, evitando favoritismo por alguno de ellos. El Análisis comienza cuando se determina la compra, su valor, su justificación, qué otros productos se pueden utilizar sustituyendo unos por otros, y los métodos convenientes para comprarlos. Después de realizar el “Análisis", se procede a hacer la compra, por medio de una cotización.

En algunos casos al evaluar cotizaciones, se pueden identificar con facilidad las mejores, esto sucede cuando los productos son uniformes, en cuanto a calidad y características, en estas situaciones se puede tomar una decisión rápida, sin descuidar el estudio de todos los factores a considerar.

Para evitar posibles errores, es factible elaborar una relación de todos los aspectos a considerar para analizar las cotizaciones, que deben de contener:

a) .- Factores de costo como: precio de artículos, monto del transporte, instalaciones, contribuciones, condiciones de liquidación.

b) .- Fecha en la que se requiere la entrega del artículo.

c) - Factores característicos de los productos, como: volumen, calidad, detalles, etcétera.

d) .- Consideraciones legales: garantías y en general, realizar la actividad de compras de acuerdo con las leyes correspondientes.

Un Punto diferente a los anteriores, es analizar cotizaciones que representen un alto grado

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